팀원간의 편리한 메일 공유, 가비아 공용메일 써보기

하나의 업무를 여러 직원이 공유하는 건 대기업이나 중소기업을 가리지 않고 자주 일어나는 일이다. 이를테면 홍보팀의 일부 업무가 마케팅팀의 업무와, 마케팅팀의 일부 업무가 제품개발팀의 업무와 겹치는 경우가 종종 있다.

이러자면 단순히 1인 1계정으로 운영되는 일반적인 이메일 정책 또한 탈피할 필요가 있다. 특히 외부인이 특정 업무 때문에 상담을 하기 위해 회사로 메일을 보낼 때 같은 업무의 담당자가 여럿이라면 어디에 메일을 보내야 할지 고민이 될 수 있다. 그렇다고 해당 업무를 담당하는 모든 직원에게 동시에 메일을 보내기도 어려운 노릇이다.

물론 이 때는 하나의 메일 계정의 비밀번호를 여러 직원이 공유해 돌려 쓴다거나 혹은 외부에서 오는 상담을 수신하는 용도로만 쓰는 새로운 메일의 계정을 생성해 운영할 수도 있다. 다만 이는 몇 가지 문제가 있다.

하나의 메일 계정을 여러 직원이 공유해서 쓰는 경우, 정보를 공유하기에는 좋지만 각 직원이 개인업무를 보는데 불편할 수 있다. 이를 테면 '홍보팀 A'라는 이름으로 표시되는 메일을 A와 B, 그리고 C라는 직원이 공유하는 경우, A 직원은 문제가 없지만, B와 C 직원은 외부인과 메일로 소통을 할 때 혼선을 빚을 수 있다. B나 C가 메일을 보내도 외부인은 이를 A가 보낸 메일로 인식할 수 있기 때문이다.

또한, 외부상담 전용 메일을 따로 두는 경우는 책임 소재에 문제가 발생할 수 있다. 각 사원들이 자신의 주 이메일 계정에만 신경을 쓰고 외부상담 전용 메일에는 미처 관심을 기울이지 않을 수도 있기 때문이다. '모두의 업무는 그 누구의 업무도 아닐 수도 있다'는 의미다.

간편한 공용메일 설정 방법

이때 유용한 것이 바로 공용메일이다. 이를 이용하면 하나의 메일 계정을 여러 팀원이 공유하면서 외부에서 온 메일을 함께 확인할 수 있으며, 한편으론 각 팀원 고유의 말머리를 부여하거나 담당자를 지정 하는 등의 설정이 가능해 효과적인 협업을 할 수 있다. 가비아 하이웍스 기반 메일 서비스의 특징 중 하나인 공용메일 기능의 설정 및 활용법에 대해 살펴보자.

우선 회사를 대표하는 도메인을 가지고 있는 경우의 공용메일 설정방법이다. 만약 당신이 관리자라면 하이웍스 관리 콘솔의 전체 관리자 모드에 접속, 상단의 '사용 현황' 메뉴로 이동 한 후 '공용 메일'을 클릭, 설정 페이지에 진입하자.

아직 공용메일 설정을 하지 않았다면 하단의 ‘공용메일 추가’를 클릭, 생성할 공용메일의 정보를 입력해 주자. 만약 '하이상사'라는 회사의 홍보팀 공용메일을 생성한다면 발신자이름은 '하이상사홍보팀' 메일 주소는 'pr@회사도메인.com' 식으로 성정해 주면 무난하다. 메일 이름과 주소, 용량 등 기본적인 사항의 설정을 마쳤다면 다음은 '사용자지정'을 통해 해당 공용메일을 이용할 팀원을 지정해 주면 된다.

만약 당신이 관리자가 아닌 팀원이라면 하이웍스 메일 관리콘솔의 '공용메일' 메뉴에서 '사용신청(생성된 공용메일이 없을 경우 신규생성)'을 선택하자. 여기에서 공용메일의 이름 및 메일주소, 권한 등을 지정한 후 ‘확인’을 클릭하면 관리자에게 공용 메일의 생성 요청이 전달되므로 이를 관리자가 승인하면 공용메일이 만들어진다.

참고로 회사도메인을 따로 사용하지 않는 하이웍스 이용자라도 공용메일을 이용할 수 있다. 이 경우에는 따로 설정할 필요 없이 '회사주소@hiworks.kr' 형식의 공용메일이 주어진다. 다만, 이 경우에는 단 1개의 공용메일만 쓸 수 있으므로 활용도는 다소 떨어지는 편이다.

말머리, 댓글, 모버일 앱과의 연동 기능으로 편하게 협업 가능

이렇게 공용메일이 생성되면 이제부터 해당 공용메일에 연결된 모든 팀원이 메일을 공유할 수 있다. 해당 팀원의 개인 계정으로 로그인 하면 공용메일도 함께 확인이 가능하다. 또한, 공용메일 계정으로 온 메일의 확인뿐 아니라 해당 공용메일 계정으로 외부에 전달한 메일도 팀원 전체가 확인이 가능하므로 편리하다.

또한 해당 메일의 하단에 각 팀원 명의의 댓글을 달아 팀 전체가 해당 메일에 대한 의견을 교환하는 것도 가능하므로 협업에 도움이 된다. 또한 각 메일의 제목에 고유의 말머리를 달아 업무 특성에 따른 분류를 하거나 해당 메일에 관련된 담당자를 지정해 특정 팀원에게 업무를 전달하는 등의 부가 기능을 쓸 수 있다.

그 외에 공용메일 역시 개인 메일과 마찬가지로 하이웍스 사용자를 위한 PC용 '하이웍스메신저'와 모바일용 '하이웍스 앱'을 쓸 수 있다. 공용메일 수신 시 일반 메일과 마찬가지로 알림 서비스가 제공되므로 메일을 놓칠 일 없이 빠르게 확인이 가능하다. 이는 하이웍스 관리 콘솔의 'My Page'의 알림 설정 메뉴에서 '공용메일 알림' 설정을 통해 활성화, 혹은 비활성화를 할 수 있다.

• 해당 기사에 대한 의견은 IT동아 페이스북(www.facebook.com/itdonga)으로도 받고 있습니다.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)