내가 몰랐던 Gmail 3, 라벨 기능

라벨로 받은 메일 효과적으로 관리하기

하루에 수십 건씩 스팸 메일, 각종 이벤트 메일 등을 받다 보면 친구가 보낸 메일, 업무용 메일 등이 섞여 미처 읽지 못하고 지워버리는 경우가 있다. 이럴 때 Gmail '라벨' 기능을 사용하면 받은 메일을 업무, 친구, 할 일 등 중요한 메일만 모아볼 수 있으며, 받은 편지함에서 눈에 띄는 색상으로 표시할 수도 있다.

라벨은 다른 이메일 서비스의 '폴더'와 비슷한 개념이지만 폴더와 다른 몇 가지 특징이 있다. 먼저 메일 하나에 라벨 두 개 이상을 붙일 수 있다는 점이다. 예를 들어 친구에게 받은 메일에 친구, 할 일 등의 라벨을 함께 붙여 관리할 수 있다. 이와 달리 폴더는 메일 하나를 여러 폴더에 넣을 수 없다. 또 다른 장점은 메일 하나를 받은 편지함, 전체 보관함, 라벨 목록 등 여러 위치에서 확인할 수 있기 때문에 메일을 어디에 보관했는지 일일이 찾을 필요 없다.

라벨을 만들려면 우선 Gmail 좌측에 있는 '더 보기' 항목을 선택해야 한다. 만약 더 보기 항목 대신 '간략히' 항목이 있다면 그 아래 있는 회색 선에 마우스를 가져가면 '라벨 관리'와 '새 라벨 만들기' 항목이 나타난다. 새 라벨 만들기를 선택하고 직장, 친구, 가족 등의 이름을 입력해 라벨을 만들면 된다. 또한, 라벨을 여러 개 만들어 체계적으로 정리할 수 있다. 예를 들어 직장이라는 상위 라벨에 영업 1팀, 영업 2팀, 인사팀 등을 추가하면 직장 라벨 아래에 입력한 하위 항목이 생긴다. 이밖에 편지를 읽으면서 태그 모양의 라벨 버튼을 클릭해 라벨을 추가할 수 있고, 우측 상단 톱니바퀴 버튼을 눌러 설정에서 라벨을 추가하거나 삭제할 수도 있다.

라벨에는 각각 색상을 넣어 표시할 수 있다. 좌측 목록에서 자신이 만든 라벨 위에 마우스를 올리면 역삼각형 모양 버튼을 누르면 해당 라벨에 색상을 넣을 수 있다. 또한, 여기서 하위 라벨을 추가/제거하거나 해당 라벨을 삭제할 수 있다.

라벨을 만들었으면 메일에 라벨을 붙이면 된다. 받은 편지함 목록에서 받은 메일 앞에 있는 박스를 체크하고 상단에 있는 라벨 버튼을 눌러 원하는 라벨을 붙일 수 있다. 또한, 이전에 소개했던 필터기능을 활용하면 특정 인물이나 특정 단어가 들어간 메일에 자동으로 라벨을 붙일 수 있다. 또한, 해당 메일을 받은 편지함이 아닌 라벨 보관함에 저장할 수도 있다. 자세한 내용은 필터 기사를 참고하면 된다.

구글 관계자에 따르면 라벨이 500개 이상이면 Gmail 환경이 느려질 수 있다고 한다. 그러니 더 이상 사용하지 않는 라벨은 삭제하는 것이 좋다. 라벨을 삭제해도 라벨이 붙은 메일은 삭제되지 않는다.

지금까지 라벨 기능을 활용해 받은 메일을 쉽게 관리하는 방법을 알아봤다. 다음 기사에서는 Gmail에 있는 다양한 버튼 활용방법을 소개하겠다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)