[서평] 입찰 성공 비법, 여기 다 있다? - '최강 입찰 제안서'

기업이나 관공서에서는 공사 계약이나 각종 물자를 매매하는 계약을 맺을 때, 이에 관심 있는 기업들로부터 입찰 신청을 받는 일이 많다. 대개는 입찰을 희망하는 회사가 많기 때문에 경쟁사를 물리치고 계약을 체결하기가 결코 쉽지 않다. 그렇다면 입찰 제안에 성공하려면 어떻게 해야 할까?

'최강 입찰 제안서(김용기 저, 한스미디어)'는 입찰과 제안에 대한 이론과 실무 노하우를 담은 책이다. 저자 김용기는 세계적인 입찰 제안 컨설팅 회사 쉬플리의 한국지사 쉬플리코리아의 대표다. 쉬플리코리아는 국내 시장에서 93%의 제안 성공률을 기록한 바 있다. 저자는 이 책을 통해 쉬플리가 40년 동안 축적한 노하우를 바탕으로 제안 영업과 전략, 제안서 작성 방법, 프리젠테이션의 전문성을 높이는 방법 등을 소개한다.

성공하는 제안서 비법, A부터 Z까지

이 책을 처음 보면 부담스러운(?) 두께에 놀랄 수도 있지만, 실제 책 내용은 이해하기 쉬우며 요약 정리 또한 잘 되어 있다. 읽기 편한 책이니 걱정할 필요는 없다. 저자는 입찰과 제안, 수주 영업의 개념부터 실질적으로 도움이 되는 제안서 기획 및 작성 방법에 대해 차근차근 설명한다. 가장 유용한 부분은 목차 5번인 '제안서 작성'과 6번 '제안 프레젠테이션'이다.

보통 제안서를 작성하다 보면 자사의 장점을 부각하기 급급한데, 입찰에 성공하려면 고객사(입찰 공고를 한 기업 또는 관공서)를 중심으로 한 제안서를 작성해야 한다. 이를 위해 고객사의 비전이나 핵심 이슈를 중요한 것부터 언급해야 한다. 또한 고객사의 이름을 문장에서 지속적으로 주어로 사용하는 등 세심함을 더하는 것이 좋다. 고객사가 본인들의 입장을 잘 이해해 작성한 제안서라고 평가할 확률이 높기 때문이다. 제안 요약을 작성해 고객사가 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 돕는 것도 요령이다. 그 밖에도 저자는 비용이나 위험 관리 등 다루기 어려운 이슈는 오히려 적극적으로 다룰 것을 권한다. 참고로 이러한 내용을 단순 서술하지 않고, 실제로 국내 산업 및 기업에 적용한 사례를 예로 들어 설명해 더욱 이해하기 쉽다.

저자는 경쟁사를 따돌리기 위해서는 자사의 약점을 최소화하고, 경쟁사의 약점을 극대화하며, 경쟁사의 강점을 최소화하는 것이 전략의 기본이라고 설명한다. 다만 약점을 최소화하고자 약점이 없는 것처럼 거짓으로 꾸며서는 안 되며, 오히려 분명하게 다뤄야 신뢰를 얻을 수 있다. 그 대신 가격 조정, 아웃소싱, 경쟁사와의 제휴 등을 대안으로 제시하면 된다. 약점 분야에 대해 보증을 하는 것도 방법이다. 예를 들어 이행 채권이나 보증서를 통해 믿음을 주거나, 높은 가격이 약점일 경우에는 솔루션 도입으로 절감될 비용을 제시해 부가가치를 정량화하는 것이다. 경쟁사의 약점을 교묘하게 강조하는 것에도 요령이 필요하다. 의도적으로 경쟁사를 비난하는 것이 아니라, 고객사의 요구와 관련해 여러 해법을 제시하고 이러한 방법들을 비교하는 것처럼 표현하면 된다.

제안서는 내용뿐만 아니라 디자인도 중요하다. 상당수의 기업들이 제안서 내용은 직접 작성하되 디자인은 외주를 맡기는 경우가 많다. 그러나 디자이너들은 내용보다는 디자인 요소를 더 중시할 수 있기 때문에, 제안서 내용이 디자인 요소에 가려져 정확히 전달되지 않는 경우도 있다. 따라서 제안서를 보는 사람이 내용을 쉽게 이해할 수 있는 디자인이 무엇인지 고민하고, 이를 디자이너에게 적절히 요구해야 한다.

저자는 고객사 앞에서 프레젠테이션(이하 PT)을 할 때의 요령에 대해서도 조언한다. 평가위원들의 평가에 결정적 영향을 끼치는 요소로는 질의 응답이 가장 크며, 다음으로 PT, PT 슬라이드, 제안 요약, 제안서 순이다. 이는 평가위원들이 제한된 시간 내 여러 제안 내용을 평가해야 하기 때문이다. 그 밖에 프레젠테이션 슬라이드 발표도 서론-본론-결론의 순서보다는 본론-서론-결론으로 하는 것이 더 설득력이 높다.

이 책은 입찰 제안을 처음 해보거나 제안서 작성에 어려움을 겪는 직장인에게 유용한 도서다. 또한 입찰 제안 업무와 관련이 없는 일반 직장인이나 대학생에게도 도움이 될 것으로 예상된다. 기획서나 리포트를 작성하거나 프레젠테이션 시 적용해 따라할 수 있는 부분이 많다. 도서 뒷면에는 제안서 작성 시 활용할 수 있는 각종 문서 양식과 예시, 미팅 예시 동영상 등을 담은 CD도 동봉돼 있으니 참고하면 된다. 출판사는 한스미디어, 가격은 3만 5,000원이다.

글 / IT동아 안수영(syahn@itdonga.com)