시흥도시공사도 도입한 NHN두레이, "협업 툴 넘어 전자결재까지 다재다능"

[IT동아 남시현 기자]

“협업툴 두레이를 도입한 가장 큰 이유는 경제성에 있다. 메일, 메신저만 썼던 기존 구축형 시스템과 비교해 화상, 업무공유, 캘린더 등 다양한 기능을 쓸 수 있다는 점이 핵심이다. 동시에 500명의 임직원이 5년 간 사용했을 때 약 3,500만 원의 사업비를 절감할 수 있다는 계산이 나왔다. SaaS(서비스형 소프트웨어) 특성상 주기적인 업데이트와 강력한 보안성 등의 부가적인 이점도 있었다”

김우람 매니저는 2015년부터 정보보호 솔루션 엔지니어로 경력을 시작했고, 2021년부터 시흥도시공사 정보보안담당자로 일을 시작했다. 보안 담당자로서 낡은 시스템을 개선하고, 고도화를 추진하다보니 자연스럽게 협업툴과 같은 최신 인프라 및 기술을 도입하게 됐다. 경기도 시흥시의 사회기반시설을 위해 활약하는 시흥도시공사의 업무문화를 IT동아가 만나봤다.

“도시공사는 지역 개발, 공공시설 관리를 위한 기관”

시흥도시공사는 조직 및 공공 시설 운영을 관리하는 경영시설본부, 도시발전본부, 환경교통본부로 총 3개의 본부 아래 4실 3처 1단 24부의 내부조직을 갖고 있다. 현재 임직원은 약 450여 명이며, 김우람 매니저는 경영시설본부(경영전략실) 지능정보부 소속이다. 지능정보부는 기관 전체 디지털 업무를 담당하며, 현재 두레이 도입부터 전자결재 체계 수립까지 다양한 작업을 추진 중이다.

인터뷰를 시작하며 시흥도시공사의 역할, 그리고 김우람 매니저 본인 역할을 물었다. 김우람 매니저는 “시흥도시공사는 시로부터 지역개발, 공공시설 관리 업무를 위탁 받은 기관으로 최근에는 지역 내 도시개발사업을 통해 공공분양 아파트를 건립하는 등 시흥시민을 위한 다양한 공공 서비스를 제공한다”라며 “시 업무를 맡다 보니 개인정보를 관리하는 영역도 필요하다. 교통 지원이나 체육시설, 복지 관리, 온라인 서비스 등에서 수집된 정보를 안전하게 관리하고, 보호하는 게 제 역할”이라 말했다.

김우람 매니저는 시흥도시공사가 공기업임에도 사기업과 같은 유연한 업무 문화를 갖췄다고 강조한다. 김 매니저는 “최근 2030 직원 비중이 높아지면서 조직 분위기도 변하는 중이다. 주니어 보드를 운영해 수평적 소통 문화나 아이디어 발굴 등을 시도 중이며, 청년이 중심이 되는 회의를 통해 임원들과 소통하거나, 관내 거북섬 관광자원을 활용한 워케이션도 도입했다. 공무원 규정을 벗어나지 않는 선에서 최대한 유연하게 문화를 바꾸려는 게 우리 공사의 문화”라고 설명했다.

공기업과 스마트워크의 조합, 어떻게 시작됐나

김우람 매니저가 입사한 2021년, 마침 재택근무를 제도화하자는 얘기가 나오면서 협업툴 도입도 함께 논의됐다. 김 매니저는 “처음 입사했을 때, 공사는 2000년 대 초반에 쓰던 메신저를 쓰고 있었다. 업무 특성상 문서 취합, 공동 작업이 많은데 인스턴트 메시지를 쓰다 보니 불편함이 많았다. 데이터가 사라지니 인수인계도 어려웠고, 현장직과 사무직 간 소통도 벽이 많았다. 두레이 도입하자 이 같은 문제는 모두 정리됐다”라고 말했다.

이어 “도입을 놓고 NHN두레이, 네이버웍스, 카카오워크, KT비즈웍스까지 기존 업무 시스템과의 통합, 보안 검토 등을 종합적으로 고려한 뒤 두레이로 결정했다. 두레이는 기존 업무 시스템과의 통합의 여지가 컸고, CSAP 통과는 물론 보안 업데이트가 이뤄지는 SaaS 특성도 충분히 갖추고 있었다”고 도입 배경을 밝혔다.

물론 경제적 합리성도 큰 축을 차지했다. 김 매니저는 “업무용 메신저 도입 단가는 비싸다. 1인에게 할당된 비용부터 소프트웨어, 메신저 서버 구축까지 비용이 많이 든다. 전임 담당자들이 바꾸지 못한 것도 이런 이유에서였다. 하지만 두레이는 SaaS 기반이다보니 1년 단위로 나누어 지출할 수 있고, 주기적 업데이트와 새 기능이 추가된다는 이점이 있었다. 이를 종합적으로 고려했을 때 500명이 5년 간 썼을 때 기존 대비 3500만 원을 절감한다는 계산이 나왔다”라고 답했다.

메신저와 메일에 주력, 조만간 결재 기능도 도입 예정

시흥도시공사가 두레이를 도입한 것은 올해 1월이다. 9개월이 지나며 사무직과 현장직 모두 메신저, 메일 통합에 집중하고 있다. 김 매니저는 “과거에는 현장직과 사무직의 통합이 잘 이뤄지지 않아 보안 문제가 있었다. 두레이를 도입하자 이런 문제는 없어 졌고, 전 직원 대상으로 메시지 활용에 집중한다”라며 “사무직 150여 명은 추가적으로 프로젝트, 위키를 비롯한 협업 기능의 숙련도를 높이고자 주력하고 있다. 내부적으로 교육, 세미나, 신규 입사자 교육 등도 진행하고, 정보화교육장도 마련했다”라고 답했다.

두레이 중 구체적으로 사용하는 기능으로는 프로젝트, 위키, 공동 편집기능을 꼽았다. 김 매니저는 “기획, 인사 등 여러 작업이 동시에 이뤄지니, 보고나 취합이 많은 부서에선 일찌감치 프로젝트로 업무를 공유하기 시작했다. 특히 경영평가나 경영공시 등 분기별 마감이 있는 작업은 담당자가 놓치는 부분이 생기는데, 프로젝트로 체크하고 서로 공유하고, 보고하는 방식을 활용하며 업무 고도화를 이뤄냈다. 과거에는 채팅과 전화로 주고받다 보니 오류가 생길 수 있었다”고 회상했다.

또한 “한글 문서에 대한 공동 편집기능도 제공돼 문서 하나를 버전별로 공유할 필요 없이 협업 툴 상에서 바로 편집한다. 주간 업무보고만 해도 다섯 명을 거치는데, 이런 작업에 대한 번거로움이 사라졌다”라고 말했다. 위키에 대해서는 “내부 업무나 인수인계를 위한 가이드북으로 쓴다. 사기업에서 공기업으로 왔거나, 신규 직원의 경우 도움이 많이 필요한데, 과거에는 PDF 파일이 전부여서 업데이트가 어려웠다. 현재는 위키로 몇집 및 수정하니 최신화에 문제가 없디”라고 말했다.

주목할만한 부분은 두레이 전자결재 도입이다. NHN 두레이는 2022년 전자결재 서비스를 처음 선보였다. 아직 공공 부문의 전자결재 시스템을 완전히 대체하기엔 어려움이 있지만, 공공 부문의 전자 결재 서비스의 필수 기능인 기록물철 관리, 정부 전자문서 유통센터와 연계를 통한 대외 문서 수/발신, 웹기반 한글 기안기 등 공공 기관 필수 기능을 SaaS 서비스로 지원한다. 시흥도시공사는 오는 11월 말까지 도입 절차를 마무리하고, 12월에는 기존 전자결재를 두레이 전자결재로 전사 도입을 앞두고 있다. 경기도경제과학진흥원에 이어 두 번째 전사 도입 사례이다.

전자결재 도입에 대해 김우람 매니저는 “많은 공공기관들이 여전히 구형 시스템을 바탕으로 전자결재를 쓰고 있으나 보안 등의 문제가 직면한 상황이다. 시기상 새 결재 시스템이 필요한 상황이었기에 두레이 전자결재를 도입했다. SaaS 기반이므로 보안 걱정도 없고, 또 주기적으로 업데이트되니 장기적으로도 문제가 없을 것”이라 답했다.

협업 툴 도입, 기관의 여러 문제 해결할 핵심 방안

전자결재 혹은 협업툴 도입을 고민하는 비슷한 공기업 및 기관에 대한 조언도 남겼다. “주변 기관에서 최근 디지털 플랫폼 정부에 대해 많이들 고민한다. 예산 문제나 상위 기관의 클라우드에 대한 거부감을 설득하는 문제 등은 과제다. 하지만 신규 서비스 도입이라는 고비를 넘는다면 업무 효율이나 보안, 예산 절감 등의 문제를 복합적으로 해소할 수 있을 것”이라 말했다.

마지막으로 김우람 매니저는 앞으로의 두레이 활용 방안에 대해 이같이 정리했다. “현재 내부적으로 여러 시스템을 복합적으로 활용하고, 1~2년 안에 두레이로 통합할 예정이다. 이 과정에서 SSO(싱글 사인온) 도입, 업무 포털 기능을 강화해 두레이를 메인 허브로 쓸 수 있었으면 한다. 내년에는 전자결재는 물론 ERP, 두레이AI 등 여러 기능을 추가로 도입할 계획이다. 두레이를 기반으로 하는 업무 협업문화가 조직 전체로 뻗어 나가고, 공공 영역에 요구되는 경영 효율화를 실천하는 밑바탕이 되었으면 한다”라며 말을 마쳤다.

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)