"스마트 워크? 어렵지 않습니다" - MS가 말하는 미래의 업무환경

스마트 워크란 기존의 관행과 고정관념에서 탈피하고 창조적으로 일해야 한다는 의미를 가지고 있다. 종래의 사무실 개념을 탈피해 시간과 장소에 얾개이지 않고 정보통신기술을 활용해 시공간의 제약 없이 원격으로 업무를 처리할 수 있도록 관련 인프라를 정비한다는 것이 주된 내용이다. 언제 어디서나(anytime, anywhere) 편리하고 똑똑하게 근무함으로써 업무효율성을 향상시킬 수 있는 미래지향적인 업무환경 개념을 의미한다.

특히, 스마트폰과 태블릿PC 등 스마트 모바일 기기가 본격적으로 도입되면서 스마트 워크의 관심이 증가하고 있다. 스마트 워크 체제를 갖추게 되면, 굳이 회사에 있지 않아도 고객 및 파트너가 있는 현장에서 일을 하며, 회사 시스템에 접속해 관련 업무를 처리할 수 있다. 현장 중심의 모바일 오피스 개념을 도입할 수 있게 되는 것. 이에 최근 스마트 워크에 대해 논의되는 내용 대부분도 이와 깊은 관련이 있다.

하지만, 스마트 워크 환경을 구축하기 위해서는 많은 비용과 시간이 들어간다. 이에 마이크로소프트(이하 MS)는 ‘오피스365’라는 스마트 워크 환경 구축 서비스를 내놓았다. 오피스365를 이용하면 ‘Exchange, SharePoint, Lync’와 ‘Office Web Apps’, 그리고 ‘Office Professional Plus’ 등의 다양한 서비스를 제공받을 수 있다. 이에 IT동아는 MS의 오피스 사업부 마케팅을 담당하고 있는 김윤지 과장을 만나 자세한 이야기를 들어 보았다. 그녀는 스마트 워크를 구축하려는 기업 담당자에게 자사의 오피스365에 대해서 설명을 해주는 업무를 담당하고 있다.

기존 문서프로그램과 대비해 오피스365의 가장 큰 차이점은 무엇인가? 먼저 간단하게 설명을 좀 부탁한다.

먼저 오피스365가 어떤 것인지부터 설명해야 할 것 같다. 많은 사람이 오피스365를 생각하기에,‘문서 프로그램’의 일종이나 ‘새로운 버전의 오피스 프로그램’으로 오해하곤 한다. 클라우드에 조금 관심이 있는 사람은 웹에서 사용하는 오피스 프로그램으로 이해한다.

일단, 오피스365는 오피스 문서 프로그램이 아니다. 물론, 새로운 버전의 오피스 프로그램도 아니다. 웹에서 사용하는 오피스 프로그램? 맞는 말이긴 하지만 조금 다르다. 오피스365는 MS가 개인 또는 기업에게 365일 사용하는 오피스 프로그램뿐만 아니라 이메일, 일정, 문서 관리, 메신저, 온라인 미팅(예: 화상 회의) 등을 패키지 형태로 제공하는 통합 서비스다. 구글에서 서비스하고 있는 구글앱스와 비슷하다.

**구글의 얘기가 나온 김에 좀더 자세하게 듣고 싶어졌다. MS 직원에게 구글의 얘기를 하자니 조금 이상하긴 하지만. 사실 구글도

구글앱스, 구글독스 등 오피스365와 거의 같은 서비스를 제공하고 있다. 같은 경쟁사와 비교해 오피스365만의 특장점은 무엇인가?**

오피스365의 가장 큰 장점은 ‘Enterprise Ready Cloud’를 지원한다는 점이다. 개인적으로 기업이 신뢰하고 사용할 수 있는 효율적인 클라우드 서비스라고 자부한다. 기업이 요구하고 원하는 바를 최대한 수용하기 위해 노력한다. 특히, 24시간 동안 상담을 하는 기술 지원팀을 편성해 문제 발생 시 바로 대응할 수 있는 시스템을 구축했다. 주기적으로 미팅을 하고 어떻게 서비스를 지원해야 하는지에 대한 매뉴얼 공부도 한다. 사실 MS는 제품(윈도나 오피스 프로그램 등)을 판매하는 기업이었지, 오피스 365와 같은 지속적인 서비스를 제공하는 기업이 아니었기에 이 부분에 대한 걱정이 많았다. 하지만, 이제는 상대방이 필요한 정보가 무엇인지, 어떻게 정보를 전달해야 하는지 등에 대해 알고 있다고 자부한다(웃음).

구글의 유사한 서비스를 이용하다가 오피스365로 바꾸거나 두 서비스를 비교한 후에 오피스365를 선택한 이유도 대부분 이와 같다. 이외에 MS가 지금까지 쌓아온 서비스 안정성과 다국어 지원 기능 등도 나름의 장점이 아닌가 생각한다.

**많은 기업에서 관심을 보일 것 같은데, 실제로 기업들의 반응이 어떤가? 그리고 이미 오피스365를 사용하고 있는 국내 기업도

있을 것 같은데, 과연 어떻게 사용하고 있는지 궁금하다.**

맞다. 실제 오피스365는 기업을 대상으로 하는 서비스이기에 개인 사용자보다 기업에서 많은 관심을 보이고 있는 것이 사실이다. 이에 처음 국내에 오피스365를 런칭하며 그 타겟을 대기업과 중소기업으로 나누어 최적화된 상품을 제공하고자 노력했으며, KT에서도 오피스365를 구매할 수 있도록 유통경로를 다양화했다.

오피스365를 실제 도입해 사용하고 있는 대기업은 네오플, 액토즈소프트와 같은 게임 업체를 예로 들 수 있다. 이외에도 금융, 제조, 유통, 하이테크 등 다양한 업체에서 도입해 사용하고 있다. 이름만 들으면 ‘아~ 거기!’ 라고 알 수 있는 기업들도 상당수 있지만, 자세하게 언급할 수 없는 점을 양해해주었으면 한다(웃음). 참고로 국내 게임 개발사가 클라우스 도입에 적극적인 이유는 아무래도 IT에 대한 이해도가 높기 때문인 것으로 판단하고 있다. 실제 여러 상담을 진행해보면 많은 관심을 표하는 곳이 게임 개발사 분들이다.

대기업들은 이미 자사가 구축해 놓은 자체 서버 시스템이 있는 경우가 많아 하이브리드 모델을 선호한다. 이미 설치해 놓은 서버 시스템을 살리면서 여기에 클라우드 시스템을 덧대는 방식이다. 사용자는 자신이 사용하고 있는 것이 기존 시스템인지 새로 구축한 클라우드 시스템인지도 모르게 동작한다. 이와 같은 형태를 이용하는 이유는 (서버 구축이 되어 있지 않은) 해외 지사나 지방의 대리점 및 지점 등에 연계해서 설치하기가 편리하고, 비용도 저렴하기 때문이다.

중소기업은 인피니트헬스케어, 우진공업, 그릭텍스타일 등이 있다. 중소기업은 대기업과 달리 하이브리드 형태의 제품이 아닌 전 직원 대상의 클라우드 서비스를 도입하는 곳이 많다. 이를 통해 IT 인프라를 관리하거나 유지 보수하는 비용 부담을 줄여 나가고 있는 것.

오피스365의 여러 서비스 중 가장 많은 관심을 표하는 부분은 이메일 서비스(Exchange Online)다. 기존 국내 웹 메일은 사서함의 용량이 적고, 모바일 기기와의 연동이 어려웠으며, 통합적인 시스템 연계(이메일 및 문서관리, 일정 관리 등)도 되지 않는다는 불편이 많았기 때문이다. 오피스365를 이용하면 이러한 점을 쉽게 바꿔나갈 수 있다.

**오피스365가 클라우드 기능, 화상 회의 등을 지원하는 만큼 기존 서류 중심의 업무환경에서 많은 변화가 있을 것으로 예상된다.

MS가 오피스365를 통해 기대하는 효과가 있다면 무엇인가?**

MS 내부적으로도 오피스365에 큰 기대를 하고 있다. 종이 즉, 서류가 필요 없는 회사를 만들겠다고 얘기할 만큼 기업의 업무 패턴 자체를 바꾸기 위해 노력한다. 이제는 회의실에 종이와 펜 대신 노트북이나 태블릿PC를 사용하는 일이 더 많을 것이다. 언제, 어디서, 무엇을 사용하던지 간에 동일한 업무환경을 만들어 낼 수 있는 스마트 워크는 더 이상 미래가 아닌 지금, 현재 갖춰야 하는 필수 요소라고 생각한다.

스마트 워크로 바뀌어 가는 업무환경은 자연스러운 흐름이다. 이 스마트 워크 환경을 쉽고, 빠르고, 효율적으로 구축하려면 오피스365와 같은 클라우드 도입이 필수다. 지금 구매하면 한 시간 내로 기업용 도메인과 메일 사서함, 웹 사이트 등이 바로 만들어진다. 기업에서 별도의 비용과 시간을 들이지 않아도 되며, 관리자와 사용자는 그저 이용한 하면 되는 셈이다.

**스마트 워크는 자연스러운 업무환경의 변화라는 말이 참 마음에 와 닿는다. 본인도 기자라는 직업의 특성상 노트북을 들고 취재를

나가는 일이 많은데, 간혹 다른 노트북을 들고 나와 워드나 파워포인트, 포토샵 같은 업무 프로그램이 설치되어 있지 않아 당황했던 기억이 있다. 스마트 워크를 도입하면 바로 해결될 문제가 아닌가 싶다. 하지만, 개인이 아닌 기업 입장에서는 새로운 것을 구축하는 것에 부담을 느끼는 경우가 많다. 과연 기업이 오피스365를 통해 얻을 수 있는 비용 절감 효과는 무엇이 있는지 궁금하다.**

음,오피스365를 실제 도입해 사용하고 있는 기업의 예를 들려주면 도움이 될 것 같다. 인피니트헬스케어는 기존에 이용하던 그룹웨어 대비 3년간 TCO를 따져봤을 때, 약 60% 비용 수준으로 효율적인 협업이 가능해졌다고 한다. 인피니트헬스케어의 변시섭 부장은 “기존 그룹웨어에 표준 규격을 벗어나는 우리 회사만의 자료나 프로그램들이 많아 클라우드로 100% 이관하는데 시간과 비용이 든다. 하지만, 그나마 다행인 것은 MS 솔루션 기반으로 개발된 그룹웨어라 오피스365와의 연계가 매끄러웠다는 점이다” 라며, “로그인 한번만 하면 모든 서비스를 이용할 수 있다는 점이 크게 마음에 들었다” 라고 설명을 하기도 했다.

토탈소프트뱅크는 화상회의로 해외 출장을 대체해 효과를 보고 있다. 매월 출장 관련 항공료만 2,000~3,000만 원이 소모되는데, 여기서 3%만 줄여도 해당 기능을 지원하는 오피스365의 링크 온라인(Lync Online) 사용 비용을 회수하고도 남는다고 한다. 고재형 대리는 “서버와 솔루션을 들여와 구축하고 5년 단위로 버전 업그레이드 등을 한다고 가정했을 때, 클라우드와 직접 구축 방식의 TCO 차이는 대략 2배 정도 나는 것으로 추정하고 있다” 라고 말했다.

이외에도 비용 절감 포인트는 더 다양하다. 오피스365는 개인당 사용할 수 있는 25GB의 대용량 메일 사서함을 제공하고 있다. 이를 직접 스토리지를 구매해 구축한다고 생각해 보라. 초기 설비 투자를 하지 않아도 된다는 점 하나만으로 절감할 수 있는 비용은 상당하다. 그리고 서비스 안정성에 대한 부담을 기업이 직접 짊어지지 않아도 되고, 유지보수를 하지 않아도 된다는 점 등도 무시 못한다. 해외 지점에서 생긴 서비스 장애 문제를 시차 때문에 새벽에 일어나 전화를 받는 IT 담당자의 입장을 생각해보자. 한밤중에 서버 장애로 잠을 깨야 했던 전산 서버 담당자 분들에게 심심한 위로의 말을 전하고 싶다(웃음).

**얼마 전, ‘교육을 위한 오피스365’ 라는 MS의 보도자료를 받아 본 적이 있다. 교육용 오피스365는 무엇이 다른 건지

궁금하다.**

사실, 크게 다른 것은 없다. 유일한 차이점이라고 한다면 가격이다. 오피스 프로그램이 포함되어 있지 않은 익스체인지(Exchange), 링크 온라인, 오피스 웹 앱스(Office Web Apps)만 이용한다면 학생과 교직원 모두 무료로 사용할 수 있도록 제공하고 있다. 음.. 교육 시장에 대한 MS의 입장이 반영된 결과라고 생각해 주면 좋겠다. MS는 교육 시장을 수익 대상이라고 생각하지 않고, 투자와 환원의 대상으로 바라보고 있다.

**마지막 질문이다. 민감할 수도 있을 것 같은데…, 보안에 관련된 질문이다. 최근 몇몇 기업에서 개인정보가 유출되는 사건이

발생하면서 보안에 대한 중요성이 높아지고 있다. 보안 문제에 대비하기 위한 기능, 기술 등은 무엇이 있는지 궁금하다.**

아니다. 오히려 민감하지 않은, 좋은 질문이다(웃음). 가장 자신있는 부분이 바로 보안이기 때문이다. MS는 보안, 프라이버시, 서비스 연속성이라는 3가지 측면에 대해 ‘MS 온라인 리스크 관리 프로그램’이라는 보안관리를 수행하고 있다. 이 보안관리 프로그램의 목적은 클라우스 서비스와 고객 데이터의 가용설, 신뢰성, 무결성을 보장하기 위함이다. 지난 2002년, 빌게이트 회장이 “Trustworthy Computing”을 공식적으로 약속한 이후로 보안은 전사적인 핵심 가치로 자리잡고 있다. 모든 소프트웨어, 서비스 개발 방법론에도 적용되고 있다.

오피스365는 다계층 보안 관리를 통해 설비, 네트워크부터 애플리케이션, 사용자 데이터까지 다양한 레벨로 보안이 필요한 대상을 나누어 관리한다. 여기에 각각에 대한 엄격한 목표와 관리 방법을 가지고 있다. 또한, 다양한 국제 표준 보안 및 프라이버스 컴플라이언스 인증도 확보하고 있다.

프라이버시 보호는 MS가 가장 중점을 두고 추진하는 분야이며, 여기에는 소프트웨어 설계상의 프라이버시 고려, 마케팅 및 광고에 대한 정책, 데이터 접근에 대한 투명성 등이 포함된다. 프라이버시에 대한 정책을 사용자에게 문서로서 투명하게 공개하고 있기 때문에 언제든지 웹사이트에서 확인할 수 있다.

서비스 안정성도 SLA(Service Level Agreement) 계약을 통해 모든 오피스365 사용자에게 동일하게 제공하도록 노력하고 있다. 예를 들어 월별 업타임(uptime, 가동 시간) 비율에 따라 95% 이하로 떨어지면 해당 월의 서비스 비용을 전액 환불한다. 서비스로 며칠 정도 무료로 이용할 수 있도록 할 수도 있지만, 요금 자체를 환불해주는 것이 눈에 뛸만한 조건이지 않을까.

다만, 아직도 클라우드 도입에 대해서 이런 생각을 가지고 있는 사람이 많은 것 같다. 중요한 보석은 자기 집 안에 꼭꼭 숨겨 놓아야 안심이 되는 경우라고 할까? 은행의 금고 속에 보관하는 것이 더 안전할 텐데 말이다. MS는 보안에 대해서 책임지고 관리하고 있다는 것을 한번 더 강조하고 싶다.

글 / IT동아 권명관(tornadosn@itdonga.com)