오피스 365 써보니… "MS 오피스 따로 안사도 되겠네"

마이크로소프트(이하 MS)의 오피스에 포함된 워드, 엑셀, 파워포인트 트리오는 문서 편집 프로그램 가운데 가장 유명하다. 아니 단순히 유명한 정도가 아니다. 사실상 시장을 독점하고 있다. 때문에 사람들은 자연스레 MS 오피스를 문서작업의 기준으로 삼았다.

그러나 최근 구글 독스(Google Docs)가 MS 오피스의 아성에 도전하고 있다. 구글 독스는 PC 프로그램인 MS 오피스와 달리 인터넷 브라우저에서 실행하는 ‘웹 애플리케이션(이하 웹 앱)’이다. 따라서 PC에 프로그램을 설치하지 않아도 인터넷에 연결만하면 PC뿐만 아니라 스마트폰, 태블릿PC로도 문서를 작성, 편집할 수 있다. 기존 PC프로그램은 이러한 호환성을 흉내 낼 수 없다.

그렇다고 이대로 호락호락 물러날 MS가 아니다. MS도 구글 독스처럼 오피스를 웹 앱으로 전환하고 있었던 것. 그 결실이 바로 ‘오피스 365’다. 오피스 365는 MS에서 직접 제공하는 온라인 기반 클라우드 서비스로, 기존 MS 오피스의 기능 대다수를 온라인상에서 사용할 수 있도록 한 것이 특징이다.

오피스 365의 사용법은 기존 MS 오피스와 동일하다. 단지 (PC에 설치한) 프로그램을 실행하는 대신 인터넷에 접속해 로그인하는 과정을 거칠 뿐이다. 인터넷에 접속만 하면 되기 때문에 PC외에 스마트폰, 태블릿PC로도 접속해 사용할 수 있다.

웹 앱이란?

일반 앱이 운영체제를 기반으로 실행되는 반면 웹 앱은 웹 브라우저를 기반으로 실행된다. 따라서 웹 브라우저를 실행할 수 있고 인터넷에 접속할 수 있으면 운영체제에 관계없이 해당 웹 앱을 실행할 수 있다.

오피스 365의 3가지 특징

오피스 365는 프로그램을 따로 설치하지 않아도 되고, 인터넷에만 접속하면 실행할 수 있으며, PC뿐만 아니라 스마트폰과 태블릿PC에서도 사용할 수 있다. 때문에 데스크탑PC 또는 노트북이라는 기존 윈도 PC의 틀에 묶여있던 기존 오피스와 차별되는 점이다.

아이패드를 사용한다고 가정해보자. 아이패드에는 원래 오피스 앱이 없다. 비슷한 기능의 몇 가지 앱이 있지만, 원조만 못하다. 그러나 오피스 365는 MS에서 직접 제작했다. 즉 문서 파일의 호환성이 뛰어나다는 것. 게다가 인터페이스도 동일하다. 아이패드에서 PC처럼 문서를 작성할 수도 있다. 또한 문서를 서버에 자동으로 저장하기 때문에 별도로 저장 버튼을 누르지 않아도 된다. 저장한 문서는 언제든지 내려받을 수 있다.

자동으로 저장된 문서는 PC, 태블릿PC, 스마트폰 등 다양한 기기로 이어서 작업할 수 있다. 저장된 문서를 문서 작성자만 사용할 수 있는 것도 아니다. (접속할 수 있는 권한만 열어주면) 누구든지 서버에 접속해 해당 문서를 열람 및 편집할 수 있다. 다시말해 누군가와 작업 문서를 번거롭게 이메일로 주고받지 않아도 된다.

다만 스마트폰으로 오피스 365에 접속할 경우 화면이 PC나 아이패드로 접속했을 때와는 약간 다르다. 스마트폰의 작은 화면에 맞게 최적화됐기 때문이다. 문서 편집은 조금 불편했지만, 문서를 읽기에는 충분했다.

사용법은 똑같은데 메뉴가 약간 허전하네

오피스 365를 사용하려면 먼저 해당 홈페이지(http://www.microsoft.com/ko-kr/office365/online- software.aspx)에 접속해 회원으로 가입해야 한다. 아 여기서 잠깐, 일단 오피스 365는 무료가 아니란 점을 주의하자. 오피스 365를 사용하려면 월 6,600원(기본 요금제 기준)의 정액 요금제에 가입해야 한다. 다만 처음 가입하면 한 달간 무료로 사용할 수 있으니, 유료로 전환할지 여부는 미리 사용해보고 결정할 수 있다.

가입을 완료하면 접속용 ID와 전용 홈페이지를 제공한다. 다음부터는 (오피스 365의 공식 홈페이지 대신) 전용 홈페이지에 접속하면 된다.

가입절차를 끝낸 후 로그인하면 오피스365의 4가지 메뉴 ‘팀사이트’, ‘아웃룩’, ‘쉐어포인트’, ‘링크(LYNC)’가 뜬다. 이 가운데 핵심 메뉴는 팀사이트다. 팀사이트를 누르면 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트를 웹 브라우저상에서 실행해 문서를 작성할 수 있고, 작성한 문서를 직장 동료 등 타인과 공유할 수도 있다.

이제 오피스 365의 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트가 PC용 프로그램 오피스 2011과 얼마나 유사한지 확인해볼 차례다. 먼저 워드를 실행해보니 PC용 워드와 거의 유사했다. 폰트 및 크기 지정, 서식 지정, 오탈자 교정 등의 기능을 정상적으로 사용할 수 있다. ‘Ctrl+Z’ 등 고유 단축키도 동일했다. 다만 ‘페이지 레이아웃’, ‘참조’, ‘편지’, ‘검토’ 등 고급 기능은 없었다. 개인적으로 검토 메뉴의 변경 내용 추적 기능을 자주 사용했는데 없는 점이 아쉬웠다.

엑셀, 파워포인트도 워드와 마찬가지로 기본 기능은 동일하지만, 몇 가지 고급 기능이 없다. 일단 엑셀은 수식과 데이터 기능이 없다. 따라서 수에 관련된 고급기능을 사용하는데 약간 불편했다. 하지만 표를 그리거나, 통계치를 내는 등 일반적인 용도로 사용하는 데는 지장이 없었다. 파워포인트는 ‘슬라이드쇼’와 ‘애니메이션’ 관련 기능이 없다(간이 슬라이드 기능은 있다). 일반적인 PPT 파일은 무난하게 제작할 수 있었지만, 발표 용도로 사용하기엔 부족했다.

오피스 365로 작성한 문서는 MS 오피스로도 볼 수 있다. 그 반대도 마찬가지다. 다만 MS 오피스로 작성한 문서 중 검토 메뉴의 변경 내용 추적 기능을 사용 중인 문서는 읽을 수 없다(변경 내용 추적 기능을 제거하거나 ‘최종본’ 메뉴를 적용하면 읽을 수 있다).

메일, 홈페이지 제작, 화상 회의 기능도 있다

오피스 365에는 팀사이트뿐만 아니라 아웃룩, 쉐어포인트, 링크 기능도 있다. 아웃룩은 MS 익스체인지에 등록한 이메일 계정을 좀 더 편리하게 활용할 수 있는 기능이다. 다만 (PC용 아웃룩과 다르게) 지메일과 동기화하는 방법은 찾지 못했다.

쉐어포인트는 홈페이지 제작 툴로 어도비 ‘드림위버’와 유사한 기능을 갖췄다. 이를 통해 가입 시 제공받은 전용 홈페이지를 꾸밀 수 있다. 링크는 화상회의 웹 앱으로 문서를 보다 효율적으로 공유할 수 있도록 돕는다.

다양한 기기를 가졌거나 팀원이 많은 경우 추천

오피스 365를 일주일간 사용해보니, PC에 설치한 MS 오피스를 실행할 필요가 없었다. 오피스 365만으로도 충분했다. 특히 오피스 365는 PC뿐만 아니라 스마트폰, 태블릿PC 등 다양한 기기를 사용할 때 유용하다. 또한 하나의 문서를 (다양한 장소에 위치한) 여러 명이 공유할 때 그 진가가 드러난다.

PC용 프로그램이 인터넷 기반의 웹 앱으로 변경되는 것은 최근의 추세다. MS도 이에 맞춰 오피스 365를 발표했으며, 내년에 출시할 MS 오피스 2013에는 오피스 365를 기본적으로 포함할 것이라고 밝혔다. 오피스 365를 통해 MS의 추후 전략과 차세대 MS 오피스의 윤곽을 조금이나마 가늠해볼 수 있을 듯하다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)