[MS 오피스365를 활용한 스마트워크] 3. 기업 구성원에게 스마트워크란?

[IT동아 강일용 기자] 지난 기사를 통해 스마트워크가 중소기업과 스타트업 대표에게 어떤 혜택을 줄 수 있는지 알아봤다. 그렇다면 스마트워크를 도입하면 기업 구성원의 업무는 어떻게 변할까. 예를 들어 외근이 잦고 다양한 업무를 동시에 처리해야 하는 영업직 및 스타트업 구성원들은 스마트워크를 통해 얼마나 효율적으로 일할 수 있게 될까. 오피스365를 활용해 스마트워크를 도입한 오피스클라우드 박영규 이사의 사례를 통해 기업 구성원의 업무 변화와 생산성 향상에 대해 알아보자.

박 이사는 지난 14년 간 SAP, SAS, 오라클, 레드햇, IBM, 델 등 글로벌 기업의 세미나, 교육, 공동 사업들을 총괄하고 발전 시키는 업무를 담당했던 온/오프라인 교육 전문가다.

기상: 오늘 해야 할 일을 한 눈에 파악

박 이사가 아침에 일어나서 가장 먼저 하는 일은 아웃룩을 실행한 후 오늘의 일정을 확인하는 것이다. 미팅 일정을 확인하고 혹시 시간이 겹치면 일정을 조정한다. 오피스365 플래너를 활용해 나에게 할당된 작업, 할당받은 작업, 반드시 해야 할 일, 천천히 해야 할 일등을 파악한 후 일의 우선 순위를 정한다 이를 통해 오늘 내가 어떤 일을 해야만 하는지 정리할 수 있다.

이어 당일 오전, 또는 전날 저녁에 나온 업무 관련 기사를 원노트를 활용해 직원과 함께 일하는 파트너들과 공유한다. 원노트에 기사를 스크랩하는 것은 기업 대표부터 말단 직원까지 기업 구성원 모두 공평하게 한다. 혹시라도 놓치면 안 되는 정보가 있을 수 있기 때문이다.

오전: 재택근무로 불필요한 시간 낭비를 막는다

아침을 먹은 후 업무를 어디서 처리할지 결정한다. 회사로 출근할지, 파트너와 미팅을 진행할지, 아니면 자택에서 업무를 처리할지 등을 결정한 후 실행에 옮긴다. 업무 장소가 중요한 것은 아니다. 회사 또는 파트너와 미팅 중에도 모바일 기기를 활용해 업무를 처리하고 지시를 내릴 수 있기 때문이다.

사실 박 이사는 오전에는 주로 재택근무를 진행한다. 길고 지루하며 피곤한 출퇴근을 하지 않아도 되고, 남은 시간을 모두 업무에 집중할 수 있는 장점이 있기 때문이다.

8시에는 이메일로 들어온 고객 문의사항에 대한 답변을 하고, 다른 이메일을 확인한다. 또한 회사가 운영하는 공식 블로그에 글을 올린 후 스카이프 화상 회의를 통해 팀원들과 오늘 일정과 새로운 이슈에 대해 주간 미팅을 진행한다.

9시에는 교육 관련 교재와 교육에 필요한 부식과 장소를 점검한다. 점검한 내용을 파트너에게 원드라이브로 공유한다 이를 통해 교육이 시작되는 1시 전까지 관련 교재와 부식 등이 강의실에 도착할 수 있도록 확인한다.

10시에는 클라이언트 및 파트너와 미팅을 진행한다. 그들을 직접 만나러 가는 경우는 드물다. 보통 이메일을 활용해 서면으로 내용을 전달하고, 긴급히 또는 긴밀히 상의해야 할 내용이 있으면 스카이프를 활용해 영상으로 미팅을 진행한다. 특히 지방에 있는 클라이언트 및 파트너와 회의를 해야 할 때 유용하다.

오후: 중요한 업무 도중에도 짬짬이 잡무를 처리

가볍게 점심을 먹은 후 교육 장소로 이동한다. 이동 도중 모바일 기기와 아웃룩 앱을 활용해 고객 또는 클라이언트에게 온 이메일에 답장을 보낸다. 아웃룩 앱은 PC용 아웃룩의 기능을 모두 이용할 수 있다. 폴더 동기화, 이메일, 일정, 연락처 등을 한 군데에서 모아서 관리할 수 있다.

2시부터 6시까지는 교육장에서 고객 교육을 진행한다. 하루의 업무 가운데 가장 중요한 일이다. 스마트워크에 대한 고객들의 관심이 크기 때문에 결코 허투루 할 수 없다.

그렇다고 관리자로서 업무를 소홀히 할 수는 없는 노릇. 교육 중간의 쉬는 시간에는 팀원들이 올린 전자결재 내역을 파악하고 이를 승인한다. 20초도 채 걸리지 않는다. 승인 내역은 쉐어포인트(오피스365에서 제공하는 협업을 위한 파일 저장소 겸 웹사이트)에 구성한 사내 인트라넷의 그룹웨어/전자결재에 있기 때문에 추후 승인한 문서를 다시 보거나, 반려된 문서 재승인 등의 작업을 손쉽게 처리할 수 있다.

석가탄신일이 토요일이라 쉬지 못한 팀원들을 위해 사내 SNS '야머(Yammer)'에 이번 주 금요일에 대체로 쉬면 어떨지 묻는다. 대표는 이를 받아들여 야머 투표에 부친다. 당연히 모든 직원이 '쉬고 싶다'에 투표한다. 결정된 사항은 야머 공지를 통해 누구나 볼 수 있도록 최상단에 공지한다. 이처럼 사내 SNS는 시인성과 참여성이 뛰어나기 때문에 각종 연례행사, 회사의 경조사 등에 대한 공지를 하는데 이메일보다 적합하다.

교육이 끝난 후 엑셀의 설문조사 기능을 활용해 고객에게 교육 내용을 평가받는다. 이를 통해 교육이 향후 나아가야 할 방향과 개선점 등을 손쉽게 파악할 수 있다. 별도의 개발 없이 누구나 쉽게 설문조사 페이지를 만들 수 있으며, 슬라이드 화면에 웹 페이지 링크나 QR코드를 띄워서 고객들의 참여를 유도할 수 있다. 설문에 대한 결과는 실시간으로 엑셀로 확인하고 관련자들과 공유할 수 있다. 구글앱스의 구글 폼즈와 유사한 기능이나, 결과 파일이 엑셀로 저장되는 면에서 더욱 편리하다.

교육이 없는 날도 가끔 있다. 이럴 때에는 고객이나 클라이언트를 직접 만나기도 한다. 과거에는 미팅이 끝나고 미팅 내용을 팀원들과 공유하기 위해 별도로 문서작업을 했으나, MS의 스캔 앱 ‘오피스 렌즈’ 덕분에 이제 그런 수고가 많이 줄었다. 오피스 렌즈로 실제 문서나 명함을 찍으면, 이를 자동으로 PC용 문서로 변환해서 원드라이브 또는 원노트에 업로드해준다. 이렇게 업로드된 파일은 공유된 직원들과 함께 볼 수 있고, 함께 일하는 파트너에게 공유할 수 있으며, 명함은 바로 내 모바일 연락처나 아웃룩 연락처에 추가할 수 있다.

저녁: 하루의 마무리, 내일의 시작

하루의 일과가 끝났으니 집에서 여가를 즐긴다. 하지만 여가를 즐기다 반짝이는 아이디어가 떠오르면? 혼자 정리하고 싶다면 모바일 기기를 꺼내 원노트에 정리하면 되고, 팀원과 공유하고 싶은 내용은 팀원 또는 파트너와 공유된 원노트에 정리해 함께 볼 수 있도록 한다. 회사의 모든 직원들의 아이디어가 원노트를 통해 함께 공유되며, 공유된 내용에 의견을 남기고 평가해 진행한다. 이러한 아이디어들은 회사의 미래 전략과 방침을 결정하는데 많은 도움이 된다.

자기 전에 마지막으로 내일을 대비한다. 플래너에 내일 해야 할 일정을 정리해 이를 등록한다. 일의 적임자를 찾아서 팀원과 파트너들에게 분배한다. 팀원들의 업무 진행 상황도 확인한다. 이 모든 작업을 아웃룩의 작업과 플래너를 활용하면 5분이면 마무리할 수 있다. 팀원들에게 공유할 수준에 이르지 않은 정보는 일단 공유하지 않는 플래너 그룹에 정리한다.

오피스365를 활용해 스마트워크를 한다면 원하는 장소, 원하는 시간에 업무를 능률적으로 처리할 수 있다. 박 이사 외에도 많은 기업 구성원이 자리와 장소의 제약에서 벗어나 업무 능률과 생산성을 강화하고 있다. 박 이사의 일상을 통해 스마트워크용 업무 도구 외에도 스마트워크 실현을 위한 필수 요소를 몇 가지 더 알 수 있다. 1. 기업 구성원으로서의 책임감, 2. 업무 진행에 대한 철저한 기록, 3. 대표부터 사원까지 모든 직원 간의 업무 정보공유 등이다.

오피스클라우드 박영규 이사는?

박 이사는 IT 교육 전문가로 현재 MS 오피스365 세미나 및 고객, 파트너 교육을 온/오프라인을 통해 제공하고 있다. 오피스클라우드는 MS 클라우드 서비스를 기반으로 고객의 스마트워크 환경을 디자인해주는 기업이다. 고객의 업무 및 기업의 특징을 고려해 컨설팅을 제공하며, 단순 솔루션 도입을 넘어 기업의 문화 전반을 바꿀 수 있도록 돕고 있다.

[스마트워크 시대] 1. 대한민국 스마트워크의 현실 - http://it.donga.com/24208/

[MS 오피스365를 활용한 스마트워크] 2. 중소기업과 스타트업 - http://it.donga.com/24234/

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)