이것만 알아도 칼퇴근! MS 오피스365 꿀팁 5종 소개

[IT동아 이상우 기자] OECD에 따르면 한국인의 연간 근로시간은 2,163시간이다. 직장에서 보내는 어마어마한 시간 중 대다수는 MS 오피스와 함께 하는 시간이다. 업무 성과를 인정받기 위해서는 워드, 엑셀, 파워포인트를 능수능란하게 다룰 수 있어야 하고, 경력과 연차가 쌓이다 보면 누구에게 배우지 않아도 수많은 기능을 자연스럽게 다루는 '고수'의 경지에 이르게 된다.

하지만 수많은 기능을 보유하고 있는 MS 오피스에는 고수들조차 모르는 숨은 기능이 남아 있다. 직장인이 사무실에서 돋보일 수 있게 해줄 MS 오피스365 꿀팁 5선을 소개한다.

1. PDF파일 워드 포맷으로 전환하기

협력사나 타 부서에 요청한 보고서가 PDF 포맷 파일로 넘어오면 직접 수정하기 어렵기 때문에 여러모로 난감하다. 특히, 보고서 내용에 수치 입력 등 심각한 오류가 있으면 수정된 자료를 받느라 많은 시간과 노력을 허비해야 한다. 이를 텍스트로 변환하는 서비스를 이용할 수도 있지만, 보안 등 여러 이유로 망설여진다.

이때 MS 오피스 365 워드에 있는 PDF to Word 기능을 사용할 수 있다. 사용법은 간단하다. 윈도 화면에서 열고자 하는 PDF파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 누르고, 연결 프로그램에서 MS 워드를 선택하기만 하면 된다.

2. 워드 문서에 온라인 동영상 삽입하기

워드로 텍스트 기반의 보고서나 프레젠테이션 자료를 작성하다 보면, 특정 내용을 설명하려고 백 마디 말을 쏟아 낼 때가 있다. 만약, 설명하고자 하는 내용이 유튜브와 같은 온라인 스트리밍 사이트에 있다면, 워드로 만든 보고서에 직접 삽입할 수 있다.

우선 워드 좌측 상단에 있는 '삽입' 탭을 선택한다. 이후 삽입 탭 중간에 있는 '온라인 비디오'를 선택하고, 나타난 창에서 찾고자 하는 동영상을 검색한다. 검색 결과 창에서 원하는 동영상 파일을 선택하고, 우측 하단에 있는 삽입 버튼을 누르면 삽입이 완료된다.

삽입 후 다음과 같은 형태로 문서에 표시되며, 이를 클릭하면 동영상이 즉시 재생된다.

3. 엑셀 플래시 필(Flash Fill)

오피스365 엑셀의 신기한 기능 중 하나는 바로 '플래시 필'이다. 이 기능은 기존 데이터의 패턴을 읽고 자동으로 나머지 빈칸을 채워주는 기능이다. 이 기능으로 사용자는 별도의 엑셀 공식을 몰라도 표본 데이터 하나만 입력하면 손 쉽게 데이터들을 채워 넣을 수 있게 되었다. 예를 들어 '010AAAABBBB'처럼 전화번호가 뭉쳐진 형태로 기입된 문서가 있을 경우, 바로 옆에 있는 열에 예시로 '010-AAAA- BBBB'를 기입한 후 'Ctrl+E'를 누르면 말 그대로 '신세계'가 펼쳐진다.

다음 사진을 보자. 이름과 전화번호가 뭉쳐진 파일이 있다. 여기서 전화번호 옆에 새로운 열을 하나 추가한다. 추가한 열에서 기존 데이터 옆에 예시 데이터를 입력하고 Ctrl+E를 누르면 예시에 맞춰 데이터가 자동 입력된다.

이 기능은 다양하게 활용할 수 있다. 앞서 봤던 파일을 예로 들면 성, 전화번호 끝 4자리, 주소지 첫 글자 등을 조합해 고유번호를 매기는 용도로 사용할 수 있다. 만약 '김 2222 서울'이라고 입력하고 Ctrl+E를 누르면 '이 3333 대전', '박 4444 대구' 등이 차례로 자동 입력된다.

4. 파워포인트 스포이트

오피스365 파워포인트로 보고서를 작성할 때 글자만큼 도형을 많이 사용하게 된다. 여러 색깔을 사용하다 보면 어느 색을 선택했는지 찾기도 힘들고, 배경으로 넣은 이미지와 톤을 맞춰야 하는 경우도 많다. 이런 어려움을 단번에 해결해 줄 기능이 있다. 스포이트가 그 주인공이다. 파워포인트는 스포이트 기능을 내장하고 있어, 외부 소프트웨어의 도움 없이 이러한 색상 맞추기 작업을 할 수 있다.

우선 도형을 삽입하고, 서식 탭에 있는 도형 채우기를 선택한 뒤 하위 항목 중 스포이트를 선택한다. 이후 원하는 색에 스포이트 모양 커서를 올리고 클릭하면 삽입한 도형의 색상이 자동 적용된다.

5. 원노트에 어려운 수식을 손쉽게 기입하기

문서 작업을 하다 보면 수식을 기입해야 할 때가 종종 있는데 이 과정이 쉽지만은 않다. 오피스365 원노트 사용자라면 더이상 고민할 필요가 없다. 손글씨나 마우스로 수식을 직접 그리면 기입한 수식이 텍스트로 변환되기 때문이다.

우선 좌측 상단에서 '그리기' 탭을 선택하고 잉크 색을 고른다. 이후 원노트 창에 원하는 수식을 마우스, 전자펜 등으로 그린다. 수식을 모두 그렸으면 좌측에 있는 '올가미 선택' 도구를 이용해 수식을 선택한다. 이후 오른쪽 끝에 있는 '잉크를 수식으로' 항목을 선택하면 손으로 그린 수식이 텍스트로 자동 변환된다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)