업무 효율 높이는 가비아 메일 SMS 알림 기능 활용법

이전 기사(http://it.donga.com/18244/)에서 가비아 하이웍스 기반 메일 서비스의 대략적인 특성 및 기본적인 이용 방법에 대해 살펴봤다. 이번 기사부터는 메일 서비스의 활용성을 높이는 몇 가지 부가 기능을 중심으로 이용법을 알아보도록 하자.

메일 서비스를 이용하면서 가장 중요한 점 중 하나는 메일의 수신 여부를 최대한 빠르게 확인할 수 있는 시스템을 갖추는 것이다. 스마트폰의 메일 앱에 계정을 등록해 두고 실시간 알림 설정을 하면 어느 정도 보완이 가능하지만 이것 만으론 부족하다. 그 외에 PC로만 메일을 확인하는 경우, 혹은 어려 구성원에 공유하는 공용 메일을 이용하는 경우에는 빠르게 메일 수신 여부를 확인하지 못할 때가 있다.

이때 유용한 것이 바로 하이웍스의 휴대폰 알림 서비스 설정이다. 이는 사용자의 계정으로 메일이 도착했을 때, 휴대폰에 실시간으로 문자(SMS)를 발송한다. 스마트폰에 메일 계정을 설정하지 않았을 경우, 혹은 메일 수신 기능이 없는 구형 피처폰을 이용하는 경우에도 곧장 메일 수신여부를 확인할 수 있다는 장점이 있다.

스마트폰은 물론 피처폰에서도 유용, 알림 문자 편집도 가능

이 서비스를 이용하려면 우선 자신의 휴대폰 번호를 등록해야 한다. 하이웍스 메일 페이지에서 우측 상단에 있는 자신의 이름을 클릭, 자신의 개인정보를 변경하는 ‘My Page’로 이동, 자신의 휴대폰 번호를 등록해두자.

휴대폰 번호 등록이 끝났으면 하이웍스의 메일 페이지에 있는 환경설정 메뉴의 '휴대폰 알림 설정'에 들어가보자. 이곳에서 사용자의 메일 계정에 새 메일이 도착했을 때 휴대폰으로 전송될 문자의 내용을 편집할 수 있다.

단순히 '메일이 도착했습니다' 식의 내용이라도 문제는 없겠지만 좀 더 자세하게 수신 메일의 알림 내용을 편집해 두면 한층 효율성 있게 이용이 가능하다. 특히 알림 내용 중의 중괄호 안에 몇 가지 변수를 삽입할 수 있다. 이를테면 {se_mail_add}를 넣으면 수신된 메일의 보낸 사람 이름, 메일 주소를 알 수 있으며, {subject}를 넣으면 메일제목도 알 수 있다.

꼭 필요한 메일이 수신되었을 때만 알림 문자 오도록 설정하기

한편, 수신되는 메일 중 꼭 필요한 메일만 휴대폰 문자 알림 서비스를 받도록 설정하는 것도 가능하다. 하이웍스 기반 메일의 휴대폰 문자 알림 서비스는 무제한으로 받을 수 있는 것이 아니며, 회사 관리자가 유료로 구매(1,000건 구매시 건당 20.5원~30만건 구매시 건당 12.5원)해야 하기 때문이다. 그리고 각 사용자는 관리자에게 할당 받은 일정량의 건수만 문자 사용이 가능하므로 반드시 필요한 메일이 수신되었을 때만 휴대폰 문자 알림을 받도록 설정하는 것이 좋다.

이를 설정하려면 휴대폰 알림 설정 메뉴의 '현재 설정된 알림 문자 조건'의 하단에 있는 '조건 추가'를 클릭, 문자 수신을 원하는 메일의 유형을 지정할 수 있다. 지정 가능한 조건은 메일을 보낸 사람의 이름이나 메일주소, 혹은 제목에 특정 문자나 단어가 포함된 경우가. 그리고 알림 문자를 받을 휴대폰의 번호도 이곳에서 설정 가능하다.

'카톡 스타일' 선호한다면 하이웍스 앱 통한 메일 알림 서비스 이용해 볼만

만약 좀 더 적극적으로 모바일 사무 환경을 구축하고자 한다면 가비아에서 제공하는 하이웍스 모바일 앱을 설치하는 것도 하나의 방법이다. 안드로이드폰 이용자라면 구글플레이스토어에서, 아이폰 이용자라면 애플앱스토어에서 'hiworks'로 검색하면 곧장 해당 앱을 무료로 설치할 수 있다.

하이웍스 앱을 설치하면 메일 송수신 및 게시판, 전자결재, 주소록 등의 기능을 모바일 기기에서 할 수 있는데, 그 외에 '카카오톡'이나 '라인'과 유사한 메신저 기능도 갖추고 있다. 따라서 새로운 메일이 도착하면 이 역시 실시간으로 수신 여부를 알려주며, 건수 제한도 없으므로 문자보다 모바일 메신저 형식을 선호한다면 이 쪽이 훨씬 유용성이 높을 수도 있다. 하이웍스 앱에 관한 사용법이나 유용한 팁은 다음 기사에서 좀 더 자세하게 살펴보도록 하자.

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글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)