중소기업과 대기업, 이메일 주소만 봐도 차이가?

대기업과 중소기업을 구분하는 차이점은 무엇일까? 당연히 기업의 매출액이나 직원 수, 혹은 사회적 인지도 등을 들 수 있을 터인데 그 외에 또 한 가지가 있다. 바로 해당 기업의 직원들이 가지고 다니는 명함에 적힌 이메일 주소다.

중소기업 직원은 대개 naver.com이나 daum.net과 같이 포탈 서비스에서 무료로 발급받은 범용 도메인 기반의 이메일을 쓰는 경우가 많다. 반면, 대기업 직원의 경우, samsung.com이나 lg.com과 같이 자사의 이름이 들어간 독자 도메인 기반의 이메일을 쓴다. 어떤 도메인을 쓰건 이메일을 주고 받는 데는 지장이 없겠지만, 아무래도 외부에서 느껴지는 인상의 차이가 크다.

독자 도메인 이메일을 쓰려면 해당 도메인을 구매해야 하며, 이 도메인 기반 메일을 관장하는 서버도 필요하다. 일정 규모 이상의 기업에선 직접 이를 구축해 관리하기도 한다. 다만, 사업 규모가 크다면 구축 및 비용에 적지 않은 비용과 인력이 들어가는 것이 부담이다. 그리고 단순히 이메일을 주고 받는 용도로만 쓰려고 서버를 따로 마련하는 것이 과연 효용성이 있을지 의문을 가질 수도 있다.

이런 고민을 가진 사업자들을 위해 간편하게 독자 메일을 구축, 편하게 관리할 수 있는 플랫폼을 제공하는 서비스 업체들이 제법 있다. 그리고 특히 요즘에는 단순히 메일 서비스를 제공하는 것에 그치지 않고 사내 직원들 간의 협업을 위한 그룹웨어(groupware) 솔루션과 결합하는 경우도 많다. 그룹웨어의 일종인 '하이웍스(hiworks)'를 통해 메일 서비스를 하고 있는 가비아 역시 마찬가지다.

일단은 도메인 확보부터, '닷컴' 없다면 신규 도메인도 고려

독자 이메일 주소를 가지고자 한다면 일단 자신만의 도메인이 필요하다. 도메인은 일반적으로 웹사이트를 구축할 때 주로 신청하지만, 이렇게 확보한 도메인은 이메일 주소용으로도 당연히 활용이 가능하다. 도메인 신청은 다양한 업체를 통해 가능한데, 가비아 역시 그 중의 하나다. 도메인 검색 페이지(https://domain.gabia.com/)에서 원하는 도메인을 검색한 후, 해당 도메인의 주인이 없다면 이를 신청, 자신의 것으로 할 수 있다.

유지 비용은 1년에 2만원 정도다. .com이나 .co.kr로 끝나는 기존 도메인이 가장 일반적이지만, 최근에는 .cab, .club 등의 신규 도메인도 점차 사용빈도가 높아지고 있다. 만약 원하는 기존 도메인을 얻지 못한다면 신규 도메인의 신청도 고려해 볼만하다.

독자 메일 구축 서비스, 규모에 따라 월 3,000원부터 60만원 이상까지 다양

이렇게 도메인을 확보했다면 다음은 해당 도메인 기반 이메일을 운영할 서비스를 신청할 차례다. 가비아의 이메일 서비스 신청 페이지(https://biz.gabia.com/email/order/pricing)에서 가능한데, 비용은 최저 월 3,000원(개인형 2GB)에서 월 32만 3,400원(200인 이상 기업형 무제한)까지 다양하다. 만약 경험이 풍부한 관리자를 보유하고 있고 한층 대단위의 메일을 써야한다면 아예 단독서버를 신청할 수도 있다. 이는 월 30만원(베이직) ~ 60만원(프리미엄) 사이의 비용으로 신청이 가능하다.

그룹웨어 '하이웍스'를 통한 메일 서비스 관리

이메일 서비스를 신청했다면 가비아의 그룹웨어 서비스인 하이웍스 관리 페이지(http://hiworks.도메인)에 접속, 로그인을 하자. 이곳에서 메일을 주고받거나 사용자를 추가하는 등의 다양한 메일 관련 관리가 가능하다, 그리고 그 외에도 게시판이나 SNS 등의 커뮤니티를 관리하거나 일정을 관리할 수 있으며 결제를 처리하거나 파일 보관용 웹 하드를 이용하는 등의 그룹웨어를 이용할 수 있다.

상당수 기본 기능은 무료로 제공되므로 일단 이를 활용해 보다가 쓸만하다고 생각되면 웹하드의 용량을 추가하는 등의 유료 서비스를 이용할 수도 있겠다. 이러한 하이웍스의 부가 기능에 대해서는 다음 기회에 설명하도록 하겠다.

사소해 보이지만 중요한 화이트 도메인 등록

위와 같은 대략적인 관리 설정이 끝났다면, 되도록 한국인터넷진흥원(KISA)에 해당 도메인을 화이트 도메인(White Domain)으로 등록해 두도록 하자. 화이트 도메인이란 스팸 메일 대량전송과 같은 부적절한 목적으로 사용하지 않는 정상적인 도메인을 뜻한다. 만약 이를 등록하지 않으면 기껏 만든 독자 도메인 기반 메일 계정으로 전송한 메일이 스팸 메일로 분류되어 상대방에게 제대로 전달되지 않을 수 있다.

화이트 도메인 등록은 KISA의 전용 페이지(https://www.kisarbl.or.kr/whiteip/whiteip_03.jsp)에서 곧장 할 수 있다. 다만, 이 곳에 일단 화이트 도메인 등록을 하더라도 사용자의 도메인이 부적절한 용도로 사용되고 있다고 판단되면 예고 없이 등록이 취소될 수 있으므로 유의하도록 하자.

협업의 효율을 높이는 다양한 부가 서비스 이용해 볼만

이러한 과정을 마쳐 메일을 생성하면 이제 본격적으로 메일 서비스를 이용할 수 있다. 이렇게 생성된 메일은 당연히 외부 메일 클라이언트와 연동이 가능하다. MS 오피스에 포함된 아웃룩을 통해, 혹은 스마트폰이나 태블릿PC의 메일 앱에서 편하게 메일을 주고받을 수 있다는 의미다.

그 외에 하이웍스 기반 메일 메일 서비스의 특징이라면 혼자서 여러 개의 메일을 생성해 이용할 경우, 이를 통합해서 관리할 수 있는 멀티 메일 서비스, 여러 팀원이 메일 계정을 공유하면서 효과적인 협업을 할 수 있는 공용메일, 그리고 메일이 도착하면 휴대전화 SMS나 PC용 메신저를 통해 곧장 알려주는 알람 서비스 등이다.

그리고 대단위 기업이라면 각 사용자의 메일이나 접속 내역을 모니터링 하거나 외부 접속의 차단, 삭제 메일 복구 등의 좀 더 적극적이고 직접적인 관리가 가능한 '매니지드 서비스'의 신청도 고려해 볼만하다. 다음 기사부터는 가비아 하이웍스 기반 메일 서비스를 구성하고 있는 각 기능의 이용 방법 및 구체적인 설정방법, 그리고 팁 등에 대해서 알아보도록 하자.

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글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)