[칼럼] 제안 노하우 - 킥오프 미팅

제안 성공 노하우 16. 킥오프 미팅

킥오프 미팅(프로젝트 팀과 고객이 처음 가지는 모임)은 대단히 중요하다. 킥오프 미팅은 충분히 준비해 전문적으로 진행해야 한다. 킥오프 미팅이 잘 되면 팀은 프로젝트를 수주하고자 하는 의지로 충만해지지만, 킥오프 미팅이 잘못되면 오히려 참여자의 사기가 꺾일 수 있기 때문이다.

킥오프 미팅은 작성자들을 동기 부여(Motivational)하고 그들에게 필요한 정보를 제공(Informative)하고, 지시 사항을 명확히(Directive) 전달해야 한다. 킥 오프 미팅의 목적은 다음과 같다.

- 모든 제안서 작성 참여자의 활동이 시작됨을 알림
- 프로젝트에 대한 질의 응답
- 작성 영역에 대한 분담
- 해야 할 일에 대한 조정
- 팀워크 창조

제안 요청서를 받자마자 준비 없이 진행하는 킥오프 미팅은 참여자들에게 혼돈을 야기하고, 같은 일을 반복하게 해서 결과적으로 수준이 낮은 제안서를 생산하게 한다. 제안서 기획 회의를 킥오프 미팅과 혼돈해서는 안 된다.

킥오프 미팅을 성공적으로 진행하기 위한 가이드라인은 다음과 같다.

- 사전에 미팅에 대한 계획을 명확히 세운다.
- 한 장소에서 진행되어야 한다. 만약에 전화로 진행해야 할 경우 별도의 계획이 필요하다.
- 모든 배포 자료는 제안 기획서(Proposal Management Plan, PMP)의 형태로 배포되어야 한다.

킥오프 미팅은 영업 대표(Capture manager)의 지원을 받아 제안 PM(Proposal manager)이 운영한다.

[쉬플리 이야기: 제안 PM의 리더십]

필자(쉬플리코리아 김용기 대표)가 몸 담았던 SK그룹은 리더십을 L/H/C로 정의한다. 리드하고, 돕고, 체크한다는 뜻인데 참 상식적이면서도 잘 정의한 리더십이라고 생각한다. 이런 리더의 역할은 제안서 작업과 정확히 일치한다. 리드하고, 돕고, 모니터링해야 한다.

제안 PM 리더십의 핵심은 제안 PM이 제안서를 직접 작성해서는 안 된다는 것이다. 왜냐하면 실무적으로 제안서 작성에 참여하는 순간, 리더로서 행해야 할 여러 기능들을 수행하지 못하기 때문이다.

킥오프 미팅은 리더십의 핵심인 Lead를 잘하기 위해 매우 중요하다. 한국에서 많은 조직의 킥 오프 미팅을 보면 "이제 고생 시작이니 서로 위로하는 의미에서 소주나 한 잔 합시다" 정도의 취지를 갖는다. 물론 참여자의 동기 부여도 중요한 목적이지만, 처음 모였을 때 구성원들과 분명한 정보와 전략을 공유하고 지시 사항을 전달하는 것이 중요하다. 잘 준비된 자료와 회의 일정은 프로젝트와 PM에 대한 신뢰를 높일 것이다.

킥오프 미팅의 진행 요령

1. 킥오프 미팅에 앞서 제안 기획에 제안서 전체 준비 시간의 약 15%를 할당하라

제안서 작성 기간이 40일이면 일주일 정도를 제안서 기획에 투자해야 한다. 기획에 투자하는 시간이 많을수록 프로젝트, 고객, 경쟁자, 전략을 정확히 공유할 수 있다. 또한 시행 착오를 줄여 실제 제안서 작성 시간을 획기적으로 줄일 수 있다는 것이 제안 전문가들의 공통된 의견이다.

제안 기획에 얼마만큼의 시간이 필요한지는 제안 기획서(PMP)와 킥오프 미팅의 준비 상태에 달렸다.

2. 가능한 사람이 아니라 필요한 사람이 참여해야 한다

CEO의 관점에서 보면, 새로운 사업을 수주하는 것보다 더 중요한 것은 거의 없다. 세계 일류 영업 조직들은 제안서 작성에 꼭 필요한 사람을 참가시키는데 반해, 성과가 낮은 기업들은 시간이 되고 참여가 가능한 인력을 제안서 작성에 참여시킨다.

제안서 작성 시 각 영역에서 필요한 사람은 다음과 같다.

- 담당 임원(Senior managers): 지원과 동기 부여
- 수행 PM(Program or Product Managers): 솔루션 전문가
- 영업 대표(Sales leads): 고객의 이슈를 알고 제안서가 고객 이슈와 세일즈 전략을 바탕으로 작성되도록 인도함.
- 제안서 PM(Proposal Managers): 제안서 생산 책임자
- PL(Volume Managers): 권별 책임자
- 작성자: 콘텐츠 개발 및 제안서 작성
- 제안 전문가 또는 간사: 제안 PM을 도와 초안 및 그래픽 조정
- 생산 전문가(Production shop Supervisors)
- 편집 및 그래픽 전문가
- 협력 업체: 보안을 지킬 수 있는 업체로서 특정 부분에서 제안서 내용 및 원가 견적 제공

어떤 규모의 제안서든지 이를 확실하게 지원해 줄 경영진(Sponsor or Owner)이 꼭 필요하다. 이들이 해야 할 일은 제안서 작성 단계별로 필요한 인력을 제공하는 것이다. 만약에 이런 작업을 할 경영진이 없다면 그 프로젝트는 중지하는 것이 좋다.

3. 완벽하면서도 밀도 있는 토의 의제를 준비해라

10~30명이 참여하는 2~3시간 이내의 미팅을 준비하되, 정확한 정보가 제공되고 부드럽게 진행될 수 있도록 준비하라. 일상적인 미팅처럼 특정 문제를 제기하고 대안을 찾아나가는 문제 해결 회의가 아님을 주지하라.

4. 킥오프 패키지를 미리 준비해라

어떤 문서들이 필요한지 미리 결정해서 준비하되, 제안 기획서(PMP)부터 시작하라. 제안 PM은 제안서, 사업 규모에 따라 리스트에서 필요한 문서만을 선택해 준비할 수 있다.

5. 제안서 개발을 위한 제안서 작성 가이드라인을 단순하게 만들고 이를 리뷰하라

킥오프 미팅에서 명확한 제안서 개발 가이드라인을 만들면 재작업 분량이 줄어든다. 또한 가이드라인이 단순할수록 사람들은 이를 잘 따른다.

어떤 프로젝트의 경우 12쪽에 이르는 상세한 가이드라인을 제시한 것을 본 적이 있다. 왜 이렇게 내용이 많은가 물어보니, 작성자들이 경험이 없는 것 같아 실제 사례로 작성해서 그렇게 되었다는 것이다. 그런데 실제로 작성자들은 내용이 많아 숙지하는데 어려움을 느낄 뿐만 아니라 '내가 시키는 대로 제안서 작성하는 기계인가?'라며 심리적으로도 반발했다.

6. 리더십: 성공에 대한 확신, 프로다운 리더십과 관리 역량을 발휘하라

제안팀 멤버라면 누구나 이길 수 있는 기회를 발굴해 명확한 비전과 전략을 제시하고, 필요한 자원을 끌어들일 수 있는 리더와 일하길 원한다. 제안팀 멤버들을 확보할 때 명확한 계획을 제시하지 못한다면 그들이 진심을 다해 참여하지 않을 것이다.

[쉬플리 이야기: 성질 더러운 리더가 성공한다]

제안서 작성은 짧은 기간에 집약적으로 이루어지며 스트레스가 심한 작업이다. 필자는 제안 PM에게 민주적이고 토론 중심으로 조직을 관리하는 것이 제안 조직에 매우 위험하다고 본다. 전략을 개발하고, 솔루션을 선정할 때는 많은 창의적인 아이디어들이 필요하므로 개방적으로 토의하는 것이 필요하다. 그러나 실제 제안서 작성 국면, 킥오프 미팅부터 그 이후의 과정들은 지시적이고(Directive), 정보 전달 중심(Informative)이어야 한다.

글 / 쉬플리코리아 김용기
편집 / IT동아 안수영(syahn@itdonga.com)

쉬플리코리아

쉬플리코리아(대표 김용기, http://www.shipleywins.co.kr)는 제안 및 입찰 전문 컨설팅 기업인 '쉬플리'의 한국 지사이며, 국내 유수의 방위 산업체에 제안과 관련된 각종 컨설팅과 교육을 제공하고 있다.

쉬플리코리아 김용기 대표

김용기 대표는 7년 간 컨설팅 회사를 운영한 경험을 바탕으로, 쉬플리 아시아 퍼시픽과 함께 2008년 4월 쉬플리 한국 지사를 설립했다. 현재 국내 유수 방위 산업체 및 7개 기업에 20여 개 제안 프로젝트를 시행했으며, 80% 이상의 높은 사업 수주 효과를 거두고 있다.

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