계정 하나로 여러 이메일 주소를? '별칭' 활용하기

[IT동아 권택경 기자] 현대 사회에서 이메일은 연락처뿐만 아니라 일종의 디지털 신분증이나 명함 역할도 도맡고 있다. 그러다 보니 하나의 이메일을 바꾸지 않고 꾸준히 사용하는 경우가 흔하다. 전화번호나 이름 바꾸는 것만큼이나 귀찮은 절차가 따라오기 때문이다. 하지만 그만큼 메일함이 번잡해지기도 하고, 이메일을 통한 개인정보 유출 피해를 보기도 한다.

이런 불상사를 막기 위해서는 용도에 따라서 여러 메일 주소를 구분해서 사용하는 편이 좋다. 하지만 메일 주소를 늘리자고 여러 계정을 만들면 그만큼 관리가 복잡해지기 마련이다. 다행히 많은 이메일 서비스들이 이런 수고를 덜어주기 위해서 하나의 계정으로 여러 메일 주소를 운용할 수 있는 ‘별칭’ 기능을 제공한다.

별칭 기능을 활용하면 계정 하나에 여러 메일 주소를 설정해두고 쓸 수 있다. 이를 잘 활용하면 메일 관리를 효율적으로 할 수 있다. 예컨대 회원가입을 할 때 사용할 별칭, 메일링 등록을 할 때 사용할 별칭 등으로 구분해서 쓸 수도 있다.

업무에서도 별칭은 빛을 발한다. 개인 업무 메일과 여러 대외용 메일을 계정 하나로 관리할 수 있기 때문이다. 한 직원이 여러 업무를 도맡는 소규모 사업체일수록 특히 유용하다.

대외용 메일에 용도에 맞는 직관적인 주소를 붙일 수 있다는 점도 장점이다. 예를 들어 문의 접수용 메일에는 ‘contact@회사도메인’, 영업용 메일에는 ‘Sales@회사도메인’ 을 붙이는 식이다. 직원 개인 주소를 아무렇게나 사용할 때보다 훨씬 더 제대로 된 조직처럼 보일 수 있다.

지메일에서 별칭 활용하기

지메일은 온전한 별칭 기능은 비즈니스용 유료 서비스인 ‘구글 워크스페이스’에서만 제공하고 있다. 별칭을 추가하려면 지메일 설정 ‘계정’ 화면의 ‘다른 주소에서 메일 보내기’ 항목에서 ‘다른 이메일 주소 추가’를 선택한 뒤 원하는 이름과 이메일 주소를 입력하면 된다. ‘별칭으로 처리’ 체크 박스는 체크된 채로 그대로 놔두면 된다. 별칭은 최대 30개까지 설정할 수 있다.

개인 이용자도 지메일로 별칭 기능을 아예 쓰지 못하는 건 아니다. 하지만 훨씬 제한적이다. 개인 계정 뒤에 +를 붙여 카테고리를 구분하는 간단한 별칭만 설정할 수 있다. 이를테면 itdonga라는 계정이 있다면 ‘itdonga+work@gmail.com’는 업무용으로, ‘itdonga+shopping@gmail.com’은 쇼핑몰 가입 용도로 활용해볼 수 있다. 이렇게 별칭을 설정해두고 필터 설정을 해두면 어떤 주소로 메일이 들어오냐에 따라서 자동으로 라벨이 분류되도록 할 수 있다.

아웃룩에서 별칭 추가하기

마이크로소프트 아웃룩도 별칭 기능을 제공한다. 지메일과 달리 개인 무료 이용자라도 비교적 자유롭게 별칭을 설정할 수 있다. 마이크로소프트 홈페이지에 로그인 후 ‘내 마이크로소프트 계정’에 접속한 뒤 ‘사용자 정보’를 선택하면 ‘계정 정보’를 확인할 수 있다. 여기서 계정 정보 편집을 누른 뒤 전자 메일 추가를 선택하면 된다.

별칭 이름은 자유롭게 설정하되 outlook.kr과 outlook.com 두 도메인 중 하나를 선택할 수 있다. 다만 최대 갯수와 생성 가능 빈도에 제한이 있어 너무 자주, 너무 많은 별칭을 만들지는 못 한다. 한 계정에 등록할 수 있는 별칭은 최대 10개로 제한되며, 일주일에 별칭을 2개만 만들 수 있다. 1년에 만들 수 있는 개수도 10개로 제한되므로, 별칭을 주기적으로 지웠다가 다시 만드는 데도 한계가 있다.

아이클라우드에서 별칭 설정하기

아이폰, 아이패드, 맥 등 애플 기기 이용자들에게 기본 제공되는 아이클라우드 메일에서도 별칭을 이용할 수 있다. 애플에서는 이를 ‘이메일 가상본’이라고 칭한다.

웹브라우저로 아이클라우드닷컴’에 접속한 뒤 메일 설정 화면으로 들어가 계정 항목을 선택하면 ‘가상본 추가’ 메뉴를 확인할 수 있다. 메일 주소에 사용할 별칭과 이름, 레이블을 입력한 뒤 가상본을 추가하면 된다. 도메인은 ‘icloud.com’으로 고정된다. 최대 3개까지 설정할 수 있다.

글 / IT동아 권택경 (tk@itdonga.com)