[MS오피스365 특집] “오피스로 전세계 고객과 소통할 줄은 몰랐습니다”

㈜푸른텍스타일 IT 책임자 김성찬 과장

기업에 있어 문서 작업은 중요도가 높은 주요 업무에 속한다. 모든 비즈니스가 문서를 토대로 이뤄지기 때문이다. 특히 국내외 지사를 두고 있는 기업에는 전사적인 문서 관리 프로세스도 필요한데, 이를 통한 본사와 지사간의 유기적인 업무 연동은 기업 매출과 직결한다. 마이크로소프트의 클라우드 문서 작성/관리/공유 서비스인 ‘오피스365’는 이처럼 거리가 먼 본사와 지사간의 업무 환경 통합 및 표준화에 긍정적인 영향을 미친다. 이에 최근 오피스365를 전사 도입해 전반적으로 업무 환경을 쇄신한 ㈜푸른텍스타일(www.greentextile.co.kr)의 전산담당자, 김성찬 과장을 만나 도입 전후에 대해 전해 들었다.

IT동아 > 우선 ‘푸른텍스타일’이 어떤 회사인지 소개해 달라

김성찬> 우리는 섬유와 패션 무역 업무를 토대로 올해 200여 명이 근무하는 중소기업이다. 서울 본사를 기점으로 베트남, 인도네이사 등에 생산 시설을 갖추고 대만 사무실을 통해 전세계 고객들과 소통하며 입지를 다졌다. 현재 세계적인 스포츠 브랜드인 나이키와 리복 등이 우리의 주요 고객이며, 지난 2010년 무역의 날 ‘1억 달러 수출의 탑'도 수상했다.

최근 기존의 업무 환경을 대폭 개선한 것으로 알고 있다. 이전에는 어떠했나

다국적 패션 의류 기업들과 항상 주문, 납품 업무를 처리하는데 이메일을 사용했는데, 국내 이메일 서비스 업체를 통해 4년 전에 구축한 메일 서버가 여러 가지 문제점을 안고 있었다. 크고 작은 에러도 잦았고 특정 국가나 지역에 따라 접속이 아예 불가능하기도 했다. 아울러 이메일에 첨부된 계약서나 주문서 등을 국내외 직원들이 공유하는데도 이메일에 의존해야 했다. 조직이 커지자 이러한 업무 방식의 한계에 직면했고 획기적인 대안을 찾아야 했다.

결정적으로, 이메일 업체의 스팸메일 서버에 장애가 생겨 하루 반나절 동안 이메일을 사용하지 못한 적이 있었는데, 그로 인해 회사에 적지 않는 피해가 발생했다. 또한 개인 메일함에 200MB 밖에 되지 않아 문서 공유에도 어려움이 있었다.

단순한 서버 교체가 아니라 전산시스템 전체를 뒤엎는 대규모 작업이라 여러 가지 솔루션을 신중하게 검토했으리라 사료된다. 최종적으로 ‘MS오피스365’로 결정하게 된 계기나 이유는 무엇인가

기존의 이메일 서비스의 한계점이 워낙 극명했기 때문에 업무 환경 전환에 대한 거부감은 그리 크지 않았다. 다만 기존처럼 직접 구축 외에 뾰족한 방법이 없었던 터에 우연찮게 오피스365를 접하게 됐다. 우선 요즘 IT 트렌드의 핵심인 ‘클라우드’기반 솔루션이라 서버 등을 직접 구축할 필요가 없다는 점이 결정적인 이유로 작용했다. 더구나 운영 주체가 ‘마이크로소프트’라는 점도 우리에게 대단히 고무적이었다.

즉 기존처럼 서버 장애 등으로 인해 이메일을 사용하지 못하거나 해외 지사에서 이메일 접속이 불가한 문제는 현저히 줄어 들 것이라 기대했다. 또한 개인 사서함 공간이 기존 200MB보다 100배 이상 늘어난 25GB(약 25,000MB)라는 점도 만족스러웠다.

참고로 오피스365의 경쟁 솔루션도 잠깐 알아 봤는데, 우리 회사의 그룹웨어와 이메일, ERP 등이 마이크로소프트 제품이기에 업무 연계 차원에서 오피스365를 선택하는 것이 바람직했다.

오피스365 도입 후 현저하게 달라진 점은 무엇인가

여러 가지가 있지만, 무엇보다 본사와 해외 지사간의 업무 통합을 들 수 있다. 아까 언급한 대로, 우리는 본사/지사 간 주문, 생산, 선적 등의 업무가 이메일을 통해 이뤄지는데, 이들이 유기적으로 통합될 수 있는 업무 환경이 구축됐다. 특히 그동안 본사/지사 별로 직접 운영하던 메일 서버를 걷어 내고 마이크로소프트 클라우드 서비스를 이용하니 IT 부서의 관리 업무가 대폭 줄어 들었다. 이로 인해 IT 부서 본연의 업무에 더욱 충실할 수 있게 됐다. 직원들은 역시 25GB나 되는 메일 사서함을 가장 만족스러워 하고 있다. 또 메일에 첨부할 수 있는 용량도 25MB 정도라 업무 문서 공유에 크게 부족하지 않다는 평이다.

우리는 오피스365의 주요 서비스 중 이메일 서비스인 ‘익스체인지 온라인’과 화상 회의 서비스인 ‘링크 온라인’을 우선 적용했다. 링크 온라인은 사내 메신저로 우선 쓰기로 했고, 이후로 웹 컨퍼런싱 기능도 점진적으로 활용할 계획이다. 당장 급하지는 않지만 직원들간 원활한 파일 공유를 위해 ‘쉐어포인트 온라인’도 4개 계정만 신청해 테스트하고 있다. 이 밖에 각 PC마다 따로 설치할 필요 없이 웹 브라우저만으로 워드, 액셀, 파워포인트 문서를 작성, 수정할 수 있어 소프트웨어 관리도 한결 수월해 졌다.

직접 사용해 보니 가장 편리한 기능은 무엇이라 꼽을 수 있나

무엇보다 웹 브라우저 만으로 문서를 작성하고 이를 공동으로 수정할 수 있는 오피스(워드/액셀/파워포인트)가 인상적이었다. 처음에는 신기하기까지 했다. 어떻게 웹 브라우저로 기존 워드, 액셀, 파워포인트의 기능을 그대로 사용할 수 있는지… 게다가 인터넷 익스플로러는 물론 파이어폭스, 크롬 등 다른 웹 브라우저도 지원하니 윈도우 계열이 아닌 다른 운영체제에서도 사용할 수 있어 좋다(특히 영문 운영체제를 사용하는 해외 직원들에게 유용하다).

익스체인지 온라인을 적용하면서 전 직원의 일정을 자유롭게 공유할 수 있게 됐다. 몇몇 직원은 그동안 경쟁 솔루션을 부분적으로 사용하곤 했는데, 이 참에 익스체인지 온라인을 통해 스마트폰이나 태블릿PC, 노트북 등으로 전 직원이 언제 어디서든 일정이나 문서를 공유할 수 있게 돼 IT 책임자로서 보람을 느낀다.

도입 전후 예상치 못한 난관도 있었을 것이라 예상하는데…

가장 시급한 문제는 시스템이 아닌 사용자의 ‘마인드 개선’이었다. 기존 업무의 고정된 틀에서 벗어나 ‘모바일 오피스’나 ‘스마트워크’ 개념을 각인하는데 적지 않은 시간이 필요했다. 물론 현재도 IT 마인드의 전환 과정이 진행 중이다. 아무래도 ‘어르신들’의 이해가 좀 더디다(웃음). 다행히도 대부분의 직원들이 오피스365에 대해 전반적으로 좋은 평가를 내리고 있어 조만간 완전한 클라우드형 업무 환경으로 뿌리 내리리라 판단된다.

아울러 워드나 액셀, 파워포인트 등은 그래도 익숙하게 사용하는데, 익스체인지 등은 워낙 기능이 많아 이를 제대로 활용하려면 마이크로소프트의 교육 지원이 계속 필요하리라 본다.

푸른텍스타일이 예전에 그랬듯 현재 오피스365 도입에 의구심을 갖고 있는 기업이 있을 것이다. 이들에게 전하고 싶은 말은?

사실 오피스365가 모든 중소기업에 적합하다 말할 순 없다. 하지만 적어도 도입 의구심이 시스템 안정성이나 장애 등으로 인한 것이라면, ‘마이크로소프트’라는 세계 최고의 소프트웨어 개발사를 한번 믿어 보길 권한다. 전산책임자로서 ‘전산시스템 이전’이 분명 큰 부담이긴 하지만, 도입 후 변화될 업무 환경을 고려하면 도전해 볼만 가치는 충분하리라 생각한다. 그리고 겪어보니 사실상 별 것 아니었다. 하지만 그 결과는 (현재까지는) 대단히 만족스럽다. 별 문제 없이 잘 돌아가는 전산시스템을 구태여 뒤집을 필요는 없겠지만, 우리처럼 개선의 이유가 확실한 상황이라면 마이크로소프트의 컨설팅을 받아 보기를 권한다.

글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)