생산성과 보안성 함께 높이는 협업 메신저, MS '팀즈' 이모저모

[IT동아 김영우 기자] 10년여 전만 해도 사무실에 출근한다는 것은 업무의 중요한 부분이었다. 협업은 같은 건물, 같은 층, 같은 사무실에서 함께 일하는 것을 의미했다. 하지만, 오늘날에는 통신 수단의 발전으로 협업의 범위가 넓어졌고, 더 이상 장소에 제약을 받지 않는다. 시장조사기관 포레스터(Forrester)에 따르면 약 62%의 직원들이 한 달에 한번 이상 사무실 이외의 위치에서 업무를 수행하고 있다고 한다.

협업에 있어 장소의 제약이 줄어들면서 자연스럽게 협업 및 소통의 도구로써 메신저의 사용 비율이 높아졌다. 협업뿐 아니라 각종 사내 업무에 메신저를 이용하는 건 이미 흔한 풍경으로, 카카오톡이나 페이스북 메신저, 라인 같은 메신저를 이용해 업무 지시를 내리거나 팀원들간 소통을 하는 등의 모습은 일상이 되었다. 다만 이런 메신저들은 어디까지나 친구나 가족들끼리 사적 대화를 하는 기능에 최적화되었기 때문에 업무용으로 쓰기엔 보안 적인 측면에서 다소 미흡한 점도 있다. 사용자 관리가 안 되고, 기업 정보의 유출을 막을 수 없기 때문이다. 실제로 개인용 메신저를 통한 기업/정부의 정보 유출이 지속적으로 발생하고 있다.

반대로, 기업에서 보안을 중시하게 됨에 따라 각종 장소나 장치를 이용하는데 제약들이 많아지고, 이로 인해 업무의 연속성과 생산성이 저해되는 경우도 있다. 상황에 따라 유연하게 일할 수 없을 경우, 스트레스 및 업무 집중도가 떨어짐은 물론 단절된 오프라인/조직 형태에서는 최적의 성과를 효율적으로 내기가 어렵다.

마이크로소프트(MS)의 소통 및 협업 도구인 팀즈(Teams)는 기업 업무에 최적화되었고 기업에서 요구하는 보안 수준에 부합한다. 대화나 파일 공유와 같은 일반 기능과 더불어 문서 공동 편집, 화상 회의, 프리젠테이션, BYOD(Bring Your Own Device), 인라인 번역, 생산성을 해치지 않는 보안 등 기업 내 소통과 협업에 관련한 기능을 다수 제공한다. 뿐만 아니라 이런 모든 것들이 통합 관리됨으로써 관리의 용이성도 높아지는 동시에 콘텐츠에 대한 자산화가 가능해지는 것도 특징이다.

단순한 메신저를 넘은 협업용 커뮤니케이션 허브

마이크로소프트 팀즈는 단순한 메신저라기보다는 메신저 형태의 협업 도구라는 표현이 더 어울리는 소프트웨어다. 메신저 기능과 더불어 클라우드와 연동한 문서의 생성 및 편집, 저장은 물론이고, 화상 및 음성 회의, 문서의 공유나 공동 편집을 비롯한 협업 기능도 충실하다. 여기에 AI 기능도 최근 추가되는 등, 최근의 트렌드도 반영했다.

팀즈를 이용하려면 마이크로소프트웨어 계정, 혹은 마이크로소프트 서비스와 연결된 외부 메일 계정이 필요하다. 마이크로소프트 홈페이지나 구글 플레이나 애플 앱스토어 등을 통해 PC용 및 모바일용 팀즈 애플리케이션을 설치할 수 있으며 마이크로소프트 오피스를 설치할 때 함께 포함되기도 한다. 팀즈 애플리케이션의 설치 없이 엣지나 크롬 등의 웹 브라우저 상에서 팀즈를 이용하는 것도 가능하니 취향대로 선택하자. 웹 버전의 팀즈 내에 데스크톱 애플리케이션을 다운로드 받을 수 있는 메뉴도 준비되어 있다.

그리고 팀을 만든 후, 초대용 URL을 전송하거나 초대하고자 하는 사람의 메일주소 등을 입력해 구성원을 추가할 수 있다. 일반적인 메신저와 마찬가지로 일반 채팅, 그룹 채팅, 파일 공유, 음성 통화, 화상 회의 등의 기능은 당연히 제공한다. 업무용 메신저라고는 하지만 다양한 종류의 이모티콘이나 스티커도 준비되어 있으므로 이를 이용해 대화 중에 유머나 위트를 보여주는 것도 가능하다.

물론, 전체적인 소통의 맥락을 이해하기 위해서는 단순 메신저만으로는 한계가 있다. 팀즈를 이용하면, 채팅 중에도 몇 가지 기능을 이용해 곧장 협업을 할 수 있다. 대표적인 것이 공동 문서 편집 기능이다. 채팅창에 편집하고자 하는 문서(워드, 엑셀, 파워포인트 등)을 공유하면 팀원들이 이를 클릭해 대화를 하면서 함께 문서를 검토하거나 편집할 수 있다. 그리고 화면 공유 기능을 이용, 자신의 PC 화면 전체, 혹은 현재 PC에서 실행하고 있는 애플리케이션(문서 등) 하나를 선택해서 팀원들에게 보여주며 회의를 이어갈 수도 있다.

클라우드와 연동한 오피스 문서 편집, 커스터마이즈도 가능

이와 더불어 팀즈를 클라우드 서비스와 연동해 문서 편집기처럼 이용할 수도 있다. 기본적으로 MS의 원드라이브와 연동되어 있으며 그 외에도 구글 드라이브나 드롭박스, 박스, 쉐어파일 등의 외부 클라우드 서비스도 지원한다. 각 클라우드 서비스에 담긴 문서나 각종 파일을 편집하거나 공유하는 등의 방법으로 업무에 이용할 수 있으며, 특히 원드라이브 메뉴의 새로 만들기 텝을 클릭하면 워드나 엑셀, 파워포인트, 원노트 등의 MS 오피스 문서를 별도의 소프트웨어 설치 없이 그 자리에서 생성하거나 편집하는 것도 가능하다. 오피스 소프트웨어가 설치되지 않은 PC에서 급히 문서 작업을 해야 할 때 요긴하다.

확장을 위한 커스터마이즈(Customization) 기능도 제공한다. 모든 사람의 스타일이 다르듯 각 팀의 스타일도 다르기 때문에 각 팀에 따라 원하는 탭을 구성할 수 있다. 다른 업무 시스템과는 커넥터(Connector) 및 파워플랫폼(Power Platform)을 이용하여 상호 연결할 수 있다. 이미 시장에 있는 파트너 애플리케이션을 사용해도 되고, 자체 개발도 가능하다.

AI 기술 추가로 한층 활용성 높아져

그 외에도 팀즈에는 최근 한층 활용도가 높아지고 있는 AI(인공지능) 기반의 기능이 하나 둘 추가되는 중이다. 근래에 업데이트된 AI 기능은 ‘콘텐츠 카메라(Contents Camera)’가 대표적이다. 이는 원격회의를 진행할 때 화이트보드에 적힌 내용을 감지해 화면에 띄우고, 화이트보드를 가리고 있는 발표자는 반투명화하는 기능이다. 덕분에 발표자가 화이트보드를 가리더라도 적힌 내용을 확인할 수 있다.

인라인 번역(Inline Translation) 기능 역시 주목할 만하다. 이는 팀즈 채팅창에 올라온 대화 내용을 번역하는 기능이다. 원하는 글에 팝업 메뉴를 띄워 번역이 가능하다. 한국어, 영어, 이탈리아어, 프랑스어 등 40여 개의 언어를 지원하므로 외국인과 비즈니스를 진행해야 할 때 한층 편리하다.

이와 더불어 PC와 스마트폰을 하나의 기기처럼 연동시켜 스마트폰 콘텐츠를 PC상의 화상회의 중에 공유하는 등의 활용이 가능한 모바일 컴패니언 모드(Mobile Companion Mode), 화상 회의 중에 참가자들의 대화 내용을 인식해 실시간 자막으로 표시해주는 라이브 캡션(Live Caption) 기능 등도 협업을 돕는 AI 기능이다. 참고로 위 AI 기능 중 일부는 유료 이용자 대상, 혹은 영어버전으로만 제공되니 참고하자.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)