[IT 100% 활용하기] 칠판이나 모니터를 스캔하고 싶다면? MS 오피스 렌즈

[IT동아 강일용 기자]

세상에는 수 많은 IT 서비스가 존재합니다. 유료 서비스가 많지만, 무료 서비스도 이에 못지 않게 많죠. 무료 IT 서비스만 제대로 꿰고 있어도 우리 삶을 좀 더 편리하게 만들 수 있습니다. 하지만 많은 사용자가 어떤 IT 서비스가 얼마나 유용한지 제대로 파악하지 못하고 있는 것이 현실입니다. 때문에 유용하지만 사용자가 잘 모르는 IT 서비스를 알려주는 'IT 100% 활용하기' 코너를 준비했습니다. 일주일에 하나씩 유용한 무료 IT 서비스의 사용법을 자세히 알아보겠습니다.

칠판과 풍경을 스캔하고 싶다면? MS 오피스 렌즈(Microsoft Office Lens)

교수님의 강의나 발표자의 프레젠테이션을 미처 받아적지 못했다면 우리가 할 수 있는 일은 무엇이 있을까요? 가장 흔한 방법이 스마트폰을 꺼내 강의 자료나 프레젠테이션 화면을 사진으로 찍는 겁니다. 이렇게 찍은 사진 속 내용을 나중에 다시 텍스트(글)로 받아적으면 되죠. 사진보다는 텍스트가 더욱 자료 보관, 검색, 복사, 편집이 쉽기 때문에 사진 속 내용을 텍스트로 변환하는 것은 반드시 필요합니다.

하지만 사진을 보고 이를 다시 텍스트로 변환하는 것은 생각보다 쉬운 일이 아닙니다. 강의나 프레젠테이션이 길면 더욱 체감할 수 있죠. (물론 복습하는 셈치고 성실하게 옮기는 분도 많을 겁니다.)

사진 속 내용을 바로 텍스트로 변환할 수 있는 방법은 없을까요? 물론 있죠. 이럴 때 쓰는 기술이 바로 '광학 문자 인식(Optical character recognition, OCR)'입니다. PC 또는 스마트폰 앱이 사진을 분석해서 텍스트를 추출한 후 이를 사용자가 이용하기 쉽게 정리해서 건네주는 기술입니다.

마이크로소프트(MS)가 내놓은 '오피스 렌즈'가 바로 스마트폰에서 OCR 기술을 무료로 이용할 수 있게 해주는 앱입니다. 오피스 렌즈로 종이, 칠판, 화이트보드, 프레젠테이션 화면(모니터, 프로젝터 등), 풍경 등을 찍으면 사진 뿐만 아니라 사진 속의 내용을 텍스트로 변환해서 저장해줍니다. 즉, 스마트폰으로 칠판이나 모니터 등을 스캔할 수 있는 앱입니다.

쉽고 간단한 사용법

오피스 렌즈를 실행하면 카메라 앱과 유사한 촬영 화면이 나타납니다. 스캔할 칠판이나 모니터 앞에 스마트폰을 가져다 대면 오피스 렌즈 앱이 하얀색 줄로 스캔할 부분을 지정해줍니다. 이어 촬영 버튼을 누르면 칠판이나 모니터 등에 있는 내용을 이미지나 텍스트로 저장할 수 있습니다.

스캔할 부분이 제대로 지정되지 않았다고 해서 사진을 다시 촬영할 필요가 없습니다. 촬영 후 스캔할 부분을 수동으로 지정할 수 있기 때문입니다. 터치스크린으로 스캔할 부분을 상세하게 설정할 수 있습니다.

스캔한 내용은 원노트, 워드, 파워포인트, PDF, 갤러리(JPG) 파일 가운데 하나로 지정해서 저장할 수 있습니다. 원노트, 갤러리의 경우 JPG 이미지로 저장되고, PDF는 이미지 형식의 PDF 파일로 저장됩니다.

엑셀과 파워포인트를 선택하면 스캔한 내용 속에서 텍스트를 추출해서 워드(docx) 또는 파워포인트(pptx) 파일로 저장해줍니다.

즉, 스캔한 내용을 이미지로 저장하고 싶으면 원노트, PDF, 갤러리를 선택하면 되고, 스캔한 내용 속에서 텍스트를 추출하고 싶으면 워드와 파워포인트를 선택하면 됩니다. 저장된 파일은 사용자의 스마트폰 또는 사용자의 MS 원드라이브 > 문서 > 오피스 렌즈 폴더에 찾을 수 있습니다.

사용할 때 주의할 점

1. 스캔할 때 또는 스캔 후 오른쪽 상단 두 번째 버튼을 누르면 스캔 배경을 문서, 화이트보드, 사진, 명함 가운데 선택할 수 있습니다. A4 용지나 영수증을 스캔할 때에는 '문서'를, 화이트보드나 모니터 등을 스캔할 때에는 '화이트보드'를 선택하면 더 선명한 결과물을 얻을 수 있습니다. 자연광에서는 '사진'을 선택하는 편이 좋고, '명함'을 촬영할 때에는 명함을 선택하세요. (다만 명함, 영수증 스캔은 리멤버, 자비스 등 국내의 명함, 영수증 스캔 서비스를 이용하는 편이 더 좋습니다.)

2. 스캔 해상도는 2560X1440으로 기본 설정되어 있습니다. 오른쪽 상단의 설정 > 해상도 메뉴에서 스마트폰 카메라 화소에 맞게 해상도를 늘릴 수 있습니다. 해상도를 늘리면 스캔한 이미지가 더 선명해지고, 텍스트 인식률이 더 올라갑니다.

3. 오피스 렌즈의 OCR은 완벽하지 않습니다. 영어를 추출하는 능력은 제법 우수하지만, 한국어를 추출하는 능력은 사람이 받아적는 것보다 떨어집니다. 약 80% 정도의 정확도를 보여줍니다. 특히 글씨가 똑바르지 않게 적혀 있으면 인식률이 급격히 떨어지니 주의하세요.

4. 오피스 렌즈 앱은 스캔한 내용을 저장할 때 마이크로소프트(MS) 아이디로 로그인할 것을 요구합니다. 오피스 렌즈를 이용하기 앞서 MS 아이디를 오피스닷컴 등에 접속해 미리 생성해두세요. 오피스 렌즈로 스캔한 이미지와 텍스트는 MS 아이디에 연결된 원드라이브 폴더에도 함께 저장됩니다.

오피스 렌즈는 구글 플레이 스토어 또는 애플 앱스토어에서 '오피스 렌즈'로 검색하면 내려받을 수 있습니다.

'IT 100% 활용하기' 코너는 언제나 사용자에게 열려 있습니다. 사용자가 직접 사용해보고 유용하다고 느낀 앱이나 서비스를 기자에게 이메일(zero@itdonga.com)로 추천해주세요. 기사를 통해 더 많은 사람들에게 자세하게 소개하도록 하겠습니다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)