[체험기] 회의를 바꿔 업무능률을 높여라 - 비즈스카이프 도입기

[IT동아 김태우 기자] 다른 언론/보도 매체도 마찬가지겠지만, IT동아 기자들 역시 사무실 내 자기 자리를 지키는 경우가 무척 드뭅니다. 그러다 보니 기자들이 모두 모일 수 있는 날은 사실상 주간 회의를 하는 월요일 밖에 없습니다. 그 외엔 다들 얼굴 보기도 쉽지 않습니다. 이런 업무 환경 탓에 평소 원활한 소통이 더욱 중요해집니다.

언제 어디서나 쉽고 빠르고 정확한 정보 공유를 위해 모든 기자들이 업무 전용 모바일 메신져를 별도로 활용하고 있습니다. 회의를 거쳐 결정해야 하는 안건이 있어도 한자리에 모두 모이기가 쉽지 않으니 이렇게라도 해야 합니다. 완벽하지는 않지만 그래도 현 시점에서, 현 상황에서 썩 괜찮은 나름의 '스마트워크'라 여기고 있습니다.

화상 회의 솔루션 도입해 볼까?

다만 모바일 메신져는 텍스트로 이야기를 주고받다 보니 업무용도로, 회의용도로 활용하는데 한계가 드러납니다. 2명 이상 기자들 간의 회의가 필요한 경우에는 모바일 메신져만으로는 진행이 쉽지 않더군요. 텍스트로는 의사 전달이 명확하지 않으며, 잠시 한눈 파는 사이 쑥쑥 올라가는 텍스트를 보고 있노라면 정신만 사납습니다. 얼굴 맞대고 회의하면 금방 끝날 내용도 텍스트로, 더구나 스마트폰으로 입력하자니 30분 이상 주고받다 보면 피곤함만 쌓입니다. 그렇다고 회의 안건이 생길 때마다 모두 모이기도 어려우니, 언제 어디서든 얼굴 보며 이야기할 수 있는 화상 회의 솔루션을 도입해 보자는 이야기도 솔솔 나왔습니다. 더구나 IT보도매체다 보니 회의나 업무도 조금은 'IT스럽게' 진행하고픈 욕심도 있었습니다.

이에 화상회의나 영상통화를 할 수 있는 솔루션을 고려했습니다. 프링(Fring)이나 탱고(Tango), 스카이프(Skype) 등 스마트폰에서 사용할 수 있는 여러 앱이 나온 상태입니다. 물론 이들 앱이 아니더라도 요즘에는 스마트폰 자체에서도 영상통화를 지원합니다. 하지만 단순 영상통화만으로는 부족하다는 결론을 내렸습니다. 편집부 업무 특성 상 장소 상관 없이 스마트폰과 태블릿PC, 노트북, 데스크탑 등 어떤 기기로도 회의에 참석할 수 있어야 하는 것은 물론, 함께 공유하거나 검토해야 할 자료나 데이터를 간편하게 주고 받는 방법도 필요했습니다.

그러다 보니 좀더 기능이 풍부한 스마트워크 솔루션으로 눈높이가 높아지더군요. 몇천만 원의 구축 비용과 매월 유지비가 1백만 원 이상 들어가는 탁월한 스마트워크/화상회의 솔루션도 여럿 있지만 10명도 안 되는 IT동아 편집부에는 감히 꿈꿀 수 없습니다. 이와 비슷한 규모의 팀, 조직, 회사라면 동일한 고민을 한번 쯤은 한 적 있을리라 생각합니다.

이에 중소규모 조직 및 기업에게 적합한 합리적인 가격의 솔루션을 수소문하다, 마이크로소프트(MS)의 스마트워크 솔루션인 '오피스365'에 주목했습니다. 가장 저렴한 모델인 '오피스365 비즈니스 에센셜'의 경우 1계정당(직원 1인당) 월 6,600(부가세 포함)원으로 중소기업 등에게는 그리 부담 없는 수준입니다. 필요한 계정만큼만 월 단위로 가입해 사용하는 방식이니, 입사/퇴사로 인한 조직 변경에도 유연하게 대응할 수 있습니다.

비즈스카이프 체험을 결정하다

오피스365를 선택한 이유는 일단 '비즈니스용 스카이프(Skype for Business)'입니다. 예전에 마이크로소프트가 제공하는 스마트워크에 대해 취재한 적 있는데, 당시 '링크(Lync)'라는 솔루션은 마이크로소프트 스타일의 스마트워크를 구현하는 핵심 서비스로 유연하고 다양한 기능에 좋은 인상을 받았습니다. 이 링크가 지금은 비즈니스용 스카이프로 이름을 바꾸고, 업무 용도의 화상회의 및 협업 기능을 강화했습니다.

이 비즈니스용 스카이프가 최근 LG유플러스를 통해 '비즈스카이프(Biz Skype)'라는 이름으로 새로 공개됐습니다. 비즈스카이프는 마이크로소프트의 비즈니스용 스카이프를 기반으로 국내 업무 환경에 맞게 공지사항, 조직도, 주소록 등 업무 편의 기능을 추가하면서 인터넷 전화를 가미한 협업 솔루션입니다. 이용 가격은 직원 1인당 3,300(부가세 포함)원으로 비교적 저렴합니다.

참고로 오피스 365에는 비즈니스용 스카이프 외에 워드, 엑셀, 파워포인트 등이 포함돼 있으며, 클라우드 저장 공간과 업무용 이메일 기능 등 몇몇 부가 기능도 제공됩니다. 하지만 IT동아 편집부에 필요한 건 때와 장소를 가리지 않는 회의 및 협업 솔루션이기에, 오피스 365 서비스보다는 비즈스카이프가 적합하다고 판단했습니다. 가격 또한 절반으로 줄일 수 있기도 합니다.

체험할 솔루션이 정해지면 구축은 일사천리입니다. 클라우드 기반으로 운영되기 때문에 복잡하거나 장황한 설치/구축 절차가 필요 없습니다. 일단 업무 PC에 비즈스카이프를 설치합니다. 그리고 회원 가입을 합니다. 이때 주민번호 같은 개인정보도 필요 없습니다. 휴대전화 또는 이메일을 통해 인증 번호만 받아 입력하면 가입이 완료됩니다. 물론 가입 과정에서 사용할 인터넷 전화번호는 입력해야 합니다. 그외 주요 설치, 설정 작업은 LG유플러스 담당 엔지니어가 담당합니다.

참고로 비즈스카이프를 이용하려면 인터넷 전화 가입은 필수입니다. 다만, 인터넷 전화기가 반드시 있어야 하는 것은 아닙니다. 전화기가 없어도 PC나 스마트폰 등을 통해 인터넷 전화를 쓸 수 있기 때문입니다. 인터넷 전화를 함께 쓸 수 있다는 것이 '비즈니스용 스카이프'와 '비즈스카이프'의 다른점입니다.

비즈스카이프, 직접 체험해 보니...

솔직히 체험 초기에는 비즈스카이프의 활용도가 그리 높지 않았습니다. 아무래도 일반 모바일 메신저에 익숙하다 보니 업무 습관이 쉽게 바뀌지는 않더군요. 모든 제품과 서비스가 그러하듯, 시간이 지나며 점점 적응하고 익숙해지니 비즈스카이프의 편의성에 조금씩 사용 횟수가 늘어나게 됐습니다.

현재까지 한 달 가량 사용해 보니 좋긴 하지만 아쉬운 점도 분명 있습니다. 업무 패턴이 모조리 바뀔 순 없기에, 여전히 기존 모바일 메신저와 비즈스카이프도 병행 활용하고 있습니다. 안드로이드 스마트폰을 쓰다 아이폰으로 바꾸면 적응하기까지 꽤 시간이 필요한 것처럼, 비즈스카이프도 모든 직원이 능숙하게 사용하기까지 좀더 지켜봐야 하겠습니다. 어쨌든 기존에는 없었던 새로운 업무 방식으로 업무 효율과 유연성을 높이는 데 분명 도움은 되는 듯합니다.

2부 체험기에서는 비즈스카이프에 관한 상세한 체험 정보를 소개하겠습니다.

글 / IT동아 김태우(TK@itdonga.com)