[IT애정남] 업무용 복합기, 구매? 렌탈? 뭐가 더 좋나요?

[IT동아 김영우 기자] IT 전반에 관한 의문, 혹은 제품 선택 고민이 있는 네티즌의 문의 사항을 해결해드리는 'IT애정남'입니다. 이번에는 특이하게도 업무용 프린터/복합기를 장만하는 방법에 대한 문의가 들어왔습니다. 요즘 사무실에는 프린터나 복합기를 구매하지 않고 렌탈(임대)을 해서 쓰는 경우가 제법 많은데, 사연을 보내신 xenshxx님 역시 이러한 고민을 하시는 것 같네요. 보내주신 내용은 다음과 같습니다.

< 이미지 출처: 픽사베이>

안녕하세요. 기사 늘 잘 보고 있습니다.
혹시 이런 질문에도 답변을 해 주실지 모르겠네요. 제가 얼마 전에 사업을 시작해서 사무실을 얻었습니다. 평수는 20평 정도로 작고 직원은 일단 지금은 3명인데, 곧 6명까지 충원이 될 것 같습니다.

문제는 프린터네요. 디자인 시안을 많이 뽑을 것 같아서 성능 괜찮은 컬러 레이저 복합기가 좋을 것 같은데, 가격이 만만치가 않네요. 그래서 렌탈을 하면 어떨까 싶은데 이게 좋은 선택일까요? 아니면 그냥 구매를 하는 게 좋을까요? 조언을 부탁 드립니다.

초기 투자 비용, 사용기간에 따른 구매와 렌탈의 선택

안녕하세요. IT동아입니다.

일단 업무용 프린터/복합기의 구매와 렌탈은 각각 장단점이 있습니다. 일단 구매의 장점은 아시다시피 신제품을 영구적으로 소유할 수 있다는 점이고, 단점이라면 초기 투자 비용이 많이 든다는 것이죠. 렌탈은 그 반대입니다. 초기 투자 비용이 덜 든다는 것이 장점이지만 사용기간이 길어지면 구매하는 것 보다 더 많은 비용이 들어갈 수도 있다는 것이죠.

일단 들어가는 비용에 대해 구체적으로 설명을 하고 싶은데, 사실 프린터 렌탈 사업은 프린터/복합기 제조사가 직접 하는 것보단 대리점이나 렌탈 전문점에서 하는 경우가 대부분이고, 동일한 제품을 렌탈 하더라도 비용이나 서비스 내용도 업체마다 조금씩 달라서 기준을 잡기가 힘드네요. 다만, 브라더(Brother) 같이 본사 차원에서 규격화된 렌탈 프로그램을 제공하는 일부 업체는 확실한 기준이 있는 것 같으니 이를 예로 들어 말씀 드리겠습니다.

이 회사에서 운영하는 이른바 비포서비스 정품 렌탈 프로그램의 기준에 따르면 컬러 레이저 프린터인 'HL-L8250CDN'의 월 렌탈료가 8만원입니다. 부가세를 10% 정도로 잡는다면 약 9만원 정도겠네요. 동일모델을 직접 구매한다면 2016년 1월 인터넷 최저가 기준 60만원 정도인데, 약 6~7개월 정도 렌탈 요금을 낸다면 구매하는 비용과 거의 비슷해집니다.

소모품 비용, 업무의 유동성도 고려해야

그렇다면 무조건 구매를 하는 게 이득일까요? 근데 위 표에서 보는 렌탈 비용에는 24개 월간의 서비스와 제품 자체의 사용 비용뿐 아니라, 토너와 같은 소모품의 사용 비용까지 포함이 되어있습니다. 이용 중에 토너가 떨어지면 추가 비용 없이 새로운 토너로 교체를 해주죠. 위의 경우라면 월 700~2,000매까지 자유롭게 출력하고, 그 이상으로 출력하면 장당 비용만 추가로 내는 방식이죠. 특히 여기에서 예로 든 브라더 비포서비스의 경우에는 공인인증 대리점에서 제품을 모니터링 하다가 토너와 같은 소모품의 잔량이 떨어지면 대리점에서 사용자에 미리 연락해서 교체를 해주는 서비스도 포함됩니다.

그리고 사실, 기업 운영이라고 하는 것이 하루 앞도 예측할 수 없는 것이니 몇 개월 후에 사업을 접을 수도 있고, 혹은 업종이 변경되거나 사업 규모가 커져서 다른 기능의 프린터/복합기가 필요해지거나 아예 기기 자체가 필요하지 않게 될 수도 있겠죠. 앞으로 정말로 오랫동안 큰 변화 없이 사업이 이어질 것을 확신하신다면 구매가 좋겠지만, 유동성이 큰 사업장이라면 렌탈을 하는 것이 더 이득일 수도 있습니다.

사용자의 기기 관리 능력도 고려해야

그리고 그 외에 또 고려할 만한 사항이 있다면 사용자의 기기 관리 능력입니다. 구매한 제품의 경우, 보증기간이 지난 후에 제품 이상이 발생하면 수리 비용이 많이 발생할 수 있는데, 렌탈 제품은 기기 관리 주체가 사용자가 아닌 업체(혹은 공인 대리점)가 되므로 사용자는 보증기간에 그다지 신경을 쓸 필요가 없습니다. 그리고 제품 초기 이용 시에 업체에서 설치나 각종 설정도 해주므로 관련 지식이 없는 분이라면 렌탈이 더 좋지요.

다만, 그럼에도 불구하고 기기의 사용 기간이 길어지면 아무래도 월 렌탈 요금이 부담 된다는 점은 렌탈 서비스의 어쩔 수 없는 단점입니다. 아무리 초기 투자 비용이 적고, 관리가 편하다 하더라도 렌탈 기간이 길어져서 기기 값 이상의 렌탈 요금을 지불한 상태라면 아무래도 ‘본전’ 생각이 날 수 밖에 없는 것이 사람의 심리니까요. 특히 판매 가격 20~30만원 남짓의 저렴한 제품이라면 굳이 렌탈을 할 필요가 없습니다. 그래서 제가 요약을 해서 말씀 드리겠습니다.

구매가 더 유리한 경우, 렌탈이 더 유리한 경우

업무용 프린터/복합기의 구매를 추천하고 싶은 경우는 다음과 같습니다.

1. 판매 가격이 저렴한 보급형 프린터/복합기를 이용하고자 하는 경우
2. 월 출력 매수가 수 백장 이하인 경우
3. 운용 기간이 길고, 향후 업무 내용이나 규모에 그다지 변동이 없을 경우
4. 사용자가 제품 이상에 대한 대처나 소모품 관리 등을 스스로 할 수 있는 경우

반대로, 제품의 렌탈을 추천하고 싶은 경우는 다음과 같습니다.

1. 판매 가격이 비싼 고급형 프린터/복합기를 이용하고자 하는 경우
2, 월 출력 매수가 수 백 ~ 수 천장 수준인 경우
3. 운용 기간이 짧고, 향후 업무 내용이나 규모에 심한 변동이 예상되는 경우
4. 사용자가 제품 이상이나 소모품 관리를 직접 하는데 어려움을 겪는 경우

이상입니다. 질문자 님께서는 자사의 업무 환경이나 향후 사업 전망 등을 고려하시어 가장 적합한 선택을 하시길 바랍니다.

'IT애정남'은 IT제품의 선택, 혹은 사용 과정에서 고민을 하고 있는 독자님들에게 직접적인 도움이 되고자 합니다. PC, 스마트폰, 카메라, AV기기, 액세서리 등 어떤 분야라도 '애정'을 가지고 맞춤형 상담을 제공함과 동시에 이를 기사화하여 모든 독자들과 노하우를 공유할 예정입니다. 도움을 원하시는 분은 IT동아 김영우 기자 앞으로 메일(pengo@itdonga.com)을 주시길 바랍니다. 사연이 채택되면 답장을 드리도록 하겠습니다.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)