[IT애정남] 지진희처럼 언제 어디서나 스마트워크로 업무 보는 방법은?

[IT동아 김태우 기자] IT 전반에 관한 의문, 혹은 제품 선택 고민이 있는 네티즌의 문의 사항을 해결해드리는 'IT애정남'입니다. 이번에는 TV 광고를 본 독자가 질문을 보냈네요. 질문의 내용을 정리하면 다음과 같습니다.

안녕하세요 기자님. 항상 기사를 잘 보고 있습니다.

이런 질문을 해도 좋을까 싶은데, 실은 제가 모 회사에 입사 원서를 넣으려고 하는데, 그곳에서 스마트 워크에 관한 논문을 작성하라고 하더군요. 근데 전 스마트 워크에 대해 아는 바가 없습니다.

그런데 최근 지진희가 출연한 TV 광고를 우연히 보게 되었습니다. 광고를 보니 스마트워크에 관한 내용이긴 한데, 그냥 좋은건 알겠는데 영상만 봐선 잘 모르겠습니다. 스마트 워크가 뭔지, 그리고 무엇을 통해 이용할 수 있는건지 간단히라도 가르쳐 주셨으면 합니다. 꼭 논문만을 위해서가 아니라, 나중에 회사 생활을 할대도 좀 보탬이 될까 싶어서요 ^^;

잘 부탁드립니다!

안녕하세요. IT동아입니다. 스마트워크는 스마트 기기가 대중화되면서 개인과 기업 모두 많은 관심을 가지게 된 업무 방식입니다. 시간, 장소 제약 없이 업무를 할 수 있는 것을 말하는 데요. 내가 있는 곳이 사무실이 되어 즉각 업무를 처리할 수 있기에 효율적인 시간 관리를 할 수 있다는 장점이 있습니다. 공지사항, 조직도, 주소록 등도 공유할 수 있고요.

스마트워크를 구현하기 위해서는 기본적인 요건이 필요합니다. 가장 중요한 것은 철저한 자리관리와 업무 파악이 우선되어야 합니다. 사무실을 벗어나 업무를 진행하는 만큼 신뢰와 책임감이 바탕이 되어야 하죠. 여기에 스마트폰, 태블릿, 노트북 등의 모바일 기기가 있어야 하며, 업무 수행을 위한 스마트 앱이 필요합니다. 파일의 보관 및 관리를 위해 실시간 저장할 수 있는 클라우드 서비스도 필요합니다.

지진희가 소개하는 스마트워크는 무엇?

먼저 독자가 보낸 사연 속의 주인공 지진희 이야기를 해보죠. 지진희가 TV 광고에서 소개하는 것은 기업에서 스마트워크를 구현할 수 있도록 돕는 하나의 솔루션입니다. '비즈 스카이프(Biz 스카이프)'라는 이름으로 LG유플러스가 내놓은 것입니다.

기업 단위의 스마트워크를 독자적으로 구성하려면 상당한 비용이 드는데, 비즈 스카이프는 마이크로소프트의 스마트워크 솔루션인 스카이프 포 비즈니스를 기반으로 이를 한국화 한 것입니다. 일정액의 월 요금으로 저렴하게 쓸 수 있는 것이 특징이죠. 중소기업에 도입하기에 적합하다 할 수 있습니다.

이를 이용해서 다자간 영상 회의 기능를 하거나 음성 통화 중 문서를 바로 공유해 같은 화면을 보면 회의통화를 할 수 있죠, 그 외에 엑셀, 파워포인트 등 오피스와 연동해 PC 화면 등 업무 자료를 실시간 공유할 수 있으며, PC, 모바일, 태블릿 등에서 동일하게 이용할 수 있습니다. 음성/영상회의의 경우 모든 내용을 녹음 또는 녹화도 됩니다. 별도의 회의록이 필요가 없습니다.

유선전화와 PC, 모바일, 태블릿까지 모든 커뮤니케이션 수단을 지원하기도 하고요. 그 외에 상대방의 현재 위치를 파악하는 기능도 지원합니다. 스마트워크 서비스를 TV 광고까지 하는게 참 특이하긴 하네요.

스타트업이나 팀 단위로 쓰기에 좋은 스마트워크 솔루션

사연속의 주인공 지진희에 대해 이야기를 했으니, 이젠 다른 스마트워크 솔루션에 관해 이야기해볼까요. 지금 소개하는 것은 앞서 설명한 비즈스카이프처럼 작은 규모의 단체나 팀에서 쓰기 좋은 서비스들입니다.

먼저 해외 스타트업에게 인기 많은 '슬랙(Slack)'이 있습니다. 슬랙은 채팅을 기반으로 하고 있는데, 구조가 약간 독특합니다. IRC의 형태를 지니고 있습니다. 우리가 많이 쓰는 카카오톡처럼 채팅방을 만드는 것이 아니라, 특정 주제나 부서에 따라 채널을 만드는 방식입니다. 다양한 채널을 만들어 협업을 도모하게 됩니다.

다양한 앱과 연동도 강점입니다. 드롭박스나 구글 드라이브 등 외부 앱과 통합해 슬랙에서 사용할 수 있습니다. 특히 외부 서비스의 알림을 슬랙으로 받을 수 있습니다. 기본적으로는 무료로 서비스를 이용해 볼 수 있지만, 저장 용량을 추가하거나 다른 앱과의 통합, 아카이브 서비스 등을 이용하기 위해서는 별도의 비용을 지불해야 합니다. 기업용 커뮤니케이션 및 협업 솔루션에서는 최근 가장 두각을 나타내고 있는 서비스입니다. 국내에도 슬랙을 활용하는 기업들이 은근 있습니다.

해외에 슬랙이 있다면, 국내에는 '잔디'와 '콜라비'가 있습니다. 잔디는 아시아 시장을 타깃으로 나온 기업용 협업 도구입니다. 국내 스타트업인 토스랩이 만들었는데요. 사용자 환경이 슬랙과 비슷하다 보니, 베낀 것이 아니냐는 의혹을 받기도 한 곳입니다.

잔디는 팀 업부 환경에 특화된 그룹 메신저로 100인 이하 중소사업장을 대상으로 하고 있습니다. 카톡이나 라인에 익숙한 일반 직장인이 친숙하게 쓸 수 있도록 사용자 경험을 만들어 가고 있으며, 기본 형태는 슬랙과 유사해 보이지만 세부 기능에서는 아사아 기업들의 업무 환경에 더 적합하도록 구성되어 있습니다.

콜라비는 SNS에서 활용하는 뉴스피드를 적용한 협업 도구입니다. 뉴스피드를 통해 모든 프로젝트에 대한 정보를 보여주며, 단편적인 정보뿐 아니라 그 정보에 대한 과거 기록까지 전부 확인할 수 있습니다. 나에게 주어진 업무, 일정, 의사 결정, 업무에 관련된 파일 그리고 업무와 관련해 나눈 댓글까지 모두 뉴스피드 한곳에서 확인할 수 있는 것이죠.

원하는 정보를 빠르게 찾아볼 수 있다는 점도 강점입니다. 할 일, 의사결정, 이미지 파일, 페이스북 같은 외부링크 등을 사용해 검색할 수 있습니다. 이메일과 구글 드라이브 등 타사의 서비스와의 연동도 꾀하고 있습니다.

나만의 스마트워크

일은 회사 동료와 수많은 커뮤니케이션 속에서 진행됩니다. 그러므로 스마트워크는 기업에서 전사적으로 도입할 필요가 있습니다. 회사 차원에서 도입이 안 된다면, 팀 단위에서 스마트워크를 구현할 수 있는 서비스를 도입하는 것도 좋습니다.

이뿐만 아니라 개인 차원에서도 언제 어디서나 업무를 진행하면서 도움이 되는 서비스들이 많이 나와 있습니다. 질문을 보내준 독자는 지진희 광고 속의 스마트워크를 꿈꿨는데 현실적으로 어렵다면, 스마트폰과 노트북 등 모바일 기기를 활용한 나만의 스마트워크를 구현해 보는 것도 좋으리라 생각합니다. 업무 효율 향상에도 분명 도움이 되리라 생각합니다.

몇몇 추천할 서비스를 소개해 보겠습니다. 먼저 '에버노트'입니다. 에버노트는 자료를 수집하고, 생각을 정리하고, 저장한 자료를 공유할 수 있는 클라우드 노트 서비스입니다. 국내서도 꽤 유명하므로 이름을 한 번쯤은 들어봤으리라 생각합니다.

스마트폰에서 메모한 내용을 노트북에서 확인할 수 있고, 노트북에서 저장한 자료를 이동 중 스마트폰에서 열어 볼 수 있습니다. 현재 진행하는 프로젝트를 폴더로 만들어 진척사항과 자료 등을 정리하고, 그 내용을 팀원과 쉽게 공유할 수 있죠.

에버노트의 경쟁 상대로는 MS의 원노트가 있습니다. 에버노트가 해당 시장을 개척하고 넓혔다면, 원노트는 기존 제품을 꾸준히 개선해 에버노트를 견제해 왔습니다. 윈도우 PC, 맥, 아이패드, 아이폰, 윈도우 폰, 안드로이드 기기 및 웹 등의 다양한 플랫폼을 지원하며, 각종 자료의 수집이나 이를 정리하는 데 많이 쓰입니다. 작성된 문서를 워드 문서 등으로 보낼 수 있습니다. MS 오피스 제품 간의 연계가 뛰어나기 때문에 초안작성에도 자주 이용됩니다.

언제, 어디서나 저장한 파일에 접속할 수 있게 해주는 클라우드 스토리지 서비스로는 '드롭박스'를 많이 씁니다. 특히 드롭박스는 다양한 외부 앱과 연동할 수 된다는 강점이 있습니다. 다만 드롭박스는 무료 저장 공간이 2GB로 작다는 단점이 있습니다.

드롭박스를 대신해 구글 드라이브도 많이 쓰입니다. 구글 드라이브는 파일 저장뿐만 아니라 구글 오피스와 연동이 됩니다. 구글 오피스에서 작성한 문서는 구글 드라이브에 저장이 되며, 다른 이와 쉽게 공유를 할 수 있습니다.

수백 장 쌓여있는 명함 관리는 '리멤버'를 이용하면 좋습니다. 명함을 사진으로 리멤버에 올리면, 수작업으로 명함 내용을 입력해 줍니다. 명함을 받아 쌓아두기만 하면 나중에 원하는 사람을 찾을 때 쉬운 일이 아닙니다. 그렇다고 매번 명함 정보를 스마트폰에 저장하려니 번거롭습니다. 리멤버는 이런 점을 해소해 줍니다. 게다가 사람이 직접 명함 내용을 입력하기 때문에 정보 입력의 정확도가 높습니다.

일정 관리는 구글 캘린더를 써보세요. 여전히 플래너에 직접 일정을 기입하는 사람도 많을 텐데요. 구글 캘린더를 활용하면, PC와 스마트폰에서 쉽게 일정 확인을 할 수 있을 뿐만 아니라 약속을 놓치지 않게 알림도 보내줍니다. 일정 관리 하나만 잘해도 시간을 효율적으로 쓸 수 있어 업무 능률을 쑥쑥 올릴 수 있습니다.

이상으로 스마크워크를 구현할 수 있는 다양한 도구들을 살펴봤습니다. 스마트 기기의 대중화로 사무실이 아니더라도 일을 할 수 있는 환경이 만들어지고 있습니다. 일의 특성상 외부에서 업무를 보는 경우가 많다 보니 저 또한 위에서 언급한 도구들을 자주 활용합니다. 급할 땐 근처 벤치를 찾아 노트북을 열고, 스마트폰 테더링를 사용해 일을 처리할 때도 종종 있습니다. 업무 파악과 자기 관리가 밑바탕이 된다면, 스마트워크는 업무 능률 향상에 분명 도움이 되리라 생각합니다.

글 / IT동아 김태우(TK@itdonga.com)