업무 효율성을 높이는 MS 오피스 2016의 신기능

[IT동아 이상우 기자] 오늘날 직장 생활은 미팅으로 시작해 문서작업으로 끝난다고 해도 과언이 아니다. 사무직 종사자들은 하루 종일 사무실이 아닌, MS 오피스에 살고 있다고 할 정도다. 이런 상황인 만큼 MS 오피스의 여러 기능을 활용할 줄 아는 것은 업무를 더 빠르고 효율적으로 처리하는 방법이라 할 수 있다.

MS는 최근 오피스 2016버전을 발표했다. 이번 버전에는 업무 생산성을 획기적으로 올려줄 만큼 놀라운 기능이 많다.

언제 어디서든 실시간으로 협업하라: 공동 편집

하루 종일 문서 작성과 싸우는 직장인이라면 '문서v1', '문서v2', '최종', '진짜 최종' 등의 파일 명은 매우 익숙할 것이다. 사무실은 수많은 파일을 이메일로 보내고, 사내 그룹웨어 알림이나 문자로 동료에게 확인을 요청하고, 다시 피드백을 받아서 수정하는 작업이 다반사다. 하지만 MS 오피스 2016의 공동 편집(Co-authoring) 기능을 이용하면 하나의 문서 파일을 클라우드 환경에서 공동으로 열어보고, 실시간으로 확인/편집 할 수 있다. 심지어 윈도우가 아닌 iOS나 안드로이드 등의 모바일 기기에서도 접근할 수 있기 때문에 제한없이 작업할 수 있다. 이 기능은 현재 오피스 2016의 워드, 파워포인트, 원노트 등에서 사용할 수 있다.

방법은 간단하다. 공동 작업하려는 파일을 열어서 우측 상단에 있는 공유 버튼을 누르고, 원하는 상대를 초대하기만 하면 된다.

모르는 문서 작업은 검색어로 물어봐라: 텔미

대부분의 소프트웨어는 도움말 기능이 내장돼 있으며, 이는 MS 오피스 역시 마찬가지다. 하지만 필요한 기능을 찾기 위해 도움말 창을 열면 끝도 없이 확장되는 목차와 장황한 설명 때문에 원하는 결과를 찾지 못하고 창을 닫아버리는 경우가 많다. 하지만 오피스 2016의 텔미(Tell me) 기능을 이용하면 원하는 기능이 어디에 있는지 찾느라 시간을 낭비할 필요가 없다.

오피스 2016 워드, 파워포인트, 엑셀, 엑세스에 제공되는 텔미는 사용자가 원하는 기능이나 작업을 손쉽고 빠르게 찾을 수 있는 검색 기능을 제공한다. 상단에 있는 '수행할 작업을 알려 주세요, 창에 검색어만 입력하면, 해당 검색어와 연관된 기능을 찾아서 바로 보여준다. 해당 검색어와 연관된 기능이 없을 경우에는 도움말과 스마트 조회로 확장 검색할 수도 있다.

문서 프로그램에서 웹 브라우저를 열어라: 스마트 조회

대부분의 직장인들은 문서 편집이나 예산안을 작성하면서도 필요한 정보나 제반 자료들을 참고하기 위해 인터넷을 자주 활용한다. 대형 스크린을 갖춘 컴퓨터를 사용하거나, 모니터를 2대 이상 사용하고 있다면 웹브라우저 1~2개쯤 열어서 동시에 보는 것은 일도 아니다. 하지만 회의실에서 노트북으로 작업 중이거나, 외부에서 태블릿PC로 작업할 때면 Alt + Tab을 눌러 화면을 전환하는 것도 번거로울 때가 있다. 설령 자신의 자리에서 작업하더라도 검색하려는 정보가 많으면 웹 브라우저의 탭을 끊임 없이 새로 열어야 한다.

이럴 경우 오피스 2016의 스마트 조회(Smart Lookup) 기능을 유용하게 사용할 수 있다. 스마트 조회는 사용자가 찾고자 하는 정보를 별도의 웹 브라우저를 열지 않고 오피스 소프트웨어 우측 창에서 바로 보여주는 기능이다. 외국어 번역은 물론, 이미지 검색, 자료 검색 등 웹브라우저와 동일한 인터넷 경험을 즐길 수 있다.

사용 방법은 문서 작성 중 원하는 단어 또는 문장을 선택해 마우스 오른쪽 버튼을 누른 뒤 나타나는 창에서 '스마트 조회'를 클릭하기만 하면 된다.

엑셀 신규 차트로 인사이트를 얻어라: '6가지 신규 차트'

마케팅, 영업, 회계 등 숫자와 관련된 문서 작업을 위해서는 엑셀이 필수다. 간단한 합산부터 복잡한 함수를 이용한 수식에 이르기까지 어렵고 복잡한 셈법을 빠르게 처리해 줄 뿐더러, 그래프나 차트를 통해 시각적인 자료까지 얻을 수 있다. 하지만 기본 제공되는 그래프나 차트가 한정돼 있다 보니, 별도의 이미지 편집 프로그램을 이용해 직접 그려야 하는 경우가 종종 발생한다.

오피스 2016에는 전혀 새로운 신규 엑셀 그래프와 차트가 대거 포함돼 업무가 한결 수월하다. 입력된 수치를 면적으로 변환하여 보여주는 트리맵(Treemap)을 비롯해, 선버스트(Sunburst), 폭포(Waterfall) 그래프 등을 통해 보다 직관적인 정보들을 얻을 수 있다.

일일이 손으로 쓸 필요가 없다: 파워 쿼리

회사 업무 중에는 통계 자료나 수치를 엑셀로 옮겨 정리하는 일도 있다. 엑셀 형태의 자료를 내려받았다면 이를 바로 복사해서 붙여넣으면 되지만, 소스가 웹에 있다면 이를 그대로 붙여넣기 곤란하다. 웹에 있는 표를 그대로 옮겨오는 것은 대부분 불가능하기 때문에 일일이 손으로 써넣는 경우가 많다.

오피스 2016 엑셀에 포함된 파워 쿼리 기능을 이용하면 번거로움 없이, 웹 페이지에 있는 표를 한 번에 옮겨오는 것이 가능하다. 서식은 물론, 정렬 기능까지 그대로 제공된다. 데이터 탭의 새 쿼리 버튼을 누르고, 기타 원본에서 > 웹에서 항목을 선택해 해당 웹 페이지 주소를 입력하기만 하면 엑셀에서 페이지를 자동 분석해 필요한 정보를 모아준다.

노트북에서 작업한 문서를 스마트폰에서 바로 확인하라: 최근 사용한 문서 목록

시간이나 장소에 상관 없이 어떠한 모바일 기기로든 원하는 문서에 손쉽게 접근할 수 있는 스마트 오피스 환경이 확산된 것은 사실이지만, 막상 외부에서 스마트폰으로 문서를 찾다 보면 파일을 여는 데까지 꽤 시간이 많이 걸린다. 만약 비슷한 이름의 파일 여러 개를 하나의 클라우드 스토리지 폴더에 저장해 놓은 경우라면 일일이 파일을 열어볼 수 밖에 없다.

오피스 2016의 '최근 사용한 문서 목록' 기능은 모바일 환경에 최적화된 기능답게, 가장 최근 사용한 문서만을 모아서 보여주기 때문에 매우 유용하다. 방금 전까지 사무실에서 계약서 작업을 하다가 급한 업무로 외근을 나갈 때에도 사무실에서 작업하던 계약서를 어떠한 모바일 디바이스로든 손쉽게 찾아볼 수 있다.

확인할 파일을 원드라이브에 저장하면, 어떤 데스크톱, 노트북, 스마트폰 등 기기에서든 마지막으로 작업한 파일 목록을 확인할 수 있다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)