중소규모 사업장 고객관리 고민 해결사, 비타민CRM

[IT동아 강형석 기자] 사업이 번창하면 그에 따른 규모의 증가와 함께 이를 관리하기 위한 체계적인 시스템도 필요하다. 일 또는 월 단위 매출 관리부터 출입, 회계, 기간에 따른 매출 통계, 상담이나 다른 외부 손님을 맞을 때 발생할 수 있는 예약 관리 등이 대표적인 부분이 아닐까 한다. 대규모 사업장이라면 이를 관리하는 소프트웨어를 구축하겠지만 중소규모 사업장은 이런 관리 소프트웨어나 기기를 도입하는 것이 어려울 수 있다. 비용 때문이다.

작은 비용도 소중한 중소사업장 입장에서 체계적인 관리와 함께 비용 절감이 가능하다면 더 바랄게 없을 것이다. 소프트믹스의 비타민CRM은 중소규모 사업장에서 자주 쓰는 판매나 예약 관리는 물론이고 회계나 통계 같은 부분도 쉽게 입력 및 확인 가능하다.

쉬운 설치, 간편한 절차로 사용 가능

비타민CRM의 장점은 간편한 설치에 있다. PC만 있으면 자유롭게 쓸 수 있기 때문이다. 윈도우 XP 이상이면 자유롭게 쓸 수 있지만 소프트웨어를 원활히 설치하고 실행하기 위해서는 마이크로소프트의 최신 닷넷프레임워크(.net framework)를 설치했는지 확인하자. 설치가 되어 있지 않다면 네이버 소프트웨어 내에서 검색하면 바로 다운로드 가능하다.

소프트웨어는 프리웨어로 개인과 기업 모두 사용 가능하도록 열려 있다. 간단한 회원가입 절차를 마무리 하면, 로그인 후 소프트웨어를 쓰면 된다. 비타민CRM 사용 자체는 무료지만 관리 회원을 대상으로 문자 메시지를 보낼 때에는 요금이 부과된다는 점 참고하자. 기본 문자(SMS)는 건당 18원, 장문(LMS)는 건당 50원, 대용량 문자(MMS)는 건당 120원에 책정되어 있다. 문자 메시지 서비스를 쓰지 않아도 프로그램 사용에 제한은 없다.

설치가 완료되면 최신 클라이언트의 경우, 즉시 로그인 창이 나타난다. 기존 회원이라면 이메일과 비밀번호만으로 로그인되고, 가입되지 않은 회원이라면 로그인 아이콘 밑에 있는 회원가입을 클릭해 간단한 절차를 밟고 가입하자. 가입을 위한 정보 입력 전, 주요 약관은 자세히 보기를 반드시 클릭해야 체크박스가 해제된다.

비타민CRM이 실행되면 큼직한 달력 한 개와 여러 창들이 동시에 모습을 드러낸다. 좌측에는 개인관리와 회원정보와 조회, 문자 전송과 예약, 상담, 출입, 회계, 통계 등 다양한 관리 기능 메뉴가 자리해 있다. 각각 필요한 기능은 좌측의 아이콘을 클릭해 확인 가능하다.

달력에는 수입과 지출 등 회계 관련 내역을 볼 수 있다. 관련 금액은 숫자로 구분하기 쉽게 표기된다. 달력 주변으로는 상담 또는 예약 중인 내용을 보여주는 목록 창과 공지사항, 전일 수입과 신규 등록된 내용을 보여주는 창이 각각 위치한다. 마지막으로 문자 전송을 위한 금액을 충전한 내용이 표시되고 모바일용 비타민CRM 앱을 내려 받기 위한 구글플레이 링크도 있다.

개인 관리와 회원 조회, 회계 관련 요소까지 확인한다

비타민CRM의 장점은 수입과 지출, 예약관리 등을 하는 것에서 끝나지 않는다. 소프트웨어 내에는 개인 및 회원 정보를 관리하고 예약·상담 일정이나, 비용의 지출과 수입을 상세히 보고 이를 통계 내는 기능까지 포함되어 있다. 무료지만 여느 수입관리 소프트웨어들과 비교해도 아쉬움 없을 정도의 기능을 품고 있는 것이 강점이다.

개인관리는 사업주나 다른 사용자를 위한 기능이다. 일정을 기록하고 이를 달력에 표시해 준다. 사용자 일정만 표시하는 기능도 있고 이를 수정하거나 삭제도 물론 가능하다. 메모보드 기능이 있어 개인적인 내용이나 별도 표기해야 할 것들을 적어 넣는 것도 어렵지 않다.

회원정보는 다양한 고객 정보를 기록하게끔 되어 있다. 휴대폰 번호나 이름, 담당자 기록은 기본이다. 이 외에 판매한 내용이나 트레이닝, 포인트 등 다양한 내역을 기록할 수도 있다. 다양한 사업주 환경을 고려한 결과물이다. 하지만 이를 한 번에 표기하고 있어 조금 어지러운 느낌도 있다. 향후, 설치 과정에서 사업 환경을 지정하고 이에 맞는 메뉴만 제공하는 방향으로 발전하면 완성도가 더 높아지지 않을까 생각된다.

예약이나 상담, 출입에 대한 부분도 체계적인 편이다. 먼저 예약 기능은 24시간으로 나눠 필요에 따라 기록하도록 만들었다. 오늘 예약과 달력 보기, 목록 보기 등의 탭도 있어 취향에 따라 볼 수 있는 편의성도 갖췄다. 상담이나 출입 메뉴는 예약에 있는 시간 테이블이 없을 뿐, 구조나 기능은 비슷하다.

이 기능의 특징은 기록된 내용을 엑셀파일로 저장할 수 있다는 점. 여러 입출력 내역을 문서화하고 싶을 때 요긴해 보인다.

사업주가 가장 민감해 할 수입과 지출에 대한 부분은 회계 메뉴에서 이뤄진다. 일자와 구분, 세부 내역 등을 수입과 지출로 나눠 기록하게 된다. 기록에는 현금이나 카드, 무통장 여부 선택이 가능하고 사전 기록된 거래처도 선택할 수 있다.

이렇게 기록된 정보 외에도 판매나 미납, 외상, 포인트, 연간 판매 등 정보로 구분해 확인하도록 탭 메뉴가 제공된다. 특히 연간 판매 현황은 1월부터 12월까지의 지출내역을 직관적인 그래프로 보여줘 이해를 돕는다. 좌측에는 별도 금액 내역도 표기되므로 쉽게 확인 가능하다. 이 내역은 물론 엑셀파일 저장을 지원한다.

통계는 정산 달력을 시작으로 신규 또는 만기 회원의 리스트, 월간 인원 현황과 회원 분포 등을 보여준다. 회계 메뉴의 연간 판매 통계와 같이 인원 현황 관련 부분은 그래프로 쉽게 표기된다. 통계 부분은 다른 메뉴와 달리 엑셀 파일 저장을 지원하지 않는다.

다양한 시스템 설정 기능도 눈에 띈다. 환경설정에서는 기본 정보 외에도 사업자 정보나 관리 등 다양한 내용관련 설정을 지원한다. 발신번호를 관리하거나 070 번호 발신 연동에 대한 부분도 있으니 사업장 또는 사업주가 의도하는 방향에 맞춰 설정하면 되겠다.

사업장에 없어도 스마트폰만 있으면 언제든 OK!

비타민CRM의 또 다른 장점은 모바일 연계다. 개발사인 소프트믹스는 안드로이드 스마트폰에 맞춘 모바일 애플리케이션을 개발해 배포하고 있다. 사업장이 아닌 외부에 있어도 간단히 회원 정보를 조회하거나 예약 내역을 실시간 확인 가능하다. PC 버전의 기능이 휴대폰에서도 구현되어 있어 외부에서 쉽게 정보를 관리하도록 지원한다.

앱은 비타민CRM과 비타민 어텐드 등 2가지가 있다. 모두 플레이스토어에서 다운로드 받을 수 있다. 비타민CRM 앱은 PC 버전 소프트웨어와 기능이 유사하지만 어텐드는 비타민CRM 출석 체크 기능과 연동된다. 별도의 장치나 출입 카드 없이 간단하게 사업장 내 직원 또는 고객의 출석 관리가 가능해진다. 앱을 실행하고 자신의 휴대폰 번호나 별도 지정한 비밀번호를 입력하면 끝이다.

비타민CRM의 적용 사업장은 광범위하다. 쇼핑몰부터 미용실, 스포츠센터, 스튜디오, 부동산, 서비스 상담 등 분야를 가리지 않는다. 비용을 들이지 않고 회원 관리나 수입/지출 내역 관리 및 통계가 가능하기 때문에 중소사업장에 최적화된 소프트웨어라 하겠다. 세세한 부분이 조금 아쉽지만 개발사의 꾸준한 업데이트와 관리가 이뤄지고 있어 향후 발전 가능성이 엿보인다.

글 / IT동아 강형석 (redbk@itdonga.com)

본 기사는 네이버 소프트웨어(http://software.naver.com)의 스페셜리뷰 코너에도 함께 연재됩니다.

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