[IT동아 안수영 기자]

1. 총무팀 직원 A씨는 월말 월초가 되면 정신이 없다. 다른 할 일들도 많지만, 식권을 정산하고 발급하는 일 때문이다. 각 식당마다

식대가 얼마나 발생했는지 일일이 확인하고, 일일이 정산한 뒤, 다음 달 식권을 새롭게 만들어 발급하는 일이 번거롭기 짝이 없다. 게다가 직원들이 일명 '식권깡'을 하는 문제는 어떻게 방지할 수 있을지도 고민스럽다.

2. 식당을 운영하는 B씨. 그의 주요 고객은 식당 근처의 직장인들이다. 그런 만큼 식권을 사용하는 회사가 많은데, 일일이 식권을 걷고

분실하지 않도록 관리하는 것도 신경써야 한다. 식권을 분실하면 정산을 받을 수 없기 때문이다. 한편, 최근에는 매출도 고민하고 있다. 경기가 침체되며 직장인 외 손님이 줄었기 때문이다. 고정 매출을 증대하려면 새로운 회사를 영입하는 것이 좋은데, 각 회사에서는 정산의 번거로움 때문에 식당을 많이 늘리지 않는다.

많은 기업들이 직원들의 식대를 지원하기 위해 식권이나 장부를 사용한다. 하지만 이 과정에서 회사와 식당의 고민이 동시에 존재하는데, 이런 문제를 해결할 수 있는 방법은 어디 없을까. 이에 등장한 서비스가 바로 '식권대장'이다.

식권대장은 종이 식권을 모바일로 옮겨온 모바일 식권 서비스다. 식대 포인트를 통해 간편하게 결제할 수 있으며, 식대 포인트 사용 내역은 시스템을 통해 실시간으로 확인, 관리할 수 있다. 단순히 종이 식권을 모바일로 옮겨온 것뿐만이 아니라, 식대 관리의 효율과 노동력 및 비용 절감, 기업 복지 개선에 도움이 되는 측면이 있다. 과연 어떤 서비스인지 자세히 알아보고자 식권대장을 운영하는 벤디스의 조정호 대표를 만나 이야기를 나눠봤다.

식권 관리의 애로사항, 식권대장이 해결한다

젊은 창업가가 식권 대장 서비스를 내놓기까지. 그 과정에는 로컬 비즈니스에 대한 조 대표의 경험이 있었다. 조 대표는 수년 전 소상공인 가게들의 마일리지를 공통으로 쓸 수 있도록 한 통합 마일리지 적립 서비스인 '숨포인트'를 운영한 적이 있다. 또한 개인 카페에서 기프티콘처럼 사용할 수 있는 '브로컬리' 상품권을 만들기도 했다. 조 대표는 이와 같은 로컬 사업을 운영하던 와중에 기업들의 식권 관리에 대한 애로사항을 발견하고, 식권대장 서비스를 시작하게 됐다.

"로컬 관련 사업을 하던 중, 어떤 회사로부터 '직원들이 사옥 지하에 있는 매장들을 이용할 수 있도록 직원 전용 상품권 시스템을 만들어달라'는 SI를 받았습니다. 좋은 경험이 될 것 같아서 해당 SI를 진행하던 중, 식권 사업에 대한 수요를 보게 됐습니다. 상당수의 기업이 아직도 식권이나 식대 장부를 사용하고 있다는 점에 착안해, 작년 1월부터 '벤디스'라는 회사명을 걸고 식권대장 서비스를 시작했습니다"

사내 식당이 없는 기업들이 식대를 제공하는 방법은 다양한데, 상당수의 기업들이 종이 식권 및 식대 장부를 통해 식대를 지원하고 있다. 이런 회사의 경우 매달 종이 식권을 찍어서 직원들에게 나눠주고, 식권을 쓸 수 있는 식당을 메일로 공지한다. 식권을 찍는 것이 불편할 경우, 총무팀에서 식당에 회사 장부를 비치해 두기도 한다. 식당에서 밥을 먹고, 장부에 이름을 쓰고 사인하면 월말에 정산하는 방식이다.

"회사에서 식권이나 장부를 마련하고 식대를 관리하는 과정에 불편함이 있다는 것을 알게 됐습니다. 그래서 식권을 제공 및 관리하고 사용하는 모든 과정을 모바일 앱과 웹사이트 관리자 페이지로 처리할 수 있는 프로세스를 만들었습니다. 이것이 바로 식권대장 서비스입니다.

식권대장을 이용하면, 직원들은 식권을 챙기거나 장부 기입을 하지 않아도 됩니다. 스마트폰 앱에서 식대 포인트를 확인하고, 결제하기만 하면 됩니다. 어떤 식당을 갈 수 있는지, 식대를 얼마나 썼는지도 앱에서 모두 확인 가능합니다. 또한, 기업은 직원들이 어떤 메뉴를 선호하고 어떤 식당을 가는지 체크할 수 있습니다. 실시간으로 식대가 얼마나 발생했는지 확인하고, 정산도 간편하게 할 수 있습니다. 식권이 제대로 소진되었는지 알 수 없었던 기존과는 다릅니다"

즉, 식권대장 서비스는 회사 직원들의 편의뿐만 아니라 기업의 관리 효율도 높인 셈이다. 그렇다면 식권대장 서비스는 어떻게 이용할 수 있을까.

"식권대장은 B2B 솔루션인 만큼, 기업이 먼저 서비스에 가입해야 합니다. 서비스에 가입한 뒤에는 직원들이 스마트폰에서 식권대장 앱을 내려받으면 됩니다. 해당 앱에서 식권을 받아서 쓸 수 있습니다. 총무팀은 관리자 페이지를 통해 식권을 사용한 내역을 확인할 수 있습니다.

한편, 음식점에서는 '식당대장'이라는 앱을 사용합니다. 이는 일종의 포스 시스템인데요. 어떤 회사에서 식권을 얼마나 사용했는지, 정산 금액이 얼마나 되는지 실시간으로 확인할 수 있습니다. 기업에서 총무팀이 보는 내용과 동일합니다"

식권대장은 사용자들이 식권을 보다 편리하게 사용할 수 있는 기능도 마련했다. 첫째, 여러 명이 식사를 할 때 계산하는 과정을 간편하게 했다.

"대개 식사를 할 때는 직원 여러 명이 함께하는 경우가 많은데요. 종이 식권이 모바일로 바뀌면서 일일이 스마트폰을 제시해야 하는 일이 벌어졌어요. 그래서 한 사람이 함께 밥을 먹은 사람들의 포인트를 끌어와 한 번에 결제할 수 있는 '함께 결제' 시스템을 특허 출원했습니다"

둘째로, 식권대장에는 회사 공지사항도 올릴 수 있다. 물론 회사가 직원들에게 공지사항을 내리는 방법은 다양하지만, 식권대장은 기존의 툴을 보완할 수 있다.

"많은 회사들이 공지사항을 내릴 때 이메일, 인트라넷, 그룹웨어 등을 사용합니다. 하지만 이메일은 외근을 나가면 못 보는 경우가 많습니다. 한편, 식권대장은 밥을 먹기 위한 서비스인 만큼 접속률이 높은 편입니다. 그래서 식권대장 내 회사들이 공지사항을 올리는 기능을 마련했습니다. 각 회사들도 이를 적극적으로 활용하고자 하는 입장입니다. 다소 딱딱한 이메일, 인트라넷보다 부드러운 느낌도 있지요"

셋째, 식권 대장의 포인트는 제휴 식당뿐만 아니라 프랜차이즈에서도 모바일 상품권 형태로 사용할 수 있다. 덕분에 직원들의 만족도가 높다. 회사에서 제휴한 소수의 식당에서만 쓸 수 있었던 기존의 종이 식권과는 다른 점이다.

넷째, 식권대장은 모바일 식권 지원뿐만 아니라 정산 대행을 담당한다. 이는 총무팀의 편의 향상뿐만 아니라 제휴 식당을 넓히는 효과로 이어진다.

"기존에는 총무팀이 각 식당별로 일일이 결제를 해야 했는데요, 이는 상당히 번거로운 일입니다. 총무팀의 경우 제휴 식당이 늘어나면 일일이 정산해야 하는 곳도 늘어나기 때문에, 식당을 몇 군데로 한정하는 경우가 많습니다. 이것이 직원들의 아쉬움으로 이어졌지요.

하지만 식권대장 서비스를 가입하면 저희가 정산 대행을 하기 때문에 한 번에 처리할 수 있습니다. 기업이 제휴한 식당 수와 상관없이 저희가 모두 처리합니다. 따라서 총무팀은 식권 제작뿐만 아니라 정산도 하지 않아도 됩니다. 주변 식당의 영업 대행도 저희가 담당합니다"

관리 효율을 넘어 생활 밀착형 플랫폼의 가능성 품다

이와 같은 서비스를 갖춘 식권대장은 서비스 초기부터 고객사와 식당들의 반응을 얻었다. 식권대장은 사업 특성상 영업 제휴가 중요한데, 영업 제휴에 그다지 어려움이 없었다. 기업 입장에서는 식대 관리가 간편해지니 긍정적인 반응을 보였고, 식당 입장에서도 단체 고객을 고정으로 받는 셈이니 반응을 보였던 것이다.

"영업 제휴는 주로 기업을 중심으로 하고 있습니다. 기업에서 식권대장 서비스를 이용하겠다고 하면, 식당 입장에서도 단체 고객을 고정으로 받는 만큼 제휴하게 됩니다. 그래서 고객사 영업이 관건이었는데요, 현재는 기업에서 요청을 주는 인바운드만 처리하고 있습니다. 현재 인바인드 비율이 90%입니다"

2015년 6월까지 식권대장과 제휴한 회사는 15곳이며, 7월에는 20여 곳으로 늘어날 예정이다. 제휴한 고객사 중에는 대기업과 중견기업도 있다. 식권대장이 1월부터 시작된 서비스임을 감안하면 고무적인 결과다.

이러한 흐름을 타고 벤디스는 시장을 빠르게 점유하고자 움직이고 있다. 주요 수익 모델은 수수료인데, 최근 이슈가 되는 배달음식 앱과 같은 우려가 생기지 않도록 염두하고 있다.

"수수료는 식권대장 서비스를 도입한 기업으로부터 일정 비율을 받고, 식당에게도 고정매출 대비 일부를 받습니다. 현재는 서비스 도입기인 만큼 낮은 수치로 받고 있으며, 향후에는 5%를 예상하고 있습니다. 또한, 카드 수수료 부분에서 식당 측에 피해를 주지 않고 가져오도록 합니다. 보통 식대를 결제할 때 총무팀이 법인카드를 사용하는데요, 그러면 식당에서 카드 수수료를 부담하게 되죠. 하지만 저희와 거래를 하면 식권대장으로 발생된 금액을 현금으로 입금해 드립니다. 식당 입장에서는 카드 수수료 부담을 덜 수 있는 셈입니다"

식권대장은 종이 식권을 모바일로 전환한 것 이상의 가치를 발휘한다. 식권 문화의 개선이 곧 기업 문화와 복지 개선으로 이어지기 때문이다. 특히 기업의 식대 비용 절감으로 이어지는 효과도 있었다. 향후에는 제휴 식당의 마케팅 툴로 활용될 가능성도 무궁무진하다.

"식권대장은 식권 관리 및 분배를 데이터화했습니다. 식대 관리를 데이터 측면으로 접근한다면, 기업이 직원들에게 보다 효율적이고 가치 있게 식대 포인트를 제공할 수 있다고 생각합니다. 회사 총무팀이 그 동안 알지 못했던 데이터를 발견할 수 있는데요, 예를 들면 직원들이 어떤 메뉴를 좋아하고, 언제 식사 시간이 몰리는지, 언제 야근을 많이 하는지를 알 수 있게 됩니다. 이러한 데이터에 따라 합리적인 복지 정책을 수립해 나갈 수 있습니다.

또한, 식권대장을 도입하고 식대 비용을 절감한 회사도 있습니다. 종이 식권이나 장부를 사용할 경우 '식권깡'과 같이 악용될 소지가 있는데요, 이는 식권이 어떻게 사용되는지 확인하기 어렵기 때문입니다. 하지만 식권대장을 도입하면 실시간으로 지출 상황을 확인할 수 있습니다. 실제로 고객사 중 한 곳은 식권대장을 도입한 뒤, 한 달 만에 약 1,500만 원을 절감하는 효과를 얻었습니다"

이어 조 대표는 "향후에는 식권대장을 통해 사내 문화 개선에 도움이 되는 서비스를 제공하고자 한다"라고 밝혔다.

"사내에서 사용하는 그룹웨어, 이메일 등은 딱딱한 형태입니다. 하지만 식권대장을 통해 공지사항뿐만 아니라 각종 서비스를 말랑말랑하게 제공한다면 어떨까요. 직원들이 회사에 출근해서 가장 즐거워하는 시간은 바로 점심시간인데요, 그 때만큼은 식권대장이 좀 더 재미있는 요소를 제공하고자 합니다. 할인 쿠폰 기능 및 사다리 게임 등의 기능을 넣는다면, 업무시간 외 직장생활에 활력을 불어넣을 수 있을 것입니다"

식권대장은 기업뿐만 아니라 식당의 관리 프로세스도 개선했다. 향후에는 식당의 마케팅 효과에도 도움을 줄 예정이다. 식권대장의 타게팅 유저가 구매력을 갖춘 직장인이라는 것 역시 다양한 가능성을 내포하고 있다.

"식당의 경우, 식권을 분실하면 기업의 정산을 받지 못합니다. 식당대장을 이용하면 모든 내역이 데이터로 남으니, 고무줄로 묶어서 관리하지 않아도 됩니다. 둘째, 식당 근처 직장인들의 메뉴 선호 데이터를 알게 된다면, 식당에서는 고객들이 좋아하는 메뉴를 준비하는 등, 마케팅 전략을 꾀할 수 있습니다. 향후에는 세분화된 마케팅 툴을 제공해 직장인 타겟 마케팅을 할 수 있도록 도울 예정입니다. 장기적으로는 식당대장을 통한 신메뉴 홍보, 할인 이벤트 등의 마케팅 툴을 제공하고자 합니다.

또한, 벤디스는 로컬케어팀을 마련해 식당 관리에 신경을 쓰고 있습니다. 예를 들면 1주일에 한 번씩 가맹점을 방문해 사장님들이 힘들어하는 일을 듣거나, 사장님들이 바빠서 신경을 못 쓰는 일들을 도와주고 있습니다. 디자인 팀에서 식당 메뉴판을 보기 좋게 제작해주거나, 앞치마를 제공해주거나, 어버이날에는 카네이션을 돌리는 등 감성적으로 접근하고 있습니다"

이러한 벤디스의 가능성은 이제 막 첫걸음을 뗀 단계다. 벤디스가 직장인 2,855명을 대상으로 지난 6월 14일 오픈서베이를 통해 설문조사를 진행한 결과, 회사가 외부 식당이나 구내 식당을 이용해 식사를 제공하고 있다는 비율이 52.44%를 차지했다. 즉, 전국 직장인의 50% 가량이 벤디스의 잠재 시장인 셈이다. 벤디스는 올해 고객사 확장에 주력할 예정이다.

"현재는 고객사 확장에 집중하고, 그 과정에서 기업 문화 및 식당에 도움이 되는 요소를 끊임없이 고민하고 테스트할 계획입니다. 아직 사업을 시작한 지 얼마 되지 않은 만큼, 많은 것을 준비하고 개선해 나아가고자 합니다. 장기적으로는 생활 밀착형 직원 복지 플랫폼으로 발전할 계획입니다.

모바일 시대가 되며 많은 것이 스마트폰으로 전환하고 있습니다. 그런데 기업 식권이나 장부의 경우 70~80년대 시스템에 머물러 있었습니다. 벤디스는 이러한 구조를 효율적으로 개선하고, 의미 있는 그림을 만들어 나가고자 합니다"

• 해당 기사에 대한 의견은 IT동아 페이스북(www.facebook.com/itdonga)으로도 받고 있습니다.

글 / IT동아 안수영(syahn@itdonga.com)