그룹웨어 결합된 전자결재 환경, 간단히 꾸미기

이전 기사(http://it.donga.com/19519/)에서 사무실 내 전자결재의 필요성에 대해 알아봤다. 이번에는 직접 전자결재 서비스를 신청해 실제로 이용하는 방법에 대해 살펴보자. 전자결재 시스템을 지원하는 업체는 여러 군데가 있지만 그 중에서도 부담 없이 이용해 볼만한 서비스 중 하나가 바로 가비아에서 제공하는 하이웍스 기반의 전자결재 서비스다. 총 100건에 한해 무료로 이용이 가능하며, 덤으로 체계적인 그룹웨어 시스템까지 함께 쓸 수 있기 때문이다.

이를 이용하기 위해서는 일단 하이웍스(www.hiworks.co.kr) 사이트에 접속, 회원가입을 해야 한다. 회원가입을 하고 그룹웨어 계정을 만든 후 로그인을 하면 하이웍스 오피스의 사용자 화면 페이지가 나타난다. 회사 도메인 기반의 메일 서비스나 웹하드 서비드 등을 이용하려면 유료 결재가 필요하지만, 게시판이나 메신저, 모바일 앱, 주소록이나 일정관리 등은 회원가입만 하면 바로 무료로 쓸 수 있으니 일단 무료 서비스를 이용하면서 서비스의 감각을 익혀보는 것이 좋다.

하이웍스 가입 후 일단은 팀원 초대부터

이렇게 하이웍스 오피스의 관리자가 되었다면 다음은 함께 업무를 볼 다른 팀원들을 추가할 차례다. 좌측 상단의 '관리자' 메뉴로 들어가 '조직관리'의 '추가' 기능을 이용해 팀원을 초대하자. 초대하고자 하는 팀원의 이름과 이메일을 입력한 후 초대장을 발송하면 해당 팀원의 이메일로 초대장이 발송된다. 만약 여러 명을 동시에 초대하고자 한다면 '추가'를 눌러 또 다른 팀원들도 목록에 추가하자. 최대 100명까지 초대가 가능하다

초대를 받은 팀원이 이메일로 전송된 초대장을 통해 간단한 가입과정을 거치면 조직원으로 등록이 된다. 그 후 환경설정으로 들어가 직급이나 직무, 그룹 등을 적절히 설정하면 본격적으로 하이웍스 기반의 그룹웨어, 그리고 전자결재 기능을 이용 할 수 있게 된다.

DB 연동문서와 일반문서의 차이점

이제부터는 실제로 문서를 작성하고 이를 전자결재 해볼 차례다. 문서를 작성해야 하는 팀원은 하이웍스 사용자 페이지에 접속, 좌측 하단의 '전자결재' 메뉴로 이동하자. 그리고 좌측 상단의 '결재문서 작성'을 선택해 문서를 작성하면 된다. 여기서 작성할 수 있는 문서는 '일반문서'와 'DB 연동문서'로 나뉜다.

DB 연동문서는 일반문서와 달리 문서 내용의 일부 내용(기간, 금액, 인원 등)을 별도로 데이터베이스화 할 수 있다. 이렇게 입력된 DB는 나중에 별도로 통계 자료로 관리가 가능하다. 이를테면 DB 연동문서에 입력된 출장일수나 비용 등을 나중에 계산해 별도의 자료로 남겨두거나 열람하고자 할 때 편리하다.

문서를 작성하고자 한다면 일단 문서의 종류부터 선택하도록 하자. 하이웍스에는 초기 상태부터 증명서, 회의록, 지출결의서, 보고서 등 몇 가지 문서 양식이 준비되어있다. 만약 이 외의 문서 양식이 필요하다면 좌측 전자결재 메뉴의 하위에 있는 '결재양식 등록'에서 새로 추가가 가능하다.

순차 결재와 병렬 결재 여부, 그리고 결재선의 설정

일단 일반문서 중 '휴가원'을 선택해 문서 작성을 해보자. 문서의 작성 자체는 간단하다. 우선 기한이나 결재방법, 공개여부, 보존연한 등을 설정하게 되는데, 이 중 주목 할만한 항목은 ‘결재 방법’이다. 여기서 ‘순차 결재’와 ‘병렬 결재’ 중 하나를 고르게 되는데, 이는 결재자가 2명 이상일 때 유용하다. A결재자가 반드시 먼저 결재를 한 후에 B 결재자가 결재를 마쳐야 문서의 효력이 발생하는 경우라면 순차 결재, 결재 순서에 상관 없이 모든 결재자가 결재를 마치면 되는 문서라면 병렬 결재를 선택하면 된다.

결재방법까지 설정을 했다면 다음은 결재선을 설정할 차례다. '결재' 항목에는 이름 그대로 해당 문서를 결재할 대상을 설정하며, '합의' 항목에선 해당 문서의 결재에 외부 조작의 동의나 협조가 필요한 경우 해당인을 설정한다. 그 외에 결재나 합의에는 참여하지 않지만, 해당 문서를 직접 수신 받는 팀원을 설정하거나 문서의 열람이 가능한 부서를 지정하고자 한다면 '수신'과 '열람부서' 항목도 설정하도록 하자. 이러한 과정을 거쳐 서류 작성이 완료되면 우측 하단의 '결재 올리기'를 선택하자. 이렇게 올라간 문서는 목록으로 확인이 가능하며 기안일이나 결재일, 결재 상태 등을 곧장 확인이 가능하다.

올라온 결재용 서류 결재하기

이렇게 결재서류가 신청되었으면 다음은 결재자가 결재를 할 차례다. 결재자가 하이웍스에 로그인을 해서 좌측 메뉴를 살펴보면 전자결재 메뉴에 결재를 기다리는 문서의 수가 표시된다. 이를 클릭해 결재에 들어가자. 해당 문서에 들어가보면 자신이 결재해야 하는 결재 항목에 '결재하기' 버튼이 생성된 것을 알 수 있다, 이를 클릭하면 결재가 가능하다. 다만, 문서의 내용에 문제가 있다고 생각되면 '반려'를 선택할 수도 있으며, 일단 문서 내용만 확인하고 나중에 결재 여부를 정하고 싶다면 '검토'를 선택하자.

그리고 만약 결재를 해야 하는 담당자가 2명 이상인데 2명 모두의 결재 완료를 기다리기 힘들 정도로 급박한 사안이라고 판단된다면 '전결'을 선택할 수도 있다. 이렇게 하면 다른 결재자의 결재 여부와 상관 없이 해당 문서는 처리가 완료된다. 이렇게 결재가 완료된 문서 역시 목록으로 확인이 가능하다.

기존 문서양식의 수정, 새로운 양식의 추가

앞에서 이야기한 것처럼 하이웍스에는 몇 가지 결재용 문서 양식이 준비되어 있다. 일반적으로 많이 사용하는 문서 양식은 대부분 있지만 회사 특성에 따라 전혀 다른 새로운 문서양식이 요구될 때도 있다. 이 때 관리자는 전자결재 메뉴의 '관리자 설정'을 이용, '결재 양식 목록'을 통해 기존 문서의 양식을 수정하거나 완전히 새로운 내용의 문서 양식을 등록할 수도 있다.

해당 메뉴의 하단에 있는 '결재 양식 등록'을 선택하면 새로운 문서 양식의 등록이 가능하다. 문서 양식을 만드는 과정은 MS워드나 아래아한글과 같은 워드프로세서에서 문서를 작성하듯 화면에 떠 있는 자체 편집기를 이용해 만들면 된다. 글자나 수식 입력, 표 만들기, 함수 지정 등 여느 문서 편집기와 유사한 기능을 가지고 있다.

만약 이 편집기에 익숙하지 않다면 외부 편집기에서 작성한 내용을 복사해서 붙여 넣기 하는 것도 가능하다. 다만, 이러한 경우엔, 일부 서식이 깨지거나 제대로 표시되지 않는 경우도 있다. 이러한 경우를 대비해 하이웍스 자체 편집기 상단에는 MS워드에서 작성한 문서 내용을 오류 없이 붙여 넣기 할 수 있는 별도의 기능 버튼이 있다. MS워드를 이용해 문서양식을 작성하는 경우가 잦다면 애용할 만한 기능이다.

참고로 이 메뉴에서는 일반 문서 외에 DB 연동 문서의 양식도 작성할 수 있다. 하이웍스 편집기 상단 우측의 'DB 항목 사용 여부'에서 '사용'을 선택하면 해당 문서 양식에서 DB화 할 항목을 5가지까지 지정할 수 있다. 금액이나 인원, 일수, 수량 등의 변수를 지정한 후 이를 DB로 관리하고자 할 때 편리한 기능이다.

월 100건 결재까지는 무료로 이용가능

이 정도의 요령만 있으면 누구나 손쉽게 전자결재 환경을 사무실에 도입할 수 있을 것이다. 앞서 설명한 것처럼 무료 서비스 상태에서도 100건까지는 전자결재가 가능하니 초기 부담도 적다. 만약 100건을 결재한 후에도 계속 전자결재를 이용하고자 한다면 관리자 메뉴의 전자결재 항목에서 'Pro 전환'을 클릭해 유로 서비스 신청 메뉴로 이동 한 후 '관리'를 통해 무제한 전자결재 서비스를 신청하자. 요금은 월 4만원이며, 12개월분 이상을 한꺼번에 신청하면 할인 요금이 적용된다. 다음 기사에서는 그 외의 부가 기능, 그리고 모바일 연동 전자결재에 대해 살펴볼 예정이다.

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글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)