가비아 메일, 아웃룩과 스마트폰에서 이용하기

가비아에서 제공하는 하이웍스 기반의 메일 서비스를 이용하는 방법은 여러 가지가 있다. 웹브라우저를 이용, 전용 관리콘솔을 통해 접속할 수도 있고 아웃룩이나 메일 앱과 같은 외부 메일 소프트웨어를 이용하는 방법, 그리고 가이아 전용 모바일 소프트웨어인 '하이웍스 앱'을 이용할 수도 있다.

이 중에 가장 다양한 부가기능을 쓸 수 있는 것은 역시 웹브라우저를 통한 하이웍스 관리콘솔이다. 단순히 일반메일을 주고 받는 것뿐 아니라 공용메일이나 멀티메일과 같은 특수메일을 이용할 수 있으며 주소록, 계산서 일정관리와 같은 하이웍스 고유의 그룹웨어 기능도 쓸 수 있기 때문이다.

하지만 단순히 메일만 주고받고자 할 때, 혹은 가비아 메일 외의 다른 메일까지 한꺼번에 관리하고자 한다면 외부 메일 소프트웨어를 이용하는 것이 더 편할 수 있다. 특히 아웃룩이나 스마트폰용 메일 앱을 이용하면 해당 시스템의 다른 기능과 연동도 가능하다. 외부 소프트웨어에서 가비아 메일을 이용하기 위해서는 일단 해당 팀의 관리자가 이를 허용해야 한다. 관리자라면 하이웍스 관리 콘솔의 오피스 관리 메뉴로 이동, '매니지드메일'에 있는 'POP3/SMTP 설정'의 '사용함'을 선택하고 저장하자.

참고로 이 설정에는 외부 메일(POP3) 이용 시 메일의 저장 방법을 정하는 하위 옵션이 있다. 만약 하이웍스 관리콘솔에서도 메일을 자주 확인한다면 '서버에 원본저장'으로 설정하자. 이렇게 하면 외부 메일 소프트웨어에서 가져간 메일이 삭제되지 않고 서버에 남아있으므로 외부 소프트웨어에서 메일을 수신하더라도 나중에 하이웍스 관리콘솔을 통해 메일을 재확인할 수 있다.

아웃룩에서 가비아 메일 이용하기

가장 대표적인 PC용 메일 소프트웨어라면 역시 MS오피스의 아웃룩(Outlook)이다. 여기서는 최신 버전인 아웃룩 2013을 기준으로 설명하지만 하위 버전 역시 기본적인 방법은 크게 다르지 않으므로 참고하자.

우선 아웃룩을 실행한 후 상단의 '파일'을 클릭해 계정정보를 연 뒤 '계정추가'를 선택하자. 그 후 '전자 메일 계정'을 선택하고 '다음'을 클릭, 본격적인 계정 설정을 시작하자. 여기선 우선 '수동으로 서버 설정 또는 추가 서버 유형 구성'을 선택한다.

아웃룩 2013에서는 이 단계에서 다양한 선택기가 등장한다. 'POP 또는 IMAP'을 선택, 다음으로 진행, 계정 추가를 한다.

계정추가 메뉴에서는 사용자 이름 및 메일 주소, 서버 정보 등을 바르게 입력해야 한다. 만약 life1@hiworkslife.com라는 메일 계정을 가진 '라이프1'이라는 사용자라면 사용자 이름과 전자 메일 주소를 그대로 입력하고 서버 유형은 POP3로 지정하자, 받는 메일 서버와 보내는 메일 서버는 각각 mail.회사계정(hiworkslife.com 등)로 입력하면 된다.

그 후 사용자의 로그온 정보(ID와 비밀번호)를 입력한 뒤 '기타 설정'을 클릭해 인터넷 전자 메일 설정을 띄우자. 이곳에는 3개의 탭이 있는데 일단은 '보내는 메일 서버'를 선택한다. 여기서 '받는 메일 서버와 동일한 설정 사용'에 꼭 체크를 해야 한다.

다음에는 같은 메뉴의 '고급'탭으로 이동한다. 이곳에서 보내는 메일 서버 항목의 포트번호를 587로 입력한다. 그리고 아웃룩에서 받은 메일을 웹의 하이웍스 관리콘솔에서도 동시에 확인하고자 한다면 '서버에 메시지 복사본 저장' 항목에도 체크를 해 두는 것이 좋다. 모든 설정을 끝냈으면 '확인'을 눌러 창을 닫도록 하자.

이렇게 하면 모든 설정이 끝났다고 할 수 있다. 정상적으로 메일 송수신이 이루어지는지 확인해보고자 한다면 '계정 설정 테스트'를 클릭해 테스트를 진행하자. 문제가 없다면 이제부터 아웃룩에서 본격적으로 가비아 메일을 주고받을 수 있다.

안드로이드 스마트폰에서 가비아 메일 이용하기

모든 안드로이드 스마트폰이나 태블릿은 구글에서 제공하는 메일 앱을 포함하고 있다. 이를 통해서도 당연히 가비아 메일의 이용이 가능하다, 이하의 설명은 삼성의 갤럭시 시리즈를 기준으로 작성된 것이지만 타사의 안드로이드 제품도 크게 다르지 않으니 참고하자, 우선 '메일' 앱을 실행한 후 '직접 입력'을 선택하자.

그 후 사용자의 가비아 이메일 주소와 비밀번호를 정확히 입력한 후 '다음'으로 이동, 메일 계정의 종류를 설정한다. 여기서는 'POP3 계정'을 선택해야 한다.

이제부터는 메일을 받는 서버와 보내는 서버의 설정을 할 차례다. 이곳에서는 POP3 서버 항목과 SMTP 서버 항목은 모두 mail.회사계정(hiworkslife.com 등)으로 설정하며, 포트 번호는 받는 서버는 110, 보내는 서버는 587로 설정한다, '로그인 필요' 역시 체크해 두어야 한다.

다음은 이메일 계정의 동기화 및 피크 주기의 설정이다. 동기화는 스마트폰과 가비아 서버간의 메일 수신 상태를 동일하게 만드는 것, 피크는 정해진 시간마다 새로운 이메일의 수신 여부를 확인하는 기능이다. 초기값은 15분이지만, 사용자의 취향에 따라 시간을 달리 하는 것도 가능하다.

이 모든 설정을 정상적으로 끝냈다면 계정이름과 사용자 이름을 설정한 뒤 '완료'를 누르면 된다. 이제부터는 해당 안드로이드 스마트폰의 메일 앱을 통해 가비아의 이메일을 이용할 수 있다.

아이폰에서 가비아 메일 이용하기

아이폰이나 아이패드와 같은 iOS 기반의 모바일기기의 메일 앱에서도 당연히 가비아의 메일을 이용할 수 있다. 이하 설명은 iOS7 기준이다.

'설정'으로 들어가 'Mail, 연락처, 캘린더', '계정추가' 순으로 선택한 후 메일 종류에서 '기타'와 'Mail 계정 추가'를 차례로 선택하자.

새로운 계정 메뉴가 나오니 여기서 사용자의 이름 및 이메일, 암호 및 설명을 그대로 입력해주면 된다. 그리고 '다음'을 눌러 서버 설정을 한다. 상단의 계정 유형이 IMAP이 아닌 POP으로 되어있는지를 확인한 후 받는 메일 서버 및 보내는 메일 서버의 호스트 이름을 mail.회사계정(hiworkslife.com 등)으로 입력해 주자. 그 후 '저장'을 누르면 나오는 SSL 미사용 여부는 '아니오'를 선택한다.

위와 같은 과정을 거치면 'Mail, 연락처, 캘린더' 설정메뉴에 가비아 메일 계정이 생성된다. 하지만 이대로는 정상적인 메일 송수신을 할 수 없으므로 추가적인 작업이 필요하다. 우선 계정 목록 중에 방금 생성한 가비아 메일 계정을 선택한 후 '고급'을 선택하자.

이곳에서 SSL 사용은 비활성화 되었는지, 그리고 서버 포트는 587로 되어있는지를 확인하고, 그렇지 않다면 수정한다. 이러한 과정을 거친 뒤 ‘완료’를 누르면 해당 아이폰에서 가비아 메일을 이용할 수 있게 된다.

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글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)