[MS오피스365 특집] 기업형 이메일은 달라야 한다

'익스체인지 온라인'으로 이메일 사용 환경 개선한 액토즈소프트

액토즈소프트(www.actoz.com)는 ‘미르의전설’, ‘천년’, ‘드래곤네스트’ 등의 온라인 게임으로 유명한 게임 개발 1세대 기업이다. 1996년에 창업되어 여러 온라인 게임을 중국, 대만, 일본, 북미, 유럽 등지에 수출하면서 상장기업으로 발돋움했다. 또한 게임 개발 외 게임 관련 애니메이션이나 음반, 서적, 액세서리, 펜시용품 관련 사업부문에도 역량을 집중하고 있다. 이처럼 사업 부문이 다양해 짐에 따라 업무 시스템도 개선 및 확장이 불가피하게 됐다. 무엇보다 이메일 송수신 시스템을 개선해야 했다. 이메일에 첨부된 파일을 통한 보안 위협이 최근 들어 부쩍 증가했기 때문이다. 특히 게임 사용자와 이메일을 주고 받을 기회가 많아 이메일 보안 강화가 시급했다.

이에 액토즈소프트는 이메일 보안 수준을 강화하기 위해 여러 가지 메일 보안 솔루션을 검토했다. 또한 IT 트렌드의 흐름에 따라 기존의 서버형 솔루션이 아닌 인터넷 기반의 클라우드형 솔루션을 우선 고려했다. 액토즈소프트 시스템팀 송석명 팀장에 따르면, 온라인 게임의 특성 상 메일을 통한 게임 해킹 시도가 잦아 사용자로부터 수신된 이메일(첨부 파일 포함)을 열어 보기 전에 취약점을 점검할 수 있는 솔루션이 필요했다고 한다.

송 팀장의 최종 선택은 마이크로소프트 오피스365의 ‘익스체인지 온라인’이다. 송 팀장은 솔루션 구축 비용이나 운영/관리 비용 측면, 안정성 측면, 기술 지원 측면 등에서 클라우드 형태의 이메일 솔루션이 필요했고, 오피스365의 익스체인지 온라인이 그 요구에 충족했다고 밝혔다.

도입 후 무엇이 달라졌나
익스체인지는 기업 내 업무용 그룹웨어 서비스를 제공하는 마이크로소프트의 기업용 소프트웨어다. 그렇다 보니 익스체인지 도입은 업무 시스템 전체를 교체해야 하는 대공사로 인식하는 게 일반적이다. 전산시스템 담당자라면 달가울 리 없다. 그럼에도 송명석 팀장이 익스체인지를 선택한 이유는 세 가지, ‘비용, 운영, 보안’이다.

우선 인터넷 기반의 클라우드 형태라 초기 구축/도입 비용이 현저하게 저렴하고 구축 시간도 짧다. 물론 사용하는 계정만큼 매달 사용료를 지불해야 하지만, 유지보수 인력을 따로 보유하지 않아도 되니 비용 지출에 대한 부담은 그리 크지 않다는 게 송 팀장의 설명이다. 더구나 이전부터 마이크로소프트와는 기업간 계약(EA, Enterprise Agreement)이 되어 있어 사용료 할인 혜택도 받았다고 한다. 전반적인 운영 및 기술 지원은 마이크로소프트가 담당하며, 이로 인한 추가 비용이 없다. 자사 제품이니 자사 인력이 아무래도 기술 지원은 빠르고 정확하기 마련이다. 또한 마이크로소프트가 직접 관리하는 솔루션을 사용하는 거라 보안 측면으로도 대단히 유리하다. 특히 이전보다 스팸 메일과 해킹시도 메일(제로데이 공격 등)이 대폭 줄어들었다는 점에 만족한다고 송 팀장은 강조했다.

액토즈소프트는 지난 6월, 마이크로소프트와 함께 2주에 걸쳐 사내 이메일 서버를 익스체인지 온라인으로 교체했다. 첫 주에는 메일 데이터 이전(마이그레이션) 작업을, 둘째 주에는 계정 정리 작업을 순차적으로 진행했다. 물론 큰 문제 없이 잘 완료되어 직원들은 평소대로 이메일 업무를 처리하고 있다.

액토즈소프트의 임직원들은 익스체인지 온라인 도입 후 현저하게 달라진 점을 메일(사서함) 용량으로 꼽았다. 이전에는 500MB에 불과한 메일 저장 공간이 25GB로 40배 이상 늘어났기 때문이다. 대용량 메일로 인해 늘 메일함을 정리해야 했던 직원들에게는 희소식이 따로 없다. 그렇다 보니 메일함 공간 부족으로 인한 시스템팀 지원요청도 대폭 줄었다. 메일 문제의 주 원인이 메일함 공간 부족이었기 때문이다.

또한 직원들은 외부에서도 웹 브라우저나 스마트폰 등을 통해 자유롭게 이메일을 송수신 할 수 있는 편의성도 긍정적으로 평가했다. 특히 최근 7인치~10인치 화면의 태블릿PC를 사용하는 직원들의 반응이 더욱 그러했다. 클라우드 형태의 서비스다 보니 그동안 송수신한 이메일 데이터를 어디서든 이용할 수 있어 편리하다는 평가다.

한편 송 팀장이 속한 시스템팀에 따르면, 익스체인지 온라인 도입 후 임직원들의 기술지원 요청이 현격히 줄어들어 업무 효율이 높아졌다고 한다. 500MB 메일 공간 부족 문제가 어느 정도 해결됐기 때문이다. 이전처럼 출근 직후 오전 시간을 이메일 문제 지원 때문에 허비할 필요가 없게 된 것. 시스템팀 입장에서는 만약 메일 보안 솔루션을 추가 도입했다면, 이 역시 관리 대상이니 결국 업무량만 늘어나게 되는 셈이다. 이에 비해 익스체인지 온라인은 운영에 대한 모든 것이 마이크로소프트 쪽에 위치하니 메일 시스템 관리로 인한 시스템팀의 업무 부하는 ‘제로’가 된다. 시스템팀은 이 점을 실질적인 변화로 꼽았다.

아울러 마이크로소프트의 보안 기술이 적용되니 악성코드 메일이나 스팸 메일, 광고성 메일 등도 기존보다 1/10 수준으로 줄었다는 결과도 나왔다. 예전에는 하루 평균 50통에서 많게는 100여통까지 수신되는 스팸메일을 삭제하느라 업무시간을 허비하곤 했는데, 이제는 전직원의 업무 시간을 그만큼 아낄 수 있으니 업무 능률도 향상될 것으로 기대하고 있다.

엑토즈소프트는 이후 익스체인지 온라인을 사내 ERP(전사적자원관리) 시스템 및 고객 지원 툴과도 연계함으로써, 이메일 업무를 통해 전반적인 업무 처리가 가능한 모바일 업무 환경을 조성할 계획이다. 송명석 팀장은 이메일 환경 변화로 인해 기업의 대내외적 이미지까지 개선될 수 있다는 점을 이번 익스체인지 온라인 도입으로 깨닫게 됐다고 말했다.

글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)