디지털 전략에 진심인 IBK 기업은행, '두레이(Dooray!)'로 협업문화 가속

[IT동아 남시현 기자]

“두레이(Dooray!)를 도입한 지 3개월밖에 안돼 사내 문화가 바뀌었다고 판단하기는 이르다. 하지만 우리가 협업 툴이 어떤 것인지 알게 되고, 각 부서의 직원들이 이에 대한 얘기를 많이 나누면서 업무에서 비효율적인 부분들을 몸소 느끼기 시작했다. 업무용 도구와 시스템적인 관리를 통해 비효율을 인지하는 단계에 접어들었고, 시간이 더 지나면 일하는 방식부터 업무 문화 전반에 이르는 변화들이 일어날 것으로 본다”

IBK 기업은행 디지털혁신부 소속 문영식 차장은 NHN두레이(NHN Dooray!)의 협업 툴인 두레이 도입을 계기로 점진적으로 회사 문화가 바뀌어 나갈 것으로 기대하고 있다. IBK 기업은행은 1961년 설립된 금융위원회 산하 기타 공공기관이자 국책 특수은행이다. 중소기업의 금융지원을 위한 은행인 만큼 기업금융 서비스를 중심으로 개인 금융, 연금, 외환, 카드, 자산운용 등 다양한 금융 서비스를 제공하고 있으며 기업은행 전반의 디지털전환을 추진, 지원하는 곳이 디지털그룹이다.

인터뷰에 응한 문영식 차장과 박시환 대리는 디지털그룹 산하 디지털혁신부 디지털제휴팀 소속이며, 현재 두레이 도입과 확산을 전담하고 있다. 금융업계의 협업툴 도입의 현주소를 들어보고자 두 사람을 만나보았다.

디지털혁신부, IBK 기업은행의 디지털 사업 전반을 위한 부서

디지털혁신부는 IBK 기업은행의 디지털 전략 및 신사업을 기획·추진하는데 초점을 맞춘다. 전행 AX/DX 전략 수립, 디지털 KPI(핵심성과지표) 운영, 디지털 제휴 및 신사업 추진, 디지털자산TF 총괄, 디지털 고객경험 혁신 등의 업무를 수행하며, 오픈이노베이션 프로그램인 ‘IBK 1st Lab’도 디지털혁신부에서 운영 중이다.

문영식 차장은 2013년에 입행해 8년 간 영업점에서 근무했고, 2021년에 디지털혁신부에 참여했다. 첫 3년 정도는 IBK 1st Lab에서 오픈이노베이션 업무를 담당하다 현재 디지털제휴팀에서 디지털제휴 및 신사업 기획·추진, 업무환경 디지털화, 디지털 자산 TF 업무 등을 진행 중이다. 박시환 대리는 2021년에 입행해 2년 간 영업점 경험을 쌓았고, 2023년부터 디지털혁신부로 자리를 옮겨 디지털 KPI, 한국은행 CBDC(중앙은행 디지털 화폐) 테스트를 담당했다. 현재는 협업툴 두레이 등 직원용 디지털서비스 및 시스템을 운영 중이다.

“두레이 도입에 11개월 소요··· 업무 효율화를 위해 미룰 수 없었다”

IBK 기업은행은 공공기관과 금융사라는 두 가지 특수성을 모두 갖춘 조직이어서 새로운 서비스나 기능 도입을 도입할 때 철저한 보안을 필요로 한다. 그렇다 보니 사내 소통은 사내 메신저, 메일, 전화를 주로 활용했고, 부가적으로 전자결재나 업무 포털 내 간단한 협업기능 등을 활용하는 정도였다.

박시환 대리는 “협업툴 도입 전에는 메신저로 연락을 취하거나, 정중한 요청이나 업무 공유는 메일을 썼다. 결재는 일반적으로 전자결재를 사용하며, 사내 공지가 있으면 시행문을 게시해 공지했다. 협업툴이 없으니 주기적으로 회의해 내용과 작성된 자료 등을 공유하는 식으로 진행했다.”라고 말한다.

그 과정에서 자연스레 업무는 비효율적으로 진행됐다. 문영식 차장은 “마일스톤에서만 보고서라는 산출물을 통해 진행상황이 제한적으로 공유되었고 그 외에는 담당자만 히스토리를 알고 있었다. 업무 공유가 안되다 보니 팀장은 팀원들의 업무나 상황을 수시로 체크해야 했고 각 팀원끼리 서로 어떤 일을 하고 있는지 잘 모르는 경우도 많았다. 관리자 직급은 전체 팀 업무 및 프로젝트를 목록화해 관리해야 했다”라고 말했다.

이 모든 업무 과정을 통합하고 효율화한 서비스가 두레이다. 문영식 차장은 “2023년부터 협업툴에 관심을 갖고 다양한 솔루션을 검토했지만 내부에 구축하는 설치형의 경우 도입에 상당한 제약이 있었다. 내부 구축을 위해서는 대규모 정보화사업 예산과 시간, 복잡한 현행 시스템과의 통합 작업 등이 필요했기 때문이다. 그러다 2024년 금융위에서 망분리 규제 완화 가이드라인을 통해 기업은행도 SaaS(서비스형 소프트웨어)로 내부 구축 없이 신속한 협업툴 도입이 가능해졌고, 공공기관인 IBK 입장에서 가장 적합한 서비스는 두레이였다. 그래서 2024년 9월에 두레이 도입이 결정됐다”라고 말했다.

이어서 “혁신금융서비스는 2024년말에 승인이 났고, 2025년 11월 서비스 오픈까지 11개월이 걸렸다. 내부망과 외부 클라우드서비스를 연결하는 첫 사례였던만큼 보안을 꼼꼼하게 신경썼다. 국정원 보안성 검토, 금융보안원 보안대책 평가 및 자체 보안 대책 마련에만 7개월 이상이 소요됐고, 안전한 시스템을 마련한 후에 정식으로 내부에 서비스를 오픈했다”라고 말했다.

“조직별, 팀별 프로젝트 관리부터 자료 공유·요청·편집 모두 두레이로 해결”

지난해 11월 도입을 시작해 3개월이 지났고, 현재 디지털그룹에서는 100% 협업툴 전환이 이뤄진 상황이다. 아직 사용기간은 짧지만 업무 절차 부분에서는 많은 부분이 변했다고 말한다. 문영식 차장은 “두레이의 핵심은 프로젝트다. 팀이나 조직별로 진행 중인 협업들을 두레이에 프로젝트를 생성해서 관리한다. 모든 업무들은 상세하게 정의되고 담당자와 기일이 지정되며 히스토리와 산출물이 함께 관리 및 공유된다”라고 말했다.

또한 “여러 부서·팀이 협업하는 태스크포스 성격의 프로젝트도 두레이를 통해 프로젝트를 관리한다. 두레이로 소통하고 프로젝트 일정, 산출물, 회의록 등도 모두 두레이를 통해 효과적으로 관리된다”라고 설명했다

두레이를 통해 가장 피부에 와닿는 변화는 자료 취합 업무다. 박시환 대리는 "기존에는 여러 부서/팀의 회의자료를 취합하기 위해 각 부서 담당자에게 양식과 요청사항을 메일로 보내고 정해진 기일까지 각 부서에서 작성한 내용을 메일로 회신받아 회의자료 작성 담당자가 일일이 메일을 열고 파일을 다운받아 한 판에 취합했다. 이제는 메일 없이 두레이 문서공동편집으로 참여 인원이 모두 동시에 작성하고 있어 별도의 제출과 취합 업무가 불필요해졌다" 라고 설명했다.

박시환 대리는 드라이브 기능을 장점으로 꼽았다. 박시환 대리는 ”기존 공유용 저장 공간은 각 팀에 정해진 용량을 팀원 전체가 사용하는 구조로, 효율적인 용량 사용을 위해 문서 정리 등을 진행해야 했다. 두레이를 도입하며 공유 클라우드가 생겼고, 공동 편집이나 특정 사용자를 호출하는 등의 협업도 지원한다. 처음 프로젝트에 참여할 때 설명하고 나면 참여인원이 알아서 기록이나 대화를 보호 흐름에 맞춰 협업을 이어나갈 수 있다”라고 말했다.

회사 내부 서비스로 부족함이 있던 부분도 두레이로 고도화했다. 문영식 차장은 “기존 행내 캘린더는 일정 기록만 됐다. 두레이의 캘린더 기능은 직원 간 공유는 물론 프로젝트 내 업무를 링크하거나 두레이 드라이브 내 파일을 참조로 걸 수 있다. 캘린더와 업무, 드라이브를 연동해 일정관리를 훨씬 더 고도화했다"라고 말했다.

박시환 대리는 “공공기관 특성상 담당자가 종종 바뀌고, 인수인계가 매우 중요하다. 두레이 위키를 활용해 협업 시 책임자나 관리 방안, 규칙 등을 기재하고 공유하며 참여자가 직접 업데이트한 뒤 향후 인수인계 용도로 쓰고 있다”라고 덧붙였다.

“쉽지 않은 협업 툴 전사 도입, 부서 단위나 관리가 교육으로 풀어나가”

기업은행과 같이 큰 조직에서 오랜 기간 형성된 업무 방식과 문화를 단숨에 바꾸기는 어렵다. 문영식 차장과 박시환 대리는 가능한 효율적으로 두레이가 안착할 수 있도록 관리자 혹은 부서별 맞춤 교육으로 차근차근 도입을 진행 중이다. 문영식 차장은 “디지털그룹과 IT/디지털 유관부서에서는 두레이 전환이 많이 이뤄졌고, 체감할 수 있는 변화도 느껴진다. 하지만 이외 부서들은 그렇지 않다. 이에 초기 도입 시 설명회를 진행하고, 각 부서/팀 단위로 어떻게 도입하고 쓰는 게 효과적일지 컨설팅을 한 뒤에 교육 과정을 만들고 있다”라고 말했다.

이어서 “팀 단위로 도입했을 때 가장 도움이 되는 건 팀 관리자다. 팀 업무 현황을 한눈에 파악하고 관리할 수 있다. 팀장이 쓰면 팀원들도 알아서 활용한다. 다만 새로운 업무도구를 활용하는데 아직 서툴러서 시행착오를 겪는 직원들도 많고, 협업툴을 제대로 쓰려면 조직이 일하는 방식이나 공유하고 소통하는 문화도 변화해야 하는데 그런 부분에서 어려움을 느끼거나 아직 어색해 하는 직원도 많다. 다만 기존 방식에 비해 중복되는 업무를 크게 줄이고 관리자와 실무자에게 도움을 주는 부분이 많아서 팀 별로 맞춤형 도입을 유도하고 있다”라고 한다.

두레이, 부서 간 격벽 부수고 AI 도입 발판 될 것

박시환 대리는 “그동안 팀 간의 사일로(격벽)가 있었는데 이 부분이 상당 부분 완화되고 있다. 이런 비효율적인 부분은 앞으로 좋은 변화를 맞게 될 것이다. 최근에는 업무 전반에 AI로 혁신하자는 목소리도 많이 나오는데 그에 앞서 일하기 편하고 좋은 환경을 미리 만들어놔야 한다는 생각이다. 앞으로 협업 툴에 AI까지 붙는 다면 업무 관리나 협업을 위한 새로운 문화가 만들어질 것”이라고 말했다.

마지막으로 문영식 차장도 “금융기관이 성장하려면 AI 전환이 필수다. 지금은 각 임직원이 개인 PC에 각자 업무 자료를 보유하고 대부분의 산출물은 한글 문서로 작성되고 제한적으로만 공유되는 상황이어서 AI 활용에 친화적인 환경으로 보긴 어렵다. 조직 전반에 생성형 AI가 효과적으로 붙으려면 일단 전사 업무 데이터와 지식들이 한 곳에서 체계적으로 관리되고 있어야 한다. 두레이는 이를 위한 기반이 되는 공간이고, 협업툴이 성공적으로 안착하면 AX도 한층 더 쉽게 이뤄낼 것”이라고 말했다.

IT동아 남시현 기자 (sh@itdonga.com)