연구기관의 디지털 전환, KETI는 ‘NHN두레이’에서 해답 찾아

[IT동아 남시현 기자]

“과거에는 연구자들이 프로젝트 관리와 커뮤니케이션을 위해 다양한 협업툴을 부서나 팀 단위로 자체 활용하는 상황이었다. 그룹웨어와 메일 시스템, 메신저 또한 각각 다른 플랫폼을 사용해 왔다. 현재는 기관의 주요 시스템을 NHN두레이로 통합했다. 통합된 협업 서비스 이용 후 기관의 만족도는 양적으로나 질적으로 모두 크게 높아졌다”

정기봉 한국전자기술연구원(이하 KETI) 경영기획실 선임은 2019년 기관에 입사했다. 초반에는 기관 내 시스템 개발 운영 및 정보화에 초점을 맞췄으나, 2023년부터는 조직 내 정보화 전략 수립과 디지털 전환, 기술 혁신 방안 등을 연구하고 있다. 대망의 첫 단추로 꿰어낸 프로젝트가 NHN의 협업 툴 두레이였다. 경기도 성남의 KETI 본원을 방문해 전략기획본부의 협업 툴 도입 흐름과 과정을 짚어봤다.

설립 34년 차 맞은 KETI, 디지털 전환으로 연구 효율화 구상

KETI는 전문생산기술연구소를 설립 및 지원하는 내용을 담은 산업기술혁신 촉진법 제42조를 근거로, 1991년 전자부품종합기술연구소로 처음 설립됐다. 이후 1999년 산업자원부 산하 독립법인인 전자부품연구원으로 전환되었으며 2020년 한국전자기술연구원으로 기관명을 변경했다. 설립 초기에는 전자부품 국산화와 기술 지원에 주력했으나, 현재는 전자·산업 분야의 선도 기술을 개발하고 기업의 기술혁신과 사업화를 견인해 전자산업의 글로벌 경쟁력을 강화하며, 기업 대상으로 신뢰성 시험, 평가, 분석, 연구장비 활용 지원 등의 업무를 수행한다.

조직은 크게 소재부품/에너지 연구소와 지능융합연구소 두 개를 필두로, 12개의 본부와 36개 연구센터로 나뉜다. 본부 중에는 가전, 에너지, 전장 분야의 핵심 기술 등을 개발하는 광주지역 본부와 생명, 나노기술, 콘텐츠, 전장 기술 등을 다루는 전북지역본부, 제조 혁신, 방위산업, 우주 항공 등을 연구하는 동남권 지역 본부가 전국 각지에 있다. 정기봉 선임은 12개 본부 중 한 곳인 전략기획본부에 있는 경영기획실 소속이다.

경영기획실의 구체적인 업무 범위와 본인의 역할에 대한 소개를 부탁했다. 정기봉 선임은 “전략기획본부와 경영관리본부는 연구원의 비전 수립과 기관 운영, 연구 지원을 주로 담당하고 있다. 입사 당시에는 시스템 개발 및 연구원 내 정보화 업무 등을 주로 추진했으나, 현재는 정보화 전략 계획을 바탕으로 기관의 중장기 디지털 전환 로드맵 수립, 데이터 기반의 전략 발굴 등이 주요 업무”라고 소개했다.

전국 각지로 흩어진 조직이 원활하게 소통할 수 있는 업무 환경도 구축 중이다. 정기봉 선임은 “연구 분야나 지역적 특성에 따라 프로젝트를 수행하는 경우가 많기 때문에 조직 간 긴밀한 협업이 쉽지 않았다” 라며 “기존에는 전화나 메일 등 개별적 소통에 의존했으나, 현재는 두레이를 통해 소통과 업무 공유를 더 효율적으로 진행할 수 있는 기반을 마련하고 있다”라고 말했다.

NHN두레이 도입 반년, 도입부터 일하는 방식까지 어떻게 바뀌었을까?

KETI는 2023년 10월부터 협업 툴 도입을 검토했고, 기능 면에서 도입 협업 툴 후보군을 세 개까지 줄였다. 그 뒤 2024년부터 희망 부서를 대상으로 개념 증명(PoC)을 진행했다. 사전 도입 단계에는 약 100여 명이 참여했는데, 기존에 자체적으로 협업 툴을 도입해 활용하던 사용자도 적지 않았다.

정기봉 선임은 “기존에 사용하던 협업툴의 주요 기능들이 두레이에서 대부분 지원되었고, 기관에서 공식적으로 협업툴을 제공한다는 점에 대해서 긍정적인 반응이 있었다. 특히 모바일 환경에서도 원활하게 사용할 수 있다는 점 또한 사용자들에게 큰 호응을 얻었다. 메일과 메신저로 소통하는 부분을 두레이 메신저, 메일로 대체한 점도 긍정적이었다. 두레이 도입 이후 누락되는 공유 내용이 사라지면서 구성원 간의 전반적인 협업 방식의 효율화도 자연스레 이뤄졌다”라고 설명을 시작했다.

KETI의 두레이 활용에 있어 주목할 만한 점은 도입 과정이다. 정기봉 선임은 “다양한 협업 툴을 검토했지만, 보안성과 안정성이 중요한 기준이었던 만큼 CSAP 표준 인증과 CSA STAR 골드 등급, ISMS-P 등을 획득한 두레이가 우선시되었다”라고 말했다. 이어서 “도입이 결정되자 PoC 단계부터 이용 중이던 대부분의 기능을 바로 운영 서비스로 전환했고, 전자결재 및 게시판 등 이관이 어려운 작업도 두레이 쪽에서 도맡아줬다. 특히 메일 이관은 보안 장비 등이 엮여 복잡한 작업이었지만 NHN클라우드와도 협업해 전체 도입까지 두 달밖에 걸리지 않았다”라고 덧붙였다.

KETI의 두레이 도입 범위는 사내 1500명 임직원의 메일, 메신저는 물론 전자결재, 그룹웨어까지 모두 포함한다. 현재 기관은 통합경영정보시스템(MIS)과두레이, 두 가지 시스템을 중심으로 운영 중이며, 두레이 API를 활용해 업무에 필요한 기능을 유연하게 확장, 개발해 나가고 있다. 업무 관련된 질의 응답, 두레이 직원이 직접 응답하는 핫라인 서비스도 도입 가속화에 도움이 됐다.

정기봉 선임은 “기관 내에서는 일반 사용자의 기능 문의, 전산 담당자용 두레이 핫라인, 그리고 신규 기능 개발이나 서비스 개선 요청 등 3가지 업무 유형으로 구분하여 협업 시스템을 업무 소통 창구로 활용하고 있다”며, “일반 사용자 문의는 내부 담당자가 확인해 대응하고, 필요 시 두레이에 직접 문의하거나 관리자용 핫라인을 통해 대응한다. 특히 사전 정리된 이슈만 선별해 두레이 핫라인으로 전달하며, 응답도 평균 1시간 내외 받는다. 질의응답을 기록으로 남겨 중복을 줄이고, 추후 정보를 검색할 수 있어 서비스 개선 및 대응 효율도 높아지는 중”이라고 설명했다. “현재는 연구원 내부 시스템, 네트워크, 소프트웨어 관련 문의 접수 등 점차 적용 범위를 넓혀가고 있다”고도 덧붙였다.

일하는 방식도 바뀌었다. 정기봉 선임은 “연구관리 규정 개정, 시스템 개편 등으로 일시 정지되는 프로젝트, 혹은 연간 및 분기 단위로 진행되는 정기 프로젝트의 경우, 업무 재개 시 연속성 측면에서 큰 도움이 되고 있다. 각 본부나 지역 사무소 등에서는 필수로 화상회의를 하고, 최근에는 입사 시 코딩 테스트 등을 포함한 원격 면접도 진행한 바 있다”라고 소개했다. 전자결재는 두레이의 전자결재를 KETI에 맞게 설정해 사용 중이다. 공공 영역에서 쓰던 규격 그대로 제작된 전자결재서비스 각종 공문 수발신에도 그대로 이용할 수 있다고 한다.

공공기관 해제 연구기관, NHN두레이 도입 시 공수 줄여

정기봉 선임은 클라우드 전환에 맞춰 디지털 전환을 고려 중인 기관에 대한 조언, 그리고 경영기획실이 앞으로 구상하는 전략에 대해 언급했다. 정기봉 선임은 “정부의 2030년 클라우드 전환 정책에 따라 여러 기관들이 다양한 서비스 도입과 기존 시스템의 재정비를 고민하고 있을 것이다”며, “KETI 역시 디지털 전환 과정에서 두레이 도입이 중요한 계기가 됐고, 협업 환경을 비교적 빠르고 안정적으로 구축할 수 있었던 것은 NHN 두레이의 기술 지원과 적극적인 협조가 큰 도움이 되었다고 말할 수 있다”라고 덧붙였다.

마지막으로 정기봉 선임은 KETI의 향후 전략 방향에 대해서도 소개했다. 정기봉 선임은 “최근 AI 기술에 대한 관심과 수요가 전반적으로 확대되면서, 기관 내에서도 생성형 AI를 비롯한 다양한 형태의 AI 도입 가능성을 열어두고 검토 중”이라며 “두레이 AI를 포함해 실제 업무에 적용할 수 있는 외부 기술은 물론 자체 개발 방향까지 폭넓게 살펴보고 있다. 올 한 해를 KETI의 AI 로드맵 구축과 디지털 전환을 모두 이루는 한 해로 만들겠다”라고 말했다.

IT동아 남시현 기자 (sh@itdonga.com)