아는 만큼 보이는 협업 툴··· 업무 효율은 물론 조직 문화 개선에도 '특효'

[IT동아 남시현 기자] 협업 툴은 기업 내 의사 소통을 효율화하고, 작업 전반을 디지털화하는 데 쓰이는 소프트웨어다. 등장 초기에는 IT기업이나 조직 유연성이 뛰어난 스타트업 등에서 주로 활용했지만, 최근에는 기업 문화나 조직 규모, 업령이나 산업군을 따지지 않고 폭넓게 도입되는 추세다. 특히나 도입 조건이 까다로운 금융 업계나 사무 및 현장이 이원화된 건설 업계 등 변화의 속도가 느리다고 인식돼왔던 분야도 이제는 빠르게 협업 툴을 도입하는 추세다.

지난 10일, 남해종합건설이 NHN Dooray!와 손을 잡고 클라우드 기반 올인원 협업 툴인 Dooray!를 도입했다. 남해종합건설은 토목, 건축, 조경, 환경 등 건설 분야에서 30년 간 사업을 추진해온 중견 건설 업체로, 기존에는 직원 개인 이메일과 메신저를 활용하는 등 일반 기업과 비슷한 업무 방식을 갖고 있었다. 하지만 클라우드 기반의 메일과 메신저 기능에 프로젝트 정리, 화상회의 등이 포함된 Dooray!를 전사 도입하면서 기업 문화를 디지털화하고, 업무 효율성 강화에 나섰다. 협업 툴 도입을 통해 기존의 업무 간 대화가 체계 없이 관성적으로 이뤄져 온 부분을 해소하고, 기업 문화의 디지털 전환까지 노리는 것이다.

협업 툴, 단순한 도구 아닌 업무의 디지털 전환 첫걸음

흔히 협업 툴은 ‘업무용 메신저’라고도 불리지만, 대다수 협업 툴은 메신저 기능 이상의 기능을 제공한다. 협업 툴은 기본적으로 사무 업무에 최적화된 대화 방식을 제안하며, 서비스에 따라 추가 기능을 제공한다. NHN Dooray!의 경우 메일과 메신저, 화상 회의 등을 제공하고, 협업 시스템인 프로젝트 기능과 전자 결재, 인사정보를 포함한 근무 관리 기능, 게시판 및 공지 기능, 회사 내부의 자원 예약 기능 등을 포괄적으로 제공한다. 모든 서비스는 서비스형 소프트웨어(SaaS)로 제공돼 지속적으로 기능 및 보안이 업그레이드되고, PC나 모바일 기기는 물론 웹브라우저 형태로도 접근할 수 있다.

메신저와 대화 기능도 근본적으로 다르다. 일반 메신저도 1:1 대화나 그룹 대화가 가능하지만, 대화 자체가 소모성에 초점을 맞춰 기록으로 남기거나 전달하기가 어렵다. 하지만 업무용 메신저는 보안 및 기록에 방점을 맞추고 있어 기존 메신저 기능은 물론 주제별 대화나 멘션별 정리, 클라우드로 연동된 자료 공유 등 철저하게 기업 환경과 작업 역량 확보를 위한 대화 방식을 활용한다. 특히 조직도를 활용해 같은 사내에 있는 유관 조직 등을 직접 그룹 대화로 구성한다거나, 손님과도 메신저를 통해 의사소통을 나눌 수 있다.

게다가 지나간 대화 내역도 기록하고, 또 대화 내역을 새로운 맴버에게 공개할 것인지 아닌지를 설정할 수 있다. 원한다면 새로운 멤버나 외부 협력 직원이 초대되더라도 이전의 내용을 모두 확인해 대화의 맥락을 이해하도록 돕거나, 민감한 정보는 감춰놓는 식으로 활용할 수 있다.

문서 작업이나 프레젠테이션 등 공동으로 작업하는 경우를 위한 공동 편집 기능도 NHN Dooray!의 특징이다. 공동편집 기능은 문서 하나를 여러 명이서 같이 편집하는 기능이며, 별도의 설치 없이 웹브라우저 상에서 문서를 편집할 수 있다. 이를 통해 공동으로 작업 내역을 공유하거나, 실시간으로 문서를 작성해서 완성하는 등으로 응용할 수 있다.

또한 메신저가 아닌 그룹웨어나 자체 개발 서비스 등에 포함된 근무 관리, 전자결재 서비스도 NHN Dooray!의 기능으로 이용할 수 있다. 근무관리는 인사정보, 출퇴근 이력 관리 등을 지원하며, 디지털 상에서 효율적으로 관리할 수 있다. 전자결재는 결재 서식 확인이나 공용 결재선, 결제 현황을 보는 결재 대시보드 등 수기로 진행하는 결재보다 훨씬 더 정확하고 신속하게 내용을 추진할 수 있다. 이밖에도 NHN Dooray!는 많은 기능들이 유기적으로 결합돼있으며, 사용자가 응용하기에 따라 업무 효율을 끌어올리는 데 활용할 수 있다.

기업들은 협업 툴을 어떻게 활용하고 있는가

국내외 기업들 중 협업 툴을 도입하지 않은 기업은 찾기 어려운데, 대체로 메시지 기능뿐만 아니라 협업 방법 개선에 초점을 맞추고 있다. NS홈쇼핑의 경우는 상품관리의 업무 흐름을 NHN Dooray!로 개선한 바 있다. 협업 툴 도입 전 NS홈쇼핑은 아이템을 찾고, 선정하고, 이를 판매하고 사후 관리하는 과정을 모두 전화나 이메일, 대면 회의 등으로 추진해왔다. 여기에 NHN Dooray!를 접목하면서 업무 흐름을 크게 프로젝트 생성, 업무 단계 구분, 업무 상태 추적으로 변경했다.

이전에 큰 주제에서 아이템을 선택했다면, 프로젝트 기능을 통해 방송 시간대나 카테고리 등 주제에 맞춰 프로젝트를 생성한다. 그다음 주제를 선별해 아이템 조사부터 상품 선정, 소싱 과정을 진행한다. 이후 업무별 상태를 통해 나뉘어있는 진행 과정을 전체 현황으로 파악하며, 진행 과정 중 발생하는 문제는 공유된 주제와 연결된 담당자를 통해 즉시 해결한다. 과거 방식대로였으면 업무 정리가 어려워 혼선을 빚었겠지만, NHN Dooray!의 기능을 적극 활용해 소비자 수요에 맞는 세부적인 전략을 수립하고, 이를 각자 관리하는 체제를 구축한 것이다.

2020년 12월에 NHN Dooray!를 도입한 현대오일뱅크는 주, 월 단위로 진행하던 업무 보고를 하나의 프로젝트로 별도 등록 후 관리하며, 부서별 정기 회의 및 보고 프로젝트를 문서 관리용 드라이브로 운영하면서 공유하고 추진한다. 또한 보고서는 어떤 담당자가 동시 편집하고 있는지 확인할 수 있으므로 체계적으로 진행 상황과 관리 및 공유가 가능하다. 이렇게 나뉘어있는 업무를 취합하면서 업무 효율 및 구분이 쉬워진 것은 물론, 보안 체계 안에서 외부 협력사와의 소통과 인수인계도 지원할 수 있게 됐다.

한국생산기술원(KITECH)은 기존에 자체 운영하던 서비스를 NHN Dooray!로 이전하면서 업무시스템 비용을 크게 절감하고 있다. 기존의 시스템은 물리적인 서버와 네트워크 장비에 지속적으로 서비스 유지 보수 인력이 필요하고, 또 소프트웨어 관리나 보안 기능 등 지속적으로 업데이트가 필요했다. 반면 NHN Dooray!는 클라우드 기반 서비스이므로 직접 장비를 운용하거나 업데이트할 필요 없이 활용만 하면 된다. 덕분에 한국생산기술원은 구축형(온프레미스) 도입 대비 약 3년 총소유비용(Total Cost of Ownership, TCO) 기준 53%의 비용 절감을 거뒀다.

협업 툴을 잘 쓰는 것, 산업 경쟁력을 얻는 길

NHN Dooray!의 사례만 보더라도 기업, 기관이 협업 툴을 도입했을 때 단점은 찾아보기 어렵고, 장점이 월등히 많다. 특히 체계 없이 흐르는 대로 디지털화가 진행된 조직의 업무 문화를 재정비하고, 향후 디지털화의 기틀을 잡는다는 점에서 역할이 크다. 단순히 편해서 활용한다는 차원이 아니라 기업 전략과 효율성, 문화 등을 쇄신하기 위해 곧바로 선택할 수 있는 수단인 셈이다. 코로나 19를 계기로 협업 툴은 잘 쓰는 사람들이 쓰는 도구에서, 대중적으로 활용하는 도구로 변화했다. 이미 국내 기업은 물론 해외 기업들까지 국내 협업 툴 시장에 발을 들인 상황이다. 산업 경쟁력 확보와 디지털 화를 꿈꾸고 있다면, NHN Dooray!와 같은 협업 툴의 활용 방안을 먼저 찾아보자.

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)