스마트워크의 시대(3부) - 내가 있는 곳이 곧 '일터'

스마트워크의 시대(1부) - 내가 있는 곳이 곧 '일터' - http://it.donga.com/plan/8762/

스마트워크의 시대(2부) - 내가 있는 곳이 곧 '일터' - http://it.donga.com/plan/8809/

지난 1~2부 연재를 통해 스마트워크의 기본 개념과 범위, 준비 사항 등에 대해 살펴 봤다. 이미 언급한 대로 스마트폰을 사용하고 있다면 스마트워크를 위한 기본 준비는 된 셈이다. 스마트워크의 실제는 스마트폰과 관련 애플리케이션(이하 앱)과 서비스로부터 시작되기 때문이다. 다만 ‘스마트한 앱’ 또는 ‘스마트한 서비스’를 갖춰야 스마트하게 업무를 처리할 수 있다.

애플의 아이폰이나 구글의 안드로이드폰(삼성 갤럭시 시리즈, LG 옵티머스 시리즈 등)용 앱은 현재까지 등록된 개수만 해도 수십 만개가 넘고, 하루에도 수백 개의 신규 앱이 앱스토어와 마켓에 등록되고 있다. 하지만 전세계 수많은 스마트워커들이 인정한 앱은 손가락으로 꼽을 만큼 몇 개 되지 않는다. 이에 3부에서는 스마트워크의 표준 앱이라 할 수 있는 이메일 앱(구글 지메일)과 문서작성 앱(에버노트), 일정관리 앱(구글 캘린더), 클라우드 저장 앱(드롭박스) 등의 간략한 사용법에 대해 알아 본다.

스마트 이메일의 교과서 '구글 지메일(Gmail)'

이메일은 스마트워크의 기본이자 출발점이다. 구글의 지메일은 7GB 이상의 용량을 무료로 제공하며, 강력한 스펨메일 차단 기능 및 검색 기능, 채팅 기능, 자동분류(라벨 구분) 기능 등 스마트워크용 이메일로 활용하는데 손색이 없다. 특히 안드로이드폰(또는 패드)을 사용한다면 PC와 스마트폰, 태블릿PC 등을 넘나들며 자유롭게 이메일을 발송, 수신할 수 있다. 지메일 전용 앱도 있어 여러 모로 편리하다.

회원가입도 간단하다. 본인의 성과 이름, 지메일 계정, 비밀번호, 생년월일, 성별, 휴대전화번호 등만 입력하면 된다. PC에서는 웹브라우저로, 스마트폰(또는 패드)에서는 지메일 앱(모바일 웹브라우저로도 가능)을 통해 언제 어디서든 완벽하게 메일을 읽고 쓸 수 있다. 물론 첨부파일도 수정하여 메일로 첨부해 보낼 수도 있다.

여기에 지메일의 또 하나의 강점인 연락처 공유 기능과 구글 문서 기능까지 PC와 스마트폰에서 동시에 사용할 수 있다. 연락처는 스마트폰이 바뀌더라도(혹은 분실해도) 그대로 동기화되니 더 없이 편리하다. 참고로 회사 이메일도 구글 지메일로 연결/설정할 수 있다(이에 대해서는 구글 측에 문의하는 것이 좋다).

일간/주간/월간 일정관리를 실시간으로 '구글 캘린더'

구글 캘린더는 위 지메일과 완벽하게 연동된다. 따라서 지메일에 가입하면 캘린더도 즉시 사용할 수 있다. 겉보기에는 밋밋하지만 한번 접해보면 ‘프랭클린플래너’는 구시대의 유물임을 깨닫는다. 구글 캘린더는 PC와 스마트폰 등을 통해 실시간으로 자신 또는 팀(그룹) 등의 일정을 확인, 추가, 수정할 수 있다. 스마트폰으로 통화하면서도 캘린더 앱을 띄워 일정을 체크할 수 있고, 간단한 회의록(업체, 참석자, 내용 등)을 작성해 두면 수분 이내로 관련 내용을 검색할 수 있다. 또한 이러한 내용이 모두 구글의 인터넷 저장소에 저장되기 때문에 분실 또는 손실의 위험도 매우 적다.

또한 구글 캘린더는 팀원이나 협업자들과의 공유 캘린더도 만들어 수시로 일정을 상호 공유, 체크할 수도 있다. ‘새 캘린더 만들기’로 원하는 캘린더를 생성 후 특정 사용자(지메일 계정)와 공유 설정하면 해당 사용자의 캘린더에도 같은 일정 정보가 동일하게 표시된다. 아울러 ‘캘린더 설정-모바일 설정’에서 해당 사용자의 전화번호를 등록하면 일정 추가/변경 사항을 문자메시지로도 전달할 수 있다(무료).

구글 캘린더는 일정뿐 아니라 할일(Todo) 목록도 효율적으로 관리할 수 있다. 그날그날 해야 할 일을 (일정이 아닌) ‘할 일’ 항목으로 작성하면, 하나씩 체크하며 업무를 처리할 수 있다. 다만 이 ‘할일’은 구글 캘린더 기본 앱에서는 표시되지 않으므로, 안드로이드 마켓에서 ‘Jorte(추천)’나 ‘GoTasks’ 등의 앱을 추가 설치해 활용하면 좋다. 특히 Jorte는 캘린더와 할일 목록을 스마트폰 바탕화면에 위젯으로도 띄울 수 있어 대단히 유용하다.

간단한 문서 작성에는 '에버노트'가 딱!

에버노트(Evernote)는 PC, 스마트폰, 태블릿PC, 애플 맥PC 등 현존하는 거의 모든 IT기기에서 사용할 수 있는 유일한 문서작성 프로그램/앱이다. 역시 간단한 가입절차(www.evernote.com)를 거치면 60MB 공간을 무료로 할당 받는다. 너무 작다고 생각할 수 있겠지만, 대용량 이미지나 동영상이 첨부되지 않은 순수한 문서로 60MB면 결코 작지 않다. 물론 ‘프리미엄 결제(월 5불, 년 45불)’를 통해 1GB로 증설할 수 있다(이외의 여러 프리미엄 특혜가 있다).

에버노트는 용도나 목적에 따라 여러 개의 ‘노트북’을 만들어 문서를 구분할 수 있다. 또한 MS워드 등의 기존 워드프로세서 못지 않은 편집 기능도 제공한다. 여기에 다양한 모바일 기기를 지원함에 따라 텍스트, 음성, 비디오 형태로도 기록할 수 있다. 즉 스마트폰으로 녹음할 때도 에버노트의 ‘새 오디오 노트’를 사용하면 음성을 녹음해 에버노트에 저장하게 된다. 본문 내 특정 문서 첨부도 가능한데, 관련/참고 문서 파일을 본문 내 원하는 위치로 끌어다 놓으면 달라 붙는다.

앞서 언급한 대로, 에버노트는 PC, 스마트폰, 태블릿PC 등을 통해 작성 내용이 완벽하게 동기화되므로 언제 어디서든 신속하게 해당 문서에 접근할 수 있다. 당연히 태그, 검색 등의 부가 기능도 부족함 없이 탄탄하다. 또한 가입하면 발급 받는 에버노트용 이메일 계정으로 메일을 보내면 메일 내용이 에버노트에 자동 등록되기도 한다.

스마트워크에는 클라우드 저장소가 필수, '드롭박스'

스마트하게 작업한 내용을 안전하게 저장하고, 언제든 인터넷을 통해 접근할 수 있으려면 자신의 PC나 스마트폰이 아닌 인터넷 공간에 저장해 둬야 한다. 그에 따라 인터넷을 통한 데이터 저장 서비스가 각광을 받고 있는데, 그 중 ‘드롭박스(Dropbox)’는 위 에버노트처럼 PC를 비롯해 다양한 종류의 스마트폰과 태블릿PC 등을 지원한다.

드롭박스는 현재 무료 2GB(베이직), 월9.9불/년99불에 50GB(프로50), 월19.9불/년199불에 100GB(프로100), 사용자당 795불부터 책정되는 팀용 1TB(테라바이트) 서비스로 구분된다. 일반적인 문서 저장 용도라면 무료 2GB로도 크게 부족하지 않으리라 예상한다.

드롭박스 홈페이지(www.dropbox.com)에서 회원가입(Create an account) 페이지를 통해 이름(성, 이름)과 이메일 주소, 암호만 입력하면 즉시 2GB를 할당 받게 된다. 이제 PC용 동기화 프로그램과 스마트폰용 앱을 각 기기에 내려받아 설치한 다음 PC쪽에서 특정 폴더를 ‘동기화 폴더’로 설정하면 이후부터 PC와 스마트폰에서 해당 폴더를 자유롭게 접근, 사용할 수 있다.

글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)