스마트워크의 시대(1부) - 내가 있는 곳이 곧 '일터'

경제협력개발기구(OECD)에 따르면, 한국의 직장인들은 OECD 34개 가입국 중 근무 시간은 가장 길지만 안타깝게도 업무 효율은 최하위권이라 한다. 책상에 오래 앉아 있는다고 업무 효율이 높아지는 게 아님을 방증하는 결과다. 예전처럼 업무 성과와 관계 없이 무조건 열심히 일한다고 인정받을 수 있는 시대가 아니다. 짧은 시간이라도 얼마나 효율적으로 ‘스마트’하게 일하느냐가 무엇보다 중요한 때다. 이러한 시대적 흐름이 이른 바 ‘스마트워크(Smart Work)’다.

스마트워크의 사전적 의미는 ‘영리하게 일한다’이지만 최근 IT 트렌드에서는 ‘효율적으로 일한다’는 개념으로 해석된다. 다시 말해, 반드시 사무실 책상 앞이 아니더라도, 업무의 효율성과 성취도를 높이기 위해 어디서든 집중력을 발휘하여 근무하는 업무 형태를 뜻한다. 따라서 스마트워크를 이를 위해서는 인터넷에 항상 연결 가능한 노트북이나 스마트폰, 태블릿PC와 같은 모바일 기기가 반드시 필요하다. 스마트워크가 최근 들어 이슈로 떠오른 배경에는 모바일 기기의 대중화가 결정적인 자리를 차지하고 있다. 전세계 IT 흐름을 뒤바꿈은 물론 사용자의 일상도 변화시킨 모바일 기기가 이제 회사 업무 환경에도 영향을 미치게 된 것이다.

정리하면, 스마트워크는 시간과 장소에 구애 받지 않고 언제 어디서든 인터넷과 모바일 기기를 통해 효율적으로 업무를 처리할 수 있는 형태를 말한다. 여기에는 또한 관련 업무를 동료나 관계자 등과 실시간으로 공유, 협업하는 요소도 포함된다. 스마트워크 환경에서는 업무 내용은 모두 인터넷 상의 저장소(클라우드 저장 서비스)에 즉시 저장되므로, 데스크탑·노트북·스마트폰·태블릿PC 등 다양한 모바일 기기로 업무를 이어갈 수 있다. 즉 ‘자신이 있는 곳이 곧 사무실’인 것이다.

스마트워크를 수행하기 위해서는 ▲철저한 자리관리/업무파악, ▲수초 이내 사용 가능한 모바일 기기(스마트폰, 태블릿PC, 노트북 등), ▲효율적 업무 수행을 위한 스마트 앱, ▲실시간 저장, 접근 가능한 클라우드 서비스 등이 필요하다. 육체적, 심리적 속박에서 벗어난 자유로운 환경에서도 자신의 일과와 담당 업무를 철저하게 제어하고 관리할 수 있는 ‘스마트 마인드’를 갖춰야 함은 당연하다. 스마트워크는 자신과 업무에 대한 신뢰와 책임으로부터 시작되기 때문이다.

이와 함께 휴대성과 신속성을 제공하는 모바일 기기도 구비돼야 한다. 애플 아이폰이나 구글 안드로이드폰(삼성 갤럭시S 시리즈, LG 옵티머스 시리즈 등)과 같은 스마트폰이 기본이다. 여기에 애플 아이패드나 삼성 갤럭시 탭 시리즈 등의 태블릿PC까지 가세하면 금상첨화다. 이들 모바일 기기는 데스크탑이나 노트북과 달리 부팅 절차가 없어 3초 이내 신속하게 사용할 수 있다. 순간적으로 떠오른 아이디어나 생각을 곧바로 정리하기에 유용하다. 또한 이동 중에도 실시간으로 이메일을 송수신할 수 있고, 단순 문서도 즉시 수정, 저장할 수 있으니 편리하다.

모바일 기기와 함께 스마트워크에 어울리는 앱(애플리케이션)도 내려받아 설치해야 한다. 스마트 이메일의 교과서인 ‘G메일’, 간단 문서 작성용 최고 앱인 ‘에버노트’, 어느 기기든 실시간으로 동기화되는 일정 관리 앱 ‘구글 캘린더’, 오피스 문서를 확인/수정하는 ‘오픈오피스’, 아이디어나 생각을 구체적으로 그려보는 ‘마인드맵’, 효율적 프리젠테이션을 위한 ‘키노트’ 등이 스마트워크용 필수 앱으로 인식되고 있다.

마지막으로 스마트하게 작업한 결과를 실시간으로 저장, 공유하는 인터넷 클라우드 저장 서비스도 스마트워크의 필수 요소다. 즉 인터넷 상에 일정 공간의 저장소를 마련하여 여기에 업무 데이터나 정보를 저장하고, 모바일 기기로 언제든 자유롭게 접근해 사용하는 것이다. 이렇게 모든 업무 데이터를 클라우드 저장소에 저장하면 행여 모바일 기기를 분실한다 해도 데이터는 그대로 활용할 수 있다. 클라우드 저장 서비스는 전세계적으로 ‘드롭박스’가 가장 널리 사용되며, 우리나라에서는 ‘KT 유클라우드’, ‘네이버 N드라이브’, ‘MS스카이드라이브’ 등이 인기가 높다. 이들 서비스는 제공 용량에 따라 유료/무료로 구분된다.

스마트워크 환경은 사용자뿐 아니라 기업 조직에도 여러 가지 이점을 제공한다. 우선 전 직원이 반드시 사무실에 앉아 있어야 할 필요가 없으니 사무 공간을 재배치함으로써 쾌적한 업무 환경으로 개선할 수 있다. 또한 직원들의 출퇴근 및 업무 시간을 유연하게 조절하여 전사적 에너지 절감은 물론 이산화탄소 배출량 감소 효과도 얻게 된다. 무엇보다 이를 통해 업무 분위기를 쇄신하고 작업 능률을 높일 수 있다는 것이 가장 큰 장점이다.

물론 스마트워크 도입에 앞서 신중하게 고려해야 할 사항도 존재한다. 우선 직원들의 근무 패턴과 업무 프로세스, 협업 체계 등이 스마트워크 형태로 완벽하게 전환되기까지 예상치 못한 시행착오가 발생할 수 있다. 기존의 업무 습성에 젖어 매너리즘에 빠지기 십상이기 때문이다. 따라서 이를 효과적으로 규제할 사규나 법규가 정립되어야 한다. 뿐만 아니라 업무 결과를 평가하는 기준도 기존보다 세분화되고 명확해야 한다. 언제 어디서든 업무를 처리한다는 개념을 토대로 객관적이면서 일률적인 업무 평가가 적용돼야 마땅하다. 다양한 모바일 기기를 사용하면서 발생할 수 있는 보안 문제도 빼놓을 수 없다. 현재 우리나라 직장인들의 보안 의식이 현저히 낮음을 감안하면 개인은 물론 기업에게 상당한 피해를 초래할 수 있다. 따라서 스마트워크는 모든 임직원의 보안 의식을 강화하는 절차부터 충실히 선행돼야 한다.

2부에서는 스마트폰을 통한 실질적인 스마트워킹 방법에 대해 소개한다.

글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)