MS 오피스 2016, 직장인의 업무 처리 효율을 높여드립니다

[IT동아 이상우 기자] 마이크로소프트 오피스 2016 버전이 2015년 9월 23일 전세계 동시 출시됐다. 오피스 2016에는 워드, 엑셀, 파워포인트, 엑셀, 아웃룩, 원노트, 프로젝트, 비지오, 액세스 등의 생산성 도구가 포함돼 있으며, 오피스 365의 경우 원 드라이브, 비즈니스용 스카이프, 델브, 야머, 보안 기능 등의 서비스도 함께 이용할 수 있다. 기존 오피스 365 사용자는 별도의 추가 비용 없이 새로운 버전으로 업그레이드할 수 있으며, 오피스 2010, 오피스 2013 등 패키지 라이선스 사용자는 새로운 버전 혹은 오피스 365를 구매해야 한다.

이번 MS 오피스 2016의 특징을 요약하면 협업 기능 강화와 보안 향상이다. 워드나 엑셀 등의 문서 하나를 여러 팀원이 실시간으로 동시 편집할 수 있는 것은 기본이고, 현재 작업 중인 문서 외에 별도의 소프트웨어를 실행하지 않아도 팀원과 손쉽게 커뮤니케이션 할 수 있다.

일반적으로 팀 업무에서 문서 공유 시 이메일을 사용한다. 아웃룩이나 웹 메일 서비스를 이용해 파일을 공유하는 경우가 일반적이다. 그런데 오피스 2016은 이러한 기능을 소프트웨어 내부에서 직접 실행할 수 있다. 예를 들어 현재 작업 중인 워드 파일에 다른 팀원을 초대하려면 우측 상단에 있는 '공유' 버튼을 누르기만 하면 된다. 여기서 팀원의 이메일 주소로 초대 메일을 보내면 메일을 받은 사용자는 이를 통해 해당 문서 편집에 직접 참여할 수 있다(단, 문서가 원드라이브에 저장돼 있어야 한다). 참여자의 권한을 단순히 문서를 볼 수 있게 하는 것과 직접 편집할 수 있도록 지정하는 것도 가능하다. 사실 이런 기능은 웹 앱 기반의 클라우드 오피스(구글 문서 도구 등)에서도 지원하는 기능과 동일하지만, 웹 브라우저가 아닌 MS 워드, MS 엑셀 등의 소프트웨어를 통해 실행할 수 있는 것이 특징이다.

협업 참여자와 소통도 한층 간편해졌다. 공유 창에 나타나는 참여자를 선택하면, 워드나 엑셀 등의 내부에서 스카이프로 채팅 및 음성/영상 통화를 할 수 있으며, 내 바탕화면을 상대방에게 보여주면서 직접 프레젠테이션 할 수도 있다.

전반적인 사용 편의성도 향상됐다. 대표적인 것이 검색 기능이다. 상단에 있는 검색창에 원하는 메뉴나 기능 이름을 선택하기만 하면 해당 항목을 즉시 찾아서 사용할 수 있다. 예를 들어 워드에서 검색창에 '머리글 추가'라고 입력하면 이와 관련한 기능을 바로 찾아서 실행할 수 있다. 단축키를 외울 필요도 없고, 해당 메뉴를 찾아갈 필요도 없다. 엑셀에서는 함수 이름을 찾는 데 이용할 수 있고, 파워포인트에서는 애니메이션 효과 등을 적용할 때 사용할 수도 있다.

오피스 2016에 추가된 스마트 조회 기능 역시 유용하다. 문서 내부에서 검색하고 싶은 단어나 문장을 마우스로 선택한 뒤, 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 해당 기능을 사용할 수 있다. 스마트 조회 기능을 실행하면 우측에 생성된 '정보 활용' 창에 빙(Bing) 기반 검색 결과가 나타나며, 사용자는 이 창에 나타난 이미지, 링크, 텍스트 등을 마우스로 끌어다 본문에 놓기만 하면 해당 내용이 삽입된다.

엑셀에 추가된 파워 쿼리 기능 역시 사용자의 단순 반복 작업을 줄이는데 도움을 준다. 다른 형식의 파일에 있는 데이터를 현재 작업 중인 엑셀 파일에 손쉽게 추가할 수 있는 기능으로, 엑셀이나 액세스는 물론 타사의 DB 파일 형식을 삽입할 수 있다. 뿐만 아니라 쉐어포인트, 페이스북 혹은 일반 웹 페이지의 내용을 가져올 수도 있다. 예를 들어 네이버에서 '환율'이라고 검색한 뒤 나타나는 환율 정보 표를 손으로 직접 입력하지 않아도, 해당 페이지의 주소를 파워 쿼리 창에 집어 넣기만 하면 완성된 표 형태로 삽입 가능하다.

파워포인트에는 화면 녹화 기능이 추가됐다. 별도의 화면 녹화 프로그램을 사용하지 않더라도, 화면에서 원하는 영역을 선택한 뒤 녹화버튼을 누르기만 하면 동영상 파일 형태로 저장된다. 컴퓨터를 통한 시연 등을 손쉽게 파워포인트에 삽입해 프레젠테이션 하는 것이 가능하다.

아웃룩은 빠른 검색 및 중요도가 낮은 이메일을 자동 삭제하는 기능 등이 추가돼 메일을 더 효율적으로 관리할 수 있게 됐다.또한, 이메일을 통해 첨부 파일을 보낼 경우, 클라우드 기반 첨부 기능을 통해 파일 접근 권한을 따로 설정하지 않아도 수신자 모두에게 자동적으로 접근 권한을 부여해준다. 즉 파일을 받은 사람이 파일을 열기 위해 권한을 요청해야 하는 번거로움을 해소할 수 있다.

오피스 365 기반의 오피스 2016 앱은 기업 보안과 정보 보호 개선을 위한 새로운 기능들을 제공한다. 데이터 손실 방지(Data Loss Prevention) 기능은 워드, 파워포인트, 엑셀, 아웃룩에 기본 탑재됐다. IT 관리자가 콘텐츠 작성 및 문서 공유 정책을 관리할 수 있도록 하는 툴을 제공하여 민감한 정보 유출의 위험을 확연히 감소시킨다.

다중 요소 인증(Multi-factor Authentication) 기능은 사용자가 기업 네트워크에서 벗어난 상태에서도 안전하게 콘텐츠에 접속하도록 한다.

엔터프라이즈 데이터 보호(Enterprise Data Protection) 기능은 윈도우 10 모바일 앱(스토어에서 설치할 수 있는 앱)과 데스크톱용 앱에 각각 올해 말과 내년 초에 적용되며, 기업 내 별도의 보안이 필요한 문서를 강력한 보안 상태를 유지하며 안전하게 공유할 수 있도록 해준다. 예를 들어 업무용으로 지정된 오피스 파일을 이메일로 보낼 때, 관리자가 설정한 정책에 따라 기본 사항 위반 시 경고를 보내거나 사전에 원천적으로 차단하도록 설정하는 등 안전하게 관리할 수 있다.

새로운 오피스 2016 은 40개국 언어를 지원하며 윈도우 7 이상의 버전에서 사용 가능하다. 오피스 365 구독자들은 오늘부터 새로운 오피스 2016 앱을 내려받을 수 있다. 일반 소비자 및 중소기업 구독자 대상 자동 업데이트는 다음 달부터, 기업 고객 대상은 내년 초부터 진행될 예정이다. 오피스 2016은 오피스 365를 구독 방식으로 사용할 수 있으며, 기존의 영구 라이선스 방식으로도 PC 및 Mac 용으로 사용 가능하다.

각 앱의 새로운 기능은 향후 리뷰를 통해 소개할 계획이다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)