오피스365 활용하기 1. '내게 맞는 오피스편'

금융회사에 다니는 권기현 대리(31), 노트북에 설치할 MS(마이크로소프트) 오피스가 필요해 제품 구매를 문의했다. 그러나 돌아온 견적서에는 오피스365 홈, 오피스365 퍼스널, 오피스2013 FPP 등 이해할 수 없는 용어만 가득했다. 게다가 가격도 천차만별. 대체 뭘 구매해야 하나 오늘도 고민 중이다. 권 대리처럼 복잡한 MS 오피스 종류 때문에 고민하는 사용자를 위해 MS 오피스를 종류별로 나누고 그 특징을 알아보자.

패키지와 클라우드의 차이에 주목

MS 오피스는 크게 패키지와 클라우드로 나눌 수 있다. 패키지는 전통적인 구매 방식이다. 온/오프라인 상점에서 MS 오피스가 들어 있는 DVD를 구매한 후 이를 PC에 설치해서 사용하는 형태다. 클라우드는 새로운 구매 방식이다. MS의 오피스 통합 관리 페이지 오피스닷컴(www.office.com)에 가입한 후, 월 일정 금액을 지불하고 MS 오피스를 사용하는 방식이다.

패키지, MS 오피스 2013

패키지는 크게 3가지다. 'MS 오피스 2013 홈 앤드 스튜던트', 'MS 오피스 2013 홈 앤드 비즈니스', 'MS 오피스 2013 프로페셔널'이다. 셋은 '사용할 수 있는 장소'와 내부에 '포함된 애플리케이션(앱)'이 다르다.

MS 오피스 2013 홈 앤드 스튜던트는 일반적인 가정에서 사용할 수 있는 오피스 패키지다. 가정용 PC 1대에만 설치하고 사용할 수 있다. 패키지 속에는 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트 등 가장 널리 사용되는 앱 4가지가 들어 있다. 4가지 다음으로 널리 사용되는 아웃룩은 제외돼 있다. 가격은 3가지 가운데 가장 저렴한 16만 9,000원이다.

MS 오피스 2013 홈 앤드 비즈니스는 기업에서 사용할 수 있는 오피스 패키지다. 기업의 PC 1대에만 설치하고 사용할 수 있다. 패키지 속에는 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트, 아웃룩 등 기업에서 널리 사용하는 앱 5가지가 들어 있다. 가격은 28만 9,000원이다.

MS 오피스 2013 프로페셔널은 MS 오피스의 모든 기능을 제공하는 제품으로, 가정뿐만 아니라 기업에서도 사용할 수 있다. 물론 PC 1대에만 설치하고 사용할 수 있는 점은 동일하다. 패키지 속에는 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트, 아욱룻 등 자주 사용되는 앱뿐만 아니라 액세스(DB 관리 앱), 퍼블리서(출판물 제작 앱) 등 MS의 모든 문서도구가 포함돼 있다. 가격은 3가지 가운데 가장 비싸다. 52만 9,000원이다.

패키지의 가장 큰 특징은 영구 라이선스란 점이다. 처음 거금을 주고 제품을 구매하면, 제품을 아무리 오래 사용하더라도 추가 비용이 발생하지 않는다. 대신 오직 1대의 PC에만 설치할 수 있다. 다른 PC에서 사용하고 싶다면, 기존에 사용하던 PC에서 MS 오피스를 제거한 후 MS에 연락해 라이선스를 다른 PC로 이전해야 한다. 패키지 게임을 구매한 셈이라고 생각하면 쉽다.

MS 오피스 2010 패키지와 달리 MS 오피스 2013 패키지는 설치 디스크(DVD)를 제공하지 않는다. 오직 라이선스 코드만 제공한다. 오피스닷컴에 가입한 후 이 라이선스 코드를 입력하면 MS 오피스 2013을 내려받아 설치할 수 있다. 제품 설치 관리는 오피스닷컴에서 이뤄진다.

과거(MS 오피스 2010까지) MS는 패키지를 FPP와 DSP, 2가지로 나눠서 판매했다. FPP는 PC의 부품(정확히는 메인보드)를 교체해도 계속 사용할 수 있는 버전이고, DSP는 PC의 부품을 교체하면 사용이 불가능해지는 버전이다. FPP는 비싸고, DSP는 저렴했다.

지금(MS 오피스 2013)은 FPP 버전만 판매 중이다. 대신 두 버전의 특징을 하나로 합쳤다. 가격은 DSP 수준으로 낮추고, 부품을 교체하더라도 계속 사용할 수 있다. 하지만 MS에 전화해 MS 오피스 라이선스를 새 PC로 이전하는 과정을 거쳐야 한다. 절차가 조금 까다로워졌다.

클라우드, 오피스365

클라우드는 MS 오피스라고 부르지 않고 이제 오피스365라고 부른다. 오피스365는 크게 4가지로 나눌 수 있다. '오피스365 퍼스널', '오피스365 홈', '오피스365 유니버시티', '오피스365 비즈니스'다. 넷은 패키지와 마찬가지로 '사용할 수 있는 사람'과 '함께 제공하는 앱'이 다르다.

오피스365 퍼스널은 개인 사용자를 위한 요금제다. 1대의 PC와 1대의 태블릿PC에 최신 MS 오피스(현재는 MS 오피스 2013)를 설치할 수 있다. 앱은 모두 제공한다. 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트, 아웃룩, 액세스, 퍼블리서 등 모든 앱을 제한 없이 설치할 수 있다. 아이패드용 MS 오피스도 함께 사용할 수 있다. 여기에 클라우드 저장소 원드라이브 27GB를 제공한다. 가격은 1달 구독시 8,900원, 1년 구독시 8만 9,000원이다.

오피스365 홈도 개인 사용자를 위한 요금제다. 대신 오피스365 계정을 가족과 공유할 수 있다. 최대 5대의 PC와 5대의 태블릿PC에 최신 MS 오피스를 설치할 수 있다. 자신은 1대만 사용하고 나머지 4대는 가족들에게 나눠줄 수도 있다. 가족에게만 나눠줄 수 있고, 친구나 직장 동료에게 나눠주는 것은 정책상 금지된다. 제공하는 앱은 오피스365 퍼스널과 같다. 원드라이브는 1인당 27GB를 제공한다. 가족 5명이 계정을 공유할 경우 최대 135GB까지 제공받을 수 있다. 가격은 1달 구독시 1만 1,900원, 1년 구독시 11만 9,000원이다.

오피스365 유니버시티는 문서작업이 잦은 대학생을 위해 MS가 준비한 저렴한 요금제다. 9만 9,000원만 지불하면 4년 동안 최신 MS 오피스를 사용할 수 있다. 월 2,000원에 불과하다. 제공하는 앱도 오피스365 퍼스널과 같다. 2대의 PC와 2대의 태블릿PC에 MS 오피스를 설치할 수 있다.

오피스365 비즈니스는 중소기업을 위해 준비된 요금제다. 가격은 기업의 규모에 따라 정해진다. 25인 이하의 소규모 스타트업은 스몰 비즈니스 제품을 사용할 수 있다. 제공하는 앱은 개인용 오피스365보다 한층 다양하다. 기존 앱에 비즈니스용 전자 메일 서비스(보유한 도메인과 연결 가능한 전용 이메일)와 홈페이지 호스팅 서비스(셰어포인트) 그리고 기업용 메신저(링크)를 추가 제공한다. 가격은 직원 1명당 월 1만 4,300원 연 17만 1,600원이다.

26인 이상 300인 이하 중견 기업은 미디움사이즈 비즈니스 제품에 가입할 수 있다. 제공하는 앱과 서비스는 스몰 비즈니스와 동일하다. 여기에 인포패스(양식 제작 앱)와 통합 디렉토리 관리 서비스를 함께 제공한다. 가격은 직원 1명당 월 16,500원이며, 연당 가격은 MS와 협의해야 한다. 300인 이상 대기업은 오피스365 엔터프라이즈 E3 요금제를 사용할 수 있다. 가격은 1인당 월 2만 1,900원이다.

클라우드의 가장 큰 특징은 서비스가 사용자 종속적이란 점이다. 사용자가 오피스닷컴 아이디와 비밀번호만 알고 있으면 언제든지 PC를 바꿔가며 업무를 진행할 수 있다. 라이선스를 이전하기 위해 MS에 전화를 거는 번거로운 절차는 필요없다. 라이선스가 기기에 종속돼 라이선스 이전이 불가능하거나, 매우 번거로웠던 패키지 방식과 다르다.

대신 기간 라이선스인 점을 주의해야 한다. 1달 사용 요금을 지불하면 한달 동안만 사용할 수 있고, 1년 사용 요금을 지불하면 1년 동안만 사용할 수 있다. 기간이 만료되면 1달 동안 라이선스를 연장하라는 안내 메시지가 뜨고(그 동안은 MS 오피스를 정상 사용할 수 있다. 1회 한정), 1달이 지나면 MS 오피스는 뷰어로만 사용할 수 있게 된다. 온라인 게임 월정액 제도라고 생각하면 된다.

오피스365는 언제나 최신 MS 오피스를 제공한다. 현재는 MS 오피스 2013을 제공하지만 추후 MS 오피스 2016(가칭)이 등장하면 해당 제품을 설치할 수 있게 된다. 오피스 2013만 계속 사용해야 하는 패키지와 이점에서 다르다.

클라우드 문서도구, 오피스닷컴

사실 MS 오피스는 패키지와 클라우드 외에도 서비스가 하나 더 있다. 오피스닷컴 홈페이지만 접속하면 따로 프로그램을 설치하지 않아도 웹 브라우저에서 곧장 문서를 작성하고 편집할 수 있다(웹앱). 이를 오피스온라인이라고 부른다. 웹앱인 만큼 기능은 설치형 앱보다 많이 떨어지지만, 타인과 문서를 공유하고 함께 편집할 때 편리하다. 물론 기본적인 문서편집 기능은 모두 갖추고 있다. 개인은 무료로 사용할 수 있고, 기업은 1인당 월 5,500원, 연 6만 6,000원을 지불하면 사용할 수 있다.

자, 그렇다면 권 대리는 어떤 버전을 구매하는게 이익일까. 직장인이지만 개인적인 용도로 사용할 계획인 만큼 MS 오피스 2013 홈 앤드 스튜던트와 오피스365 퍼스널 가운데 선택할 수 있다. 3년 이상 사용할 생각이라면 거금을 투자해 MS 오피스 2013 홈 앤드 스튜던트를 구매하는게 이익이다. 하지만 1~2년만 사용할 생각이거나, 언제나 최신 MS 오피스가 필요하다면 오피스365 퍼스널에 가입하는 편이 좋다. 가족과 함께 MS 오피스를 사용하고 싶다면 오피스 365 홈을 구매하면 된다. 개인용인 만큼 회사에서 사용하는 것은 곤란하다. 회사에서 최신 MS 오피스를 사용하고 싶다면 회사 구매 담당자에게 부탁하자.

*오피스365 또는 아이패드용 MS오피스를 사용하다가 답을 찾을 수 없는 궁금증이 생기셨나요? 댓글 또는 강일용 기자의 이메일로 문의주세요. MS와 MS MVP들에게 문의 후 답변을 드리도록 하겠습니다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)