오피스365, 100% 활용하기 - 오피스365란?

1부: 오피스365란?

스마트폰, 태블릿PC를 활용해 언제 어디서나 업무를 처리할 수 있는 시대(BYOD, Bring Your Own Device)가 열렸다. 하지만 문서 작업만큼은 아직 PC를 벗어나지 못하는 것이 현실이다. 여러 이유를 들 수 있겠으나, 가장 큰 이유는 역시 문서 작업의 (사실상) 표준 '마이크로소프트 오피스(이하 MS 오피스)'가 PC용으로만 존재하기 때문이다.

MS가 오피스 파일 형식을 공개했기에 다른 제조사도 MS 오피스와 호환되는 문서 작업 프로그램을 만들 수는 있다. 하지만 기능이나 호환성이 원본만은 못하다. PC에서 작업한 문서를 스마트폰이나 태블릿PC로 이어받아 작업하려는 사용자의 입장에서 아쉬운 부분이다.

이를 해결하고자 MS가 직접 나섰다. 해결책은 웹(Web)이다. PC, 스마트폰, 태블릿PC 모두 인터넷에 접속할 수 있다는 공통점이 있는 만큼 웹 상에서 오피스 프로그램을 구현하면 스마트 기기의 종류를 불문하고 사용할 수 있을 터. 그리하여 등장한 것이 바로 '오피스365'다.

기존 PC 환경에서 벗어나 모든 플랫폼에서 문서작업을 할 수 있다는 것이 오피스365의 가장 큰 장점이다. 오피스365는 따로 프로그램을 설치하지 않아도 오피스 홈페이지(http://office.microsoft.com/ko- kr/)에 접속하면 실행할 수 있다. 향후 오피스365를 구매하면 따로 전용 접속URL을 받을 수 있다. 스마트 기기도 가리지 않는다. PC, 스마트폰, 태블릿PC 등 기기 종류에 관계없이 정상 실행할 수 있다. 즉, PC에서 작업한 문서를 외근 도중 '갤럭시S', '아이폰' 등 스마트폰으로 확인할 수 있고, 집에서 '아이패드', '갤럭시노트', '서피스' 등 태블릿PC로 수정할 수도 있다는 것.

오피스365는 워드, 액셀, 파워포인트 등 우리에게 익숙한 문서작성 프로그램 MS 오피스를 인터넷으로 옮긴 '오피스 프로페셔널 플러스', 이메일과 연락처 그리고 일정 관리용 프로그램 MS 익스체인지 서버를 인터넷으로 옮긴 '익스체인지 온라인', 사내 협업이나 고객과 소통을 위한 홈페이지 또는 웹 게시판을 제작할 수 있는 '쉐어포인트 온라인', 기업용 인스턴트 메신저 '링크 온라인'으로 구성돼 있다.

오피스365의 또 다른 장점, 협업과 공유

BYOD만이 오피스365의 장점은 아니다. 또 다른 장점은 바로 협업과 공유다. 오피스365를 통해 인터넷에 올라온 문서는 회사 동료 또는 거래처 직원도 열람할 수 있다. 이를 통해 문서를 공유하고 필요한 부분을 각각 수정하는 등 업무의 효율을 높일 수 있다. 문서 하나 때문에 일일이 이메일을 보내지 않아도 된다는 의미다.

인터넷에만 접속할 수 있으면 열람할 수 있기에 공간적, 시간적 제약도 없다. 지구 반대편에 있는 업무 파트너도 원할 때 언제든지 열람하고 해당문서에 주석을 덧붙일 수 있다.

인터넷으로 업무를 처리하다 보면 으레 문제가 되는 것이 바로 보안이다. 오피스365는 이점에 대한 대비도 확실히 돼 있다. 문서 공유 대상을 세세하게 지정해 문서 작성자 본인만 읽을 수 있게 설정할 수도 있고, 누구라도 열람 가능하게 설정할 수도 있다. 해당 문서를 내려받을 수 없게 설정할 수도 있다.

PC외에서 문서작업을 할 수 있다는 것은 사무실에서 해방된다는 의미다. 오피스365를 도입하면 사무실에서 벗어나 외근, 자택근무 등을 더욱 효율적으로 할 수 있게 된다. 향후 연재기사를 통해 오피스 365의 UI(사용자 환경), 사용법, 기능 등을 파악하고, 비슷한 기능을 제공하는 타사 서비스보다 어떤 이점이 있는지 확인할 계획이다. '연재중단 없이' 1주에 하나씩 연재할 계획이니 많은 호응 부탁 드린다. 아무쪼록 BYOD, 공유와 협업을 업무에 도입할 계획인 사용자에게 도움이 됐으면 한다.

<오피스365와 함께 MS 오피스2013의 활용법 및 기존 오피스와 무엇이 달라졌는지 파악하는 기사도 연재할 계획이다>

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)