[홍순성의 에버노트 활용비법] 3. 쌓여가는 명함, 에버노트로 관리하는 방법

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이문규 munch@itdonga.com

2015.08.28.

[편집자주] 에버노트(Evernote)는 PC, 스마트폰, 태블릿PC 등 거의 모든 IT기기를 지원하는 세계적인 노트 프로그램/앱입니다. 최근 들어 에버노트를 업무에 활용하는 사례가 늘어나면서, 에버노트에 대한 관심이 높아지고 있는데요. 이에 IT동아는 국내 에버노트 전문가인, 홍순성 홍스랩 대표가 공개하는 '에버노트 활용비법' 연재를 게재합니다. 에버노트는 기기에 따라 에버노트 홈페이지, 애플 앱스토어, 안드로이드 플레이스토어 등에서 내려받아 무료로 사용할 수 있습니다.

직장인이라면 쌓여만 가는 명함을 정리하지 못해 곤란했던 적이 한번쯤은 있을 겁니다. 지갑이나 가방, 서랍 속에 명함을 마구잡이로 넣어두었다가 정작 필요할 때 찾지 못해서 불편했던 적이 많습니다. 이에 명함첩에 가나다순으로, 혹은 업종별로 분류하기도 하고, 스마트폰 앱을 사용해 주소록을 만들어 보관도 해보지만 찾기 어려운 건 별반 다르지 않고, 결정적으로 명함 정리가 지속적으로 이뤄지지 않습니다.

필자 역시 이러저러한 시도 끝에 명함을 에버노트에 보관하기 시작했는데, 스마트폰으로 명함을 스캔하거나 사진을 찍어 관리했더니 간편하면서도 검색도 쉬워 매우 만족스러웠습니다. 이렇게 3년을 넘게 저장했더니 명함이 1,300장이나 되었습니다. 특히 최근에는 에버노트에 명함관리 기능도 추가됨으로써 주소록까지 연동해 저장할 수 있게 되어 더욱 편리해졌습니다.

물론 일반 명함 관리 툴로도 관리하면 되겠지만, 이는 대개 단순하게 연락처 검색 용도로만 사용되는 경우입니다. 에버노트로 명함을 관리하면, 연락처 검색 수준을 넘어 업무와 연관지어 유용하게 활용할 수 있는 장점을 얻습니다.

그 장점은 아래와 같습니다.
첫째, 수집과 관리가 편합니다. 미팅을 하면서 명함을 받으면 미팅 현장 사진과 명함을 함께 저장하면 나중에 기억하기 쉽습니다. 또한 따로 연락처에 등록해야 하는 번거로움이 없어 편리합니다.

둘째, 명함을 한 곳에 보관할 수 있어 좋습니다. 특히 명함 디자인이나 특징까지 그대로 보관할 수 있으며, 이렇게 저장된 명함들을 쉽게 검색해서 찾을 수 있습니다.

셋째, 업무와 연동이 가능합니다. 명함과 관련 업무 노트를 함께 검색할 수 있기 때문에 업무 활용도가 높아집니다.

(1)스마트폰용 에버노트에서 문서 카메라로 명함 입력하기
에버노트 문서 카메라 기능을 사용하면 명함을 쉽게 보관할 수 있습니다. 명함을 문서 카메라로 찍어 저장한 후 노트 제목에는 이름과 회사명, 본문에는 모임명이나 프로젝트 등을 입력합니다. 에버노트는 기본적으로 글자 검색 기능(OCR)을 제공하기 때문에, 명함의 상세한 부분까지 따로 추가 기록하지 않아도 됩니다. 참고로 미팅 현장에서 사진을 찍었다면 위치 정보(GPS)도 함께 저장됩니다.

1. 스마트폰에서 에버노트 앱을 실행한 후 [카메라] > [문서] 카메라를 선택합니다.
2. 명함을 올려놓고 사진을 찍습니다. 아래와 같이 명함이 스캔한 것처럼 나옵니다.
3. 노트 제목에는 이름과 직업, 회사명을 입력합니다. 옵션으로 태그에는 '명함'을 넣습니다.

(2) 스마트폰 에버노트에서 명함 기능으로 명함 입력하기
에버노트의 카메라 모드 중에 '명함 관리' 기능이 있습니다. 다만 아쉽게도 이 기능은 프리미엄 버전에서만 제공되며, 명함을 스캔해서 보관하고 더불어 자동으로 이름과 연락처가 텍스트 상태로 저장됩니다. 추가로 핸드폰 연락처에도 저장이 가능합니다. 만약 아이폰 사용자라면, 동일한 기능을 스캔너블(Scannable) 앱(무료)을 통해서 사용이 가능합니다(참조 영상 - 에버노트 스캐너블, 5천 원짜리 거치대로 전용스캐너 사용하기 : https://goo.gl/eZHLat ).

1. 스마트폰에서 에버노트 앱을 실행한 후 [카메라] > [명함]을 터치합니다.
2. 저장하려는 명함을 올려놓고 사진을 찍습니다. 명함에 따라 카메라 방향을 선택해서 촬영합니다.

3. 이름과 직업, 회사명 등이 제대로 입력됐는지 확인한 후 [연락처에 추가]를 선택해, 핸드폰 연락처에 명함에 나와있는 이름과 연락처 등을 저장합니다.
4. 노트에 명함 관련 상세 정보가 텍스트로 입력되고, 스캔한 명함까지 한꺼번에 저장된 것을 확인할 수 있습니다.

(3)에버노트에 명함 수집 후 관리와 검색하기
명함을 에버노트에 저장한 이후로는 필요에 따라 검색하고 활용할 방법을 구상해야 합니다. 우선 다른 노트와 구분하기 위해 노트북 항목으로 작업을 많이 하는데, 경험해 보니 명함 노트북보다는 태그로 '명함'이라고 넣는 것이 편리했습니다. 왜냐하면, 개인적 혹은 업무적으로 사람들을 만나다 보니 해당 노트북에서 작업하기 때문이며, 특징별로 노트북을 구분하는 것도 번거로웠습니다. 따라서 태그 위주로 구분해서 사용하는 것이 좋겠습니다.

명함이 엄청나게 쌓이다 보니, 이제부터는 명함을 제대로 관리하려는 몇가지 원칙을 갖게 됐습니다. 이는 노트 제목과 태그이며, 본문 내용에는 간단하게 관련 정보를 적어 놓는 정도인데, 이것이 나중에 활용도가 점점 높아지고 있습니다. 예를 들어, 특정 모임에서 만났던 사람을 찾거나, 또 다시 만나더라도 에버노트를 검색해 어디서 만났는지 알 수 있기 때문입니다.

위와 같이 노트제목과 본문, 태그 작업을 하고 나면, 이후부터는 자주 살펴볼 수 있도록 검색 폴더와 바로가기 작업을 해둡니다. 바로가기 작업을 하기 위해서 먼저 검색 폴더 작업으로 아래와 같이 작업 후 바로가기로 넣어둡니다.

아래는 검색 폴더로 작업 후 바로가기 작업한 상황입니다. 컴퓨터와 웹, 모바일에서 동일하게 제공됩니다.

끝으로, 에버노트에 명함 정리 후 어떻게 찾는지 경험해 보니 아래 3가지 방법이 있더군요. 아래와 같은 사항을 쉽게 찾을 수 있도록 에버노트에 관리방법을 정리해 두면 됩니다.

첫째, 이름이나 회사를 검색합니다. 가장 쉽게 검색할 수 있는 방법으로 정확한 검색이 가능합니다.
둘째, 직업군과 연락처를 검색합니다. 의사, 변호사, 대학교수 등 명함에 제공되는 내용을 토대로 검색합니다.
셋째, 날짜를 설정해서 검색합니다. 만난 지 얼마나 되었는지(한 달/이번 해 등) 날짜를 통해 검색합니다.

그 밖에 스마트폰으로 저장한 노트의 경우, 위치 속성이 노트에 제공되기에 어디서 사람을 만났는지 지도(Atlas) 서비스를 통해 확인할 수 있습니다. 이제부터는 지갑 속에 있는 몇 장의 명함을 꺼내서 문서카메라 기능으로 에버노트 저장해보시길 권합니다. (참조 영상 - 에버노트 명함 관리는 어떻게 하는가? : https://goo.gl/XvF3If)

글 / 홍순성 (sshong@sshong.com)

홍순성 소장
홍스랩 대표(http://sshong.com). 스마트워 킹/정보관리 컨설턴트로 활동하며, 직장인을 위한 효율적인 업무 활용을 위한 맞춤 교육 컨설팅을 진행하고 있다. 한국 최초의 에버노트 서적인 <에버노트 라이프>를 출간했으며, 에버노트의 퍼블릭 스피킹 앰배서더를 겸하고 있다. 에버노트 3번째 책으로 <프로들의 에버노트>를 집필했으며, 이외 저서로 <에버노트 사용설명서>, <스마트 워킹 라이프> 외 3권이 있다.