[MS오피스365 특집] "본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다"

이문규 munch@itdonga.com

㈜넥스트리밍 전산총무팀 김구환 과장

기업에 있어 문서 작업은 중요도가 높은 주요 업무에 속한다. 모든 비즈니스가 문서를 토대로 이뤄지기 때문이다. 특히 국내외 지사를 두고 있는 기업에는 전사적인 문서 관리 프로세스도 필요한데, 이를 통한 본사와 지사간의 유기적인 업무 연동은 기업 매출과 직결한다. 마이크로소프트의 클라우드 문서 작업/관리 서비스인 ‘오피스365’는 이처럼 거리가 먼 본사와 지사간의 업무 환경 통합 및 표준화에 긍정적인 영향을 미친다. 이에 최근 오피스365를 전사 도입해 전반적으로 업무 환경을 쇄신한 ㈜넥스트리밍(www.nextreaming.com)의 전산담당자, 김구환 과장을 만나 도입 전후에 대해 전해 들었다.

[MS오피스365 특집] '본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다'
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[MS오피스365 특집] '본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다' (1)

IT동아 > 우선 ‘㈜넥스트리밍’이 어떤 회사인지 소개해 달라

김구환> 우리는 스마트폰이나 태블릿PC, 노트북 등의 모바일 기기에 맞은 멀티미디어 소프트웨어를 개발하고 있다. 지난 2002년에 설립된 후로 현재 삼성전자, LG전자, 모토로라, NEC, 소니에릭슨 등과 같은 글로벌 IT 기업과 업무 제휴를 하고 있다. 지난 해 코스닥 시장에 상장했으며, 현재 미국, 유럽, 중국, 대만 현지에 각각 지사를 두고 있다. 현재까지 우리가 개발한 소프트웨어가 탑재된 휴대폰, 스마트폰, 내비게이션 등이 전세계 시장에서 1억 대 이상 판매됐다. 이후에는 모바일 기기를 넘어 스마트TV나 셋탑박스 등에도 적용할 계획이라 추가적인 시장 확대를 기대하고 있다.

[MS오피스365 특집] '본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다'
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[MS오피스365 특집] '본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다' (2)

IT동아 > 최근 기존의 업무 환경을 대폭 개선한 것으로 알고 있다. 이전에는 어떠했나

김구환> 소프트웨어 개발사의 특성 상 윈도우 계열은 물론 맥OS, 리눅스 등 다양한 운영체제를 사용하고 있다. 그러다 보니 무엇보다 공통의 문서 규격을 유지하기가 어려웠다. 각각 문서 변환 작업을 거쳐야 했는데, 경우에 따라 문서 규격이 호환되지 않아 매우 난감하기도 했다. 또한 해외 지사가 늘어남에 따라 본사와 지사간의 파일 공유, 이메일 송수신, 메신저 사용, 프로젝트 관리 등 총체적인 한계점이 드러나기 시작했다. 이에 필요에 따라 이러저러한 솔루션을 도입하다 보니 업무 진행과 관리 등에 일관성과 생산성이 저하됐다. 즉 이메일(G사 솔루션 부분 도입)과 메신저(S사 제품), 파일 공유, 문서 협업 등이 따로 놀다 보니 소통 자체가 거의 불가능했다.

아울러 이메일 서버(MS익스체인지 서버 기반)를 직접 구성에 본사와 해외 지사에 두다 보니 체계적인 시스템 관리(업데이트 등)도 쉽지 않았다. 이에 우리는 지난 해 전산시스템에 대대적인 개선이 필요함을 직감했고 결정적인 ‘해결책’을 찾기 시작했다.

IT동아 > 단순히 서버 몇 대 교체하는 수준이 아닌 회사 전산시스템 전체를 뒤엎는 대규모 작업이라 여러 가지 솔루션을 신중하게 검토했으리라 사료된다. 최종적으로 ‘MS오피스365’로 결정하게 된 계기나 이유는 무엇인가

김구환> 곡절이 많았다. 검토 과정에서 담당 부서 간 크고 작은 이견이 대립했다. 난항에 난항을 거듭하다, 지난 해 5월 글로벌 통합 회의에서 발의된 ‘오피스365’ 제안에 관심을 갖게 됐다. 이름만 들어서는 단순한 문서 작업 프로그램이라 여겼는데, 자세히 훑어 보니 우리가 필요한 것과 그대로 들어맞았다. 결정적으로 당시 사용하던 메일 서버가 ‘MS익스체인지 서버’를 기반으로 했기에 더욱 긍정적으로 받아들일 수 있었다. 소프트웨어 개발사 측면에서 본 마이크로소프트의 기술 지원 능력 또한 최종 결정에 한 몫 했다.

IT동아 > 오피스365 도입 후 현저하게 달라진 점은 무엇인가

김구환> 여러 가지가 있지만, 무엇보다 본사와 해외 지사간의 업무 통합을 들 수 있다. 아까 언급한 대로, 우리는 본사/지사 직원들이 이메일 송수신과 메신저 소통, 문서 협업 등을 통해 주요 업무를 처리하는데, 이들이 유기적으로 통합될 수 있는 업무 환경이 필요했다. 특히 본사/지사 별로 메일 서버를 각각 운영하다 보니 메일함 백업용 스토리지 장비까지 구축해야 했다.

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[MS오피스365 특집] '본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다' (3)

우리가 도입한 오피스365의 ‘Plan E3’ 서비스는 사용자 메일을 마이크로소프트의 데이터센터에도 저장할 수 있어 본사/지사간 메일 협업이 용이하다. 클라우드 서비스를 토대로 하니 한국 본사에서 해외 각 지사의 메일 데이터에 손 쉽게 접근할 수 있다. 여기에 온라인 화상 회의에 사용하는 ‘링크 온라인(Lync Online)’ 프로그램이 특히 유용하다. 각 PC마다 따로 설치할 필요 없이 웹 브라우저만으로 워드, 액셀, 파워포인트 문서를 작성, 수정할 수 있어 소프트웨어 관리도 한결 수월하다.

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[MS오피스365 특집] '본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다' (4)

IT동아 > 직접 사용해 보니 가장 편리한 기능은 무엇이라 꼽을 수 있나

김구환> 무엇보다 웹 브라우저 만으로 문서를 작성할 수 있는 오피스(워드/액셀/파워포인트)가 인상적이었다. 처음에는 신기하기까지 했다. 어떻게 웹 브라우저로 기존 워드, 액셀, 파워포인트의 기능을 그대로 사용할 수 있는지… 게다가 인터넷 익스플로러는 물론 파이어폭스, 크롬 등 다른 웹 브라우저도 지원하니 윈도 계열이 아닌 다른 운영체제에서도 사용할 수 있어 좋다(특히 영문 운영체제를 사용하는 직원들에게 유용하다).

요즘 들어 화상 회의 프로그램인 ‘링크 온라인’ 덕을 많이 본다. 오피스365를 도입하고 가장 먼저 일어난 변화는 ‘회의 형태’ 측면이다. 이전에 사용하던 메신저 프로그램도 그다지 나쁘지 않았지만, 회의 대상자를 일일이 초대해야 하는 번거로움과 모바일 기기에서의 영상 통화 제약 등으로 다소 불편했던 것은 부인할 수 없다. 링크 온라인은 기기를 가리지 않고 언제 어디서든 화상 회의를 진행할 수 있고, 오피스 프로그램과 연동되어 문서 자료를 훨씬 간편하게 공유할 수 있어 만족스러웠다. 다만 현재까지는 이를 부분적으로 적용하고 있지만, 올해 말까지 전사적인 표준 메신저로 정착시킬 계획이다.

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[MS오피스365 특집] '본사/지사간 업무 통합, 우리는 이렇게 했습니다' (5)

IT동아 > 도입 전후 예상치 못한 난관도 있었을 것이라 예상하는데…

김구환> 가장 시급한 문제는 시스템이 아닌 사용자의 ‘마인드를 개선’하는 것이었다. 기존 업무의 고정된 틀에서 벗어나 ‘모바일 오피스’나 ‘스마트워크’ 개념을 각인하는데 적지 않은 시간이 필요했다. 물론 현재도 IT 마인드의 전환 과정이 진행 중이다. 하지만 다행히도 대부분의 직원들이 오피스365 전반에 걸쳐 긍정적인 평가를 내리고 있어 조만간 완전한 클라우드형 업무 환경으로 뿌리 내리리라 판단된다.

IT동아 > 넥스트리밍이 예전에 그랬듯 현재 오피스365 도입에 의구심을 갖고 있는 이들에게 전하고 싶은 말은?

김구환> 물론 오피스365가 모든 중소기업에 적합하다고 단정할 순 없다. 하지만 적어도 도입 의구심의 근원이 시스템 안정성이나 장애 등 때문이라면 기우에 불과함을 강조하고 싶다. 전산담당자 또는 총괄자로서 ‘전산시스템 이전’이 큰 부담이긴 하지만, 도입 후 변화될 업무 환경을 고려하면 도전해 볼만 가치는 충분하리라 생각한다. 그리고 겪어보니 사실상 별 것 아니었다. 하지만 그 결과는 (현재까지는) 대단히 만족스럽다.

글 / IT동아 이문규 (munch@itdonga.com)

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