[지메일 활용하기] 업무를 더욱 편리하게 메일 분류하는 방법, 지메일 명령어 'from:','라벨'기능 활용

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[IT동아 장현지 기자] 여러 건의 업무 연락을 메일로 동시에 주고받다 보면 헷갈릴 수 있다. 특히 지난 메일을 다시 확인하려 할 때, 다양한 발송처에서 온 메일이 모두 섞여 있다면 찾기 번거롭다. 지메일(Gmail)의 'from:' 명령어와 '라벨 기능'을 활용하여, 같은 성격의 메일끼리 묶어 한 번에 확인할 수 있도록 정리하는 방법을 공유한다.

먼저, 'from:','to:'명령어를 활용하여 메일을 검색한다. 'from:'명령어는 특정 발송인으로부터 받은 메일을 모두 검색할 수 있는 기능이다(현재 메일함에 있는 메일에 한함). 크롬 브라우저에서 지메일을 실행한다. 지메일 화면 상단에 '메일 검색' 창이 있다. 여기에, 'from:이메일 주소'라고 검색한다. 이메일 주소뿐만 아니라 이름을 넣어도 된다. 예를 들어, 'from:YouTube'라고 검색하면, YouTube로부터 받은 메일을 모두 찾을 수 있다.

반대로, 'to:이메일 주소'는 특정 수신인에게 보낸 메일을 모두 검색할 수 있는 명령어다. 예를 들어, 'to:hj@itdonga.com'라고 검색하면 'hj@itdonga.com'에 보낸 모든 메일을 찾을 수 있다. 이렇게 'from:'과 'to:' 명령어를 활용하여 같은 성격의 메일을 일괄 검색하자. 명령어 속에 연락을 주고 받는 담당자 메일이나 이름을 넣으면 되겠다.

이제 같은 성격의 메일끼리 묶어보자. '라벨'기능을 활용한다. 먼저 라벨을 새로 만든다. 화면 왼쪽 메일 분류 목록을 보면, '새 라벨 만들기'항목을 누른다. '새 라벨 이름'을 지정하고 '만들기'버튼을 누르면 생성된다. 혹 이미 비슷한 성격의 라벨이 있다면 상위 라벨로 선택하면 된다. 상위 라벨은 폴더처럼 하위 라벨을 한번 더 묶어주는 개념으로, 활용하면 더욱 체계적으로 정리할 수 있다.

그 다음, 만든 라벨 속에 메일을 넣어보자. 검색 결과에 해당하는 메일을 모두 선택한다. 상단 왼쪽 '선택' 버튼을 누르면 해당 페이지에 나오는 모든 메일이 선택된다. 검색창 아래, '검색어와 일치하는 모든 메일 선택'이라는 메시지를 누르면, 입력한 명령어에 해당하는 모든 메일을 선택할 수 있다.

검색창 아래 메뉴 중, '라벨 적용'버튼을 누른다. 아까 생성해둔 라벨 이름이 보인다. 해당 라벨에 체크하고 '적용'을 누른다. 선택한 모든 메일이 해당 라벨 속에 들어갔다. 이제 화면 왼쪽 메일 분류 목록에서 해당 라벨을 선택하면, 그 속에 있는 메일을 한 번에 모아서 확인할 수 있다. 혹 목록에서 라벨이 보이지 않는 경우, '라벨 관리'항목에서 목록에서 바로 보이도록 설정할 수 있다. 숨기는 것 또한 가능하다. 같은 방법으로 비슷한 성격의 메일끼리 묶으면 된다.

글 / IT동아 장현지 (hj@itdonga.com)