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종합 문서 관리, 다큐웍스로 한 번에

이상우

[IT동아 이상우 기자] 업무 환경이 디지털로 바뀌면서, 직장인은 다양한 형식의 문서 파일을 사용하고 있다. 과거 실제 종이 문서를 분류하고 보관하는 것과 비교하면 문서를 보관하는 공간이 크게 줄어들었고, 자리에 앉아서 원하는 문서를 편하게 열어볼 수도 있다.

오늘날 직장인은 다양한 형식의 전자 문서를 사용한다
<오늘날 직장인은 다양한 형식의 전자 문서를 사용한다>

문서 보관이나 열람 등은 여러모로 편해졌지만, 형식이 너무나 많아졌다. 워드, 스프레드시트, 프레젠테이션 등 일반적인 문서 파일 형태는 물론, PDF, 스캔한 이미지 파일 등 종류가 많다. 게다가 이런 파일을 사전에 잘 분류해두지 않으면 원하는 파일이 어느 폴더에 있는지 찾기도 어렵다.

후지제록스가 개발한 다큐웍스8(DocuWorks 8, 이하 다큐웍스)은 이러한 문서 관리에 최적화한 소프트웨어다. 현재 네이버 소프트웨어에서 내려받을 수 있는 다큐웍스는 60일간 무료로 사용할 수 있는 셰어웨어(체험판)로, 체험 기간이 끝난 이후에는 정식 라이선스를 구매해야 한다.

후지제록스 다큐웍스8
<후지제록스가 개발한 다큐웍스8은 다양한 형식의 문서를 쉽게 관리할 수 있는 소프트웨어다>

다큐웍스의 가장 큰 장점은 문서의 형식과 관계 없이, 여러 파일을 소프트웨어 하나에서 통합 관리할 수 있다는 점이다. 별도의 소프트웨어를 실행하지 않고도 다큐웍스에서 다양한 형식의 파일을 불러와 열어보고, 수정하고, 모아서 관리할 수 있다. 또, 설정에 따라 파일을 직접 수정하는 것도 가능하다.

다양한 형식의 문서를 한 곳에서 모아 관리할 수 있다
<워드, 엑셀, 파워포인트, 이미지, PDF 등 다양한 형식의 문서를 한 곳에서 모아 관리할 수 있다>

다큐웍스를 실행하면 마치 윈도우 탐색기와 비슷한 UI가 나타난다. 왼쪽에는 폴더 및 파일 경로가 표시돼 있으며, 우측 창에는 문서 목록이 나타난다. 이 문서 목록은 마치 윈도우 창에서 아이콘을 움직이는 것처럼 마우스로 끌어서 원하는 곳에 놓을 수 있다. 문서 내용을 확인하려면 창에 있는 파일을 더블클릭 하면 된다. 이처럼 UI가 직관적이라 처음 사용하는 사람도 쉽게 적응할 수 있다.

윈도우 탐색기와 UI가 유사하다
<마치 윈도우 운영체제에서 아이콘을 끌어다 놓는 것처럼 여러 형식의 문서를 배치하고 열어볼 수 있다>

각 파일을 원하는 위치에 배치하거나 겹쳐 놓을 수 있고, 페이지 수가 두 장 이상인 경우에는 상단에 집게와 화살표 모양이 생기면서 페이지를 넘겨볼 수도 있다.

좌측 상단에 있는 '파일' 메뉴에서는 여러 문서 파일을 불러 올 수 있으며, 이러한 파일이 담긴 폴더를 그대로 가져오는 것도 가능하다. 파일을 불러오는 방법은 크게 세 가지다. 1. 각 파일을 다큐웍스 전용 포맷으로 변환하고 이와 함께 원본 파일을 첨부하는 방식, 2. 전용 포맷으로 변환하고 원본을 첨부하지 않는 방식, 3. 전용 포맷 변환 없이 원본 파일만 첨부하는 방식이다. 세 가지 방식 모두 다큐웍스가 설치된 하위 경로에 새로운 폴더를 생성한 후 저장하기 때문에 원본 파일은 원래 위치에 그대로 남아있는다.

파일을 전용 포맷으로 변환하거나 원본 그대로 불러올 수 있다
<문서 파일 혹은 폴더를 불러오는 방식은 크게 세 가지며, 특별한 이유가 없다면 전용 포맷으로 변환함과 동시에 원본 파일을 함께 가져오는 것을 추천한다>

1번 방식의 경우 전용 포맷으로 변환한 이후에도 원본 파일을 통해 문서 내용을 직접 수정할 수 있으며, 전용 포맷을 이용해 파일을 분류/관리하는 것은 물론, 인쇄 까지 여기서 가능하다. 2번 방식의 경우 가장 가볍게 사용할 수 있는 것이 장점이나, 원본 수정은 불가능하다. 만약 원본을 수정하더라도 해당 내용을 반영하려면 다시 파일을 다큐웍스로 옮겨 포맷을 변경해야 한다. 3번 방식은 단순히 문서를 통합 관리하려는 사람에게 유용하다. 하지만 다큐웍스에서 제공하는 편집 기능(텍스트 추가, 도형 삽입 등)이나 인쇄 기능 등을 사용할 수 없다. 이를 사용하려면 문서 파일을 전용 포맷으로 변환(우클릭 후 페이지 작성)한 후 사용해야 하는데, 이는 사실상 1번과 같은 방식이다. 특별한 이유가 없다면 1번 방식을 추천한다.

원본 파일을 첨부한 경우
<원본 파일을 첨부한 경우 문서 우측 하단에 핀에 꽂힌 서류 모양이 표시된다>

우리는 일반적으로 같은 종류의 문서를 모아서 보관할 때 클리어 파일이나 클립 폴더 등을 사용한다. 다큐웍스에도 이처럼 여러 문서 파일을 하나로 모아 보관할 수 있는 기능으로 문서 바인더와 문서 컨테이너 기능을 제공한다. 이 기능을 활용하면 프로젝트 진행을 위해 사용했던 프레젠테이션 파일, 예산안 엑셀 파일, 영수증 스캔 파일 등을 한 번에 묶어 보관하는 등 관련 서류를 더 효율적으로 관리할 수 있다.

페이지 수가 많은 문서
<페이지가 많은 문서는 기본적으로 집게로 묶여 있다. 문서 바인더나 문서 컨테이너는 이러한 개별 문서 여럿을 하나로 모을 수 있는 기능이다>

문서 바인더는 이름 그대로 다수의 문서를 쇠고리를 이용한 서류철(링 바인더) 모양으로 여러 파일을 묶을 수 있다. 이렇게 묶인 문서는 페이지 숫자와 관계 없이 하나의 파일처럼 열람하고 확인할 수 있다. 물론 필요에 따라 바인더에 묶인 파일을 따로 꺼내는 것도 가능하다.

문서 바인더
<서로 다른 종류의 문서를 하나의 문서처럼 묶을 수 있다>

문서 컨테이너는 클리어 파일, 봉투 등 두 가지로 나뉜다. 모두 문서를 담는 형태는 동일하지만, 클리어 파일은 내부에 어떤 문서가 들어있는지 표지가 보이고 봉투는 보이지 않는다. 앞서 소개한 바인더와의 차이점은 바인더의 경우 내부에 있는 모든 문서가 연결된 형태로 담기지만, 클리어 파일과 봉투는 각 문서가 독립된 형태로 담긴다.

문서 컨테이너
<클리어 파일(투명 폴더)는 내부에 어떤 문서가 들어있는지 보이며, 봉투는 보이지 않는다. 이 두 기능은 바인더와 달리 내부에 각 문서가 독립적으로 보관된다>

다큐웍스는 기본적으로 스캐너, 프린터, 복합기 등과 연동한다. 다큐웍스를 통해 스캔 명령을 내리면 스캔한 파일을 다큐웍스로 직접 가져오는 것이 가능하며, 다큐웍스로 관리하는 파일을 바로 인쇄하는 것도 가능하다. OCR 기능도 갖췄다. 일반 종이 문서를 스캔한 이미지 파일에서 텍스트를 추출하는 기능으로, 종이 문서를 전자 문서로 변환할 때 유용하다. 다만 스캔 해상도나 품질이 너무 나쁘면 글씨를 잘못 인식하는 경우도 있다.

스캐너, 프린터 연동 기능
<스캔, 인쇄 등 복합기와 연동한 기능도 지원한다>

창을 분할해 작업할 수 있는 기능도 지원한다. 하단에 있는 작업 공간 분할 및 표시 기능을 활성화 하면 다큐웍스 창이 두 개로 나뉘며, 각 창 사이에서 문서를 옮기거나 복사하는 것이 가능하다. 참고로 문서를 이동할 때는 단순히 끌어다 놓는 것 외에도 복사(Ctrl + C), 잘라내기(Ctrl + X), 붙여넣기(Ctrl + V) 등의 윈도우 단축키도 이용할 수 있다.

창 분할 기능
<윈도우에서 파일을 옮기거나 복사하는 것처럼 창 분할 기능을 이용해 문서를 간편하게 이동할 수 있다>

문서 보안을 위한 암호화 기능도 지원한다. 문서를 연 뒤 상단에 있는 문서 > 보안 > 보안설정 항목을 통해 암호를 통한 보안, 인증서를 통한 보안 등을 설정할 수 있다. 256bit 암호화 알고리즘을 사용해 보안 수준이 높다. 이 기능으로 암호화한 파일에는 다양한 권한을 설정할 수 있다. 예를 들어 암호를 입력하지 않은 사용자가 문서를 편집할 수 없게 하거나 아예 인쇄나 복사를 금지하는 등으로 설정할 수 있다.

암호화 기능
<암호화 기능으로 문서를 보호할 수 있다>

앞서 소개한 기능 외에도 다큐웍스는 문서 보관에서 인쇄까지 이어지는 업무 전반에 걸친 기능을 갖췄다. 일반 사무직뿐만 아니라 회계 등의 업무에도 유용할 듯하다.

글 / IT동아 이상우(lswoo@itdonga.com)

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