"MS가 스타트업처럼 변했다" 디지털 시대에 맞춘 한국MS의 업무 혁신

마이크로소프트(MS)라는 단어에서사람들은 무엇을 떠올릴까. 일단 윈도와 MS 오피스가 가장 먼저 떠오를 것이다. MS에 좀 더 관심이 많은 사용자라면 윈도폰, 엑스박스, 서피스 같은 기기(Device)와 애저(Azure), 다이나믹스 CRM/ERP, MS SQL 같은 클라우드&엔터프라이즈 기술도 떠올릴 수 있겠다.

윈도, MS 오피스, 클라우드&엔터프라이즈, 기기. 바로 이 네 가지 분야가 MS의 주력 사업이다. 그런데 최근 MS가 여기에 한 가지 사업를 더 보태려는 모양이다. 기업이 모바일 시대에 맞게 혁신할 수 있도록 업무 방식을 재해석해주는 작업. MS는 이를 차세대 기업 오피스 환경인 '디지털 워크플레이스'라고 이름 붙였다.

(아마도) 세계 제일의 플랫폼 사업자, MS

운영체제, 애플리케이션 등 소프트웨어에 주력하던 MS가 왜 생뚱맞게 기업의 업무 방식을 설계해주겠다고 나서는 것일까? 이를 이해하려면 먼저 MS가 어떤 기업인지 이해해야 한다.

MS를 소프트웨어 기업으로 알고 있는 사람들이 많다. 사실이기도 하고. 하지만 정확히 말하자면 플랫폼 사업자라고 표현하는 것이 옳다. 플랫폼이란 쉽게 말해 '판을 깔아주는 것'이다. 개발자, 일반 사용자, 직장인 등 어떤 일을 하는 사람이든 상관없다. 누구나 손쉽게 자신만의 콘텐츠를 제작하고, 이를 타인에게 제공할 수 있도록 그 기반을 깔아주는 것이 바로 플랫폼 사업이다. 윈도 운영체제와 다양한 개발 도구를 제공해 수많은 소프트웨어 기업에게 PC라는 판을 깔아줬고, MS 오피스라는 사무도구를 제공해 많은 직장인이 자신 만의 문서와 보고서를 만들 수 있게 해줬다. (덕분에 MS를 싫어하는 직장인이 조금 많을지도 모르겠다)

클라우드&엔터프라이즈도 마찬가지다. 기업이 서비스를 구축할 수 있게 다양한 엔터프라이즈 기술(서버 운영체제, 가상화, DB, CRM/ERP 소프트웨어)을 제공하고, 물리적인 인프라(Infrastructure)를 구축할 여유가 없는 스타트업을 위해 클라우드를 통해 인프라와 개발도구를 임대해주고 있다.

심지어 MS의 기기 사업조차 플랫폼과 밀접한 연관이 있다. 윈도폰은 그 자체로 하나의 모바일 플랫폼이고, 엑스박스 역시 여러 게임 개발사에게 기회를 제공하는 게임 플랫폼이다. 둘 다 개발사를 위해 판을 깔아주는 사업이다. 플랫폼과 아무런 관련이 없어 보이는 서피스조차 흔들리는 윈도8 태블릿PC 플랫폼과 제조사들에게 길을 제시하기 위해 직접 제작한 태블릿PC다. 보유한 플랫폼의 수만 놓고 보면 MS를 세계 제일의 플랫폼 사업자라고 불러도 무방할 것이다.

기업 구성원의 업무 효율을 향상시키기 위한 플랫폼, 디지털 워크플레이스

그렇다면 이쯤에서 이 글을 읽는 독자들은 한 가지 의문을 가지게 될 것이다. '기자가 디지털 워크플레이스가 어쩌구 하더니 뚱딴지 같이 플랫폼 타령을 하는 이유가 뭐지...' 이유는 간단하다. 설명한 것처럼 MS의 모든 사업은 플랫폼 구축이라는 명백한 목표를 가지고 있다. 디지털 워크플레이스도 예외는 아니다. 기업을 위한 플랫폼 서비스다. 클라우드에 비교하면 이해하기 쉽다. 클라우드가 개발자가 자신의 콘텐츠(앱, 웹 서비스, 게임 등)를 효율적으로 개발할 수 있도록 인프라, 개발도구, 앱 등을 제공하는 서비스라면, 디지털 워크플레이스는 기업이 본연의 목적(이윤 창출)에 충실할 수 있도록 기업 구성원들의 업무 효율성을 향상시키는 것에 초점을 맞춘 서비스다. 이를 실현하기 위해 MS의 노하우, 인프라, 기업용 앱 등을 기업에게 제공한다.

MS의 노하우란 무엇일까? 업무 공간이 바뀌면 직원들의 업무 효율이 향상된다는 믿음이다. 여긴 한국이니 MS 본사보다 한국MS가 디지털 워크플레이스를 도입함으로써 어떻게 변했는지 설명하는 게 좋을 것 같다. 불과 1년 전만해도 한국MS는 '전형적인 한국 기업'이었다. 파티션에 둘러 쌓인 업무 공간 속에 직원들을 밀어 넣었다. 임원실의 문은 굳게 닫혀있었고, 관리자급 직원은 파티션 속에 깊숙히 파묻혀 자신의 업무를 처리하는데 집중했다. 일반 직원들 역시 창의적인 아이디어를 내기보단 위에서 내려온 일방적인 지시를 처리하는 것에만 집중했다.

하지만 지난 해 11월 광화문 신사옥으로 이전하면서 업무 공간을 '프리스타일 워크플레이스'로 바꿨다. 프리스타일 워크플레이스란 고정된 자리 없이 개인의 업무 스타일에 맞춰 폰룸, 미팅룸, 포커스룸 등 최적화된 공간을 선택해 일할 수 있도록 한 업무 공간이다. 벽과 파티션을 제거함으로써 회의실 수와 기타 협업 가능 공간을 기존 사무실 대비 3.2배, 2.7배 증가시켰고. 이를 통해 협업 시간을 양적, 질적으로 모두 향상시켰다. 이를 통해 직원들의 업무 효율 향상과 협업을 이끌어낼 수 있었다. 한국MS 자체 조사결과, 2인 이상의 직원들의 협업 시간이 약 1.5배 증가했다(평균 3시간 ~4시간 30분). 또한 직원들의 동선이 자연스럽게 겹치도록 공간을 디자인해 다양한 규모와 형태의 회의가 하루 평균 1.5회에서 3~5회로 늘어났다.

이어 한국MS는 자사의 인프라와 기업용 앱을 투입해 업무 환경을 변화시켰다. PC에 설치된 MS 오피스에서 벗어나 스마트폰, 태블릿PC, 노트북 등 다양한 기기에서 활용할 수 있는 오피스365를 보급했다. 덕분에 기업용 인스턴트 메신저 링크(Lync) 기반 화상 회의가 하루 평균 1.5건에서 2.5건으로 향상됐고, 모바일 기기를 활용해 회의에 참여하는 회수가 1.2건에 달할 정도로 모바일 기기 활용성이 증가했다. 문서 공유 방식도 이메일 첨부에서 클라우드 저장소를 통한 방식으로 점점 바뀌고 있다. 업무용 문서가 대용량화되는 최근 추세에 따른 변화다.

결과적으로 한국MS 직원들은 문서 공유, 불필요한 회의, 미팅 준비, 이동 등에 소요되는 시간이 대폭 줄어들어 개인별로 15~30%에 이르는 추가 업무 시간을 확보할 수 있게 됐고, 이는 결국 야근 감소로 이어져 직원들의 업무 효율성이 더욱 향상되는 결과를 이끌어 냈다. 정리하자면, 업무 공간을 바꾸고 협업 효율을 높여주는 기업용 앱을 제공함으로써 불필요하게 소요되는 시간을 제거해 기업 구성원들이 같은 시간 내에 보다 효율적으로 일할 수 있게 한 것이다.

한국MS는 자사의 이러한 혁신을 다른 기업에도 컨설팅의 형태로 제공하고 있다. 프리스타일 워크플레이스의 경우 국내의 한 외국계 기업에 보급해 성공을 거둔 바 있고, 프리스타일 워크플레이스를 포함한 디지털 워크플레이스 도입을 원하는 국내의 대기업 S사와 긴밀히 협력하고 있는 것으로 알려져 있다.

한국MS뿐만 아니라 MS 본사 차원에서도 디지털 워크플레이스를 다른 글로벌 기업에 제공하고 있다. 대표적인 사례가 도요타다. 도요타는 2011년 4월 MS 애저 서비스를 기반으로 기업내 차세대 커뮤니케이션 서비스를 구축하기로 했고, 이어 2012년 10월 오피스365를 도입해 전직원이 클라우드 환경에서 일할 수 있게 했다. 오피스365를 도입함으로써 도요타는 하드웨어 유지 및 보수 비용과 전임 관리자 고용을 위한 비용을 절감할 수 있었다. 기업 구성원 역시 본사, 지사, 대리점 어디서나 동일한 업무 환경에서 일할 수 있게 됐다. 덕분에 도요타 직원들의 협업 능력과 생산성이 한층 강화됐다. 통합된 이메일, 소셜 네트워킹, 인스턴트 메시징, 클라우드 저장소 등을 활용해 정보를 한군데 통합하고, 지역과 부서를 넘어 쉽고 빠르게 아이디어를 공유하고 협업할 수 있게 됐다.

도요타 시게키 토모야마 관리담당자는 "20만 명 이상의 도요타 직원들이 효율적으로 커뮤니케이션할 수 있도록 애저와 오피스365를 도입했다"며, "MS의 플랫폼이 도요타 직원들이 기대하는 쉽고, 훌륭하며, 효율적인 커뮤니케이션 경험을 제공할 수 있을 것으로 믿는다"고 말했다.

도요타의 사례에서 볼 수 있듯이, 디지털 워크플레이스는 딱 정해진 기술과 서비스를 틀에 맞춰 도입해야 하는 '턴키' 방식의 솔루션이 아니다. 그것보다는 MS의 컨설턴트와 지속적으로 협의함으로써 기업이 자사의 환경에 맞는 최적의 해법을 찾게 해주는 것에 더 가깝다. 다른것은 다 만족스러운데 기업 구성원 간의 소통이 원할하지 않다고 느껴지면 프리스타일 워크플레이스만 도입하면 되고, 기업 구성원이 어디서 근무하든 동일한 업무 환경을 제공하고 싶다면 애저, 오피스365같은 클라우드 서비스만 도입하면 될 일이다.

한국MS 정우진 대표컨설턴트는 "모바일, 클라우드 시대가 도래함에 따라 기업은 스타트업과 같은 유연성을 요구받고 있다"며, "디지털 워크플레이스를 도입함으로써 MS가 스타트업이 된 것 같다는 평가를 받게 됐고, MS 구성원들의 업무 효율성 역시 극적으로 향상됐다"고 밝혔다.

글 / IT동아 강일용(zero@itdonga.com)